PayFit

Paie et déclaration

Gagnez du temps et visualisez en temps réel l'actualisation de vos bulletins

Vous pouvez saisir, modifier ou importer vos variables de paie jusqu'au dernier moment avant la date de génération de votre paie. De cette façon, vous gardez le contrôle sur ces variables du début à la fin.

Dès que vous ajoutez une variable de paie, les bulletins sont automatiquement mis à jour. Vous voulez voir comment les nouvelles variables affecteront votre paie ? Faites une simulation ! C'est rapide et vous pouvez le faire jusqu'à la date de génération effective de la paie.

Chaque mois, PayFit génère automatiquement des fiches de paie à la date que vous indiquez et informe les employés par courriel que leurs informations de paiement sont disponibles dans notre système en ligne. Ils se connectent pour consulter/imprimer leur propre déclaration de revenus.

Grâce aux intégrations bancaires de PayFit avec les principales banques françaises, vous pouvez payer les salaires et les acomptes de vos employés directement depuis notre plateforme. Vous pouvez également envoyer un fichier SEPA directement transférable sur votre compte bancaire.

Gérez votre paie en toute sérénité grâce à notre expertise

PayFit intègre toutes les spécificités de votre convention collective et de votre secteur. Chaque semaine, nous vérifions tous les calculs nécessaires pour générer les chèques de paie de tous les membres de votre entreprise, qu'il s'agisse d'une seule personne ou de mille.

La mission quotidienne de nos juristes est de rester à la pointe des développements juridiques et contractuels. Pour ce faire, nous intégrons les nouvelles évolutions juridiques dans PayFit en temps réel - le plus tôt vous en serez informé, le mieux ce sera !

Grâce à nos conseils, vous accomplirez vos démarches de gestion de la paie avec succès. A chaque fois que des messages d'aide ou d'alerte apparaissent, ne vous inquiétez pas : grâce à eux, vous ne manquerez aucune étape, aucune nouveauté juridique, aucune échéance administrative.

Payez le bon montant de cotisations sociales, au bon moment

PayFit génère automatiquement votre DSN sur la base des informations que vous fournissez, puis l'envoie à Net-Entreprise. Vous n'avez pas à vous en soucier !

Remplissez simplement le formulaire et PayFit s'occupera de tout. Il calculera vos cotisations et vous rappellera quand les paiements sont dus - et il les paiera même pour vous ! Vous êtes assuré de payer le bon montant au bon moment.

Tous vos documents administratifs sont stockés et centralisés au sein de l'interface PayFit (certificats de travail, soldes des comptes, certificats de salaire).

Vous recevez chaque mois un récapitulatif de toutes les cotisations versées aux organismes sociaux (URSSAF, caisse de retraite, prévoyance et mutuelle). Vous y trouverez également des informations sur les charges salariales des périodes précédentes.

Contrôlez vos coûts et pilotez votre masse salariale

Vous pouvez suivre, comparer et regrouper vos éléments de paie variables. Créez facilement des rapports ou des graphiques et téléchargez-les pour les consulter ultérieurement ! L'évolution de vos dépenses (ou de votre masse salariale) n'aura plus de secret pour vous !

Vous pouvez générer rapidement des écritures de paie et de comptabilité en sélectionnant la période ou l'intervalle de temps souhaité, ainsi que les employés ou les axes à inclure.

Vous pouvez autoriser votre comptable à accéder uniquement aux menus comptables liés à votre activité.Retrouvez tous les contrats de travail de vos employés et ajoutez des informations supplémentaires facultatives telles que l'ancienneté sur PayFit.

Développez l’engagement solidaire de vos collaborateurs

Le don est déduit du salaire brut. L'impact sur le salaire net de votre employé sera immédiat, et ce don peut lui donner droit à une réduction d'impôt.

Nous travaillons en étroite collaboration avec Sossialy, notre partenaire qui met à disposition un catalogue d'associations. Vos collaborateurs peuvent ainsi soutenir la cause qui leur tient le plus à cœur. Et s'ils ne trouvent pas leur bonheur ? Ils peuvent nous suggérer une association à contacter !

Votre employé peut consulter à tout moment l'historique de ses dons. Il peut suivre le travail effectué par une association en réponse à son don.

Gestion du personnel

Centralisez vos processus RH de la création du contrat à la signature

Laissez PayFit créer des contrats de travail pour vous ! Nous importerons votre modèle de contrat, ou en créerons un nouveau, en un seul clic. Vous n'avez pas de modèle ? Pas de problème : utilisez notre partenaire Kanoon pour générer un contrat entièrement personnalisé en ligne en quelques minutes !

PayFit s'est associé à Yousign pour offrir aux employés un moyen simple et sûr de signer leurs nouveaux contrats de travail. Suivez le statut des signatures de votre pétition en choisissant plusieurs signataires pour commencer.

Lorsque vos employés ont signé leur contrat de travail et l'ont enregistré dans la zone Documents de PayFit, ils n'ont plus besoin d'en imprimer des copies. Les documents sont stockés en toute sécurité dans les espaces personnels des employés, de sorte qu'ils peuvent y accéder facilement chaque fois que nécessaire

Communiquez en interne sur votre organisation

Au fur et à mesure que votre équipe s'agrandit, vous aurez besoin de créer un organigramme. Vous pouvez le faire en quelques minutes et le partager en interne pour que les employés puissent le consulter depuis leur espace personnel : un document essentiel pour une intégration réussie !

Les gestionnaires peuvent se voir attribuer des droits d'approbation ou de rejet des notes de frais et des absences. Ces rôles sont facilement ajustables, ce qui permet aux entreprises d'éviter de perdre du temps sur des approbations inutiles.

Si vous travaillez à domicile ou faites souvent du télétravail, veillez à créer un répertoire des coordonnées de votre équipe et à le partager en interne. Il sera accessible depuis l'espace personnel de chaque employé.

Apportez plus d'autonomie et de transparence à vos employés

Chacun de vos employés dispose d'un espace personnel pour consulter ses fiches de paie et faire des demandes d'avances, de vacances et autres congés, ou de notes de frais.

Les employés ne doivent pas perdre de temps à demander aux RH les informations relatives à leurs congés restants ou à leurs impôts. Lorsqu'un employé se connecte à son espace personnalisé, il est directement dirigé vers une page qui lui rappelle ces détails.

Grâce au calendrier, il voit quand les membres de son équipe sont absents.

Le salarié peut consulter et télécharger ses fiches de paie depuis un espace personnel sur le site de l'entreprise.

L'employé peut également accéder aux documents administratifs partagés en interne (attestation de l'employeur), et il a toujours accès à son bulletin de salaire via PayFit même s'il quitte votre entreprise.

Vos employés peuvent maintenant faire des demandes à partir de leur téléphone - ils n'ont plus besoin d'être devant un ordinateur de bureau. Leurs identifiants leur donneront accès à toutes les fonctionnalités de PayFit.

Les employés peuvent publier des demandes de congés, télécharger des fiches de paie et envoyer des rapports de dépenses de n'importe où et à tout moment.

Offrez à vos managers un espace privilégié pour accompagner leur équipe

Vos managers disposent d'un espace de travail dédié à la gestion du travail des membres de leur équipe, distinct de leur espace personnel.

Les gestionnaires reçoivent toutes les demandes de congé et d'absence des membres de leur équipe. Après avoir examiné chaque demande, ils peuvent soit l'approuver, soit la refuser.

Les gestionnaires reçoivent une liste des notes de frais des membres de leur équipe et peuvent consulter le type, la date et le montant de chaque note. Si les dépenses d'un employé dépassent les limites fixées par la direction, le responsable est alerté.

Vous avez accès à un dossier pour chaque employé, qui centralise ses informations contractuelles et vous permet de les partager avec son manager.

Sa connaissance accrue des forces, des faiblesses et des passions des employés lui permet de mieux décider qui devrait recevoir une promotion ou une augmentation.

Préparez l'arrivée de nouveaux talents au sein de votre entreprise

Pour que la transition d'un nouvel employé vers son nouveau poste soit la moins pénible possible, nous vous conseillons de créer des listes de tâches à accomplir.

Cela vous permet de garder une trace des étapes importantes de votre intégration, et facilite son bon déroulement.

Comment pouvez-vous mieux connaître vos nouveaux employés, surtout à l'heure où le travail à distance est de plus en plus courant ? Vous pouvez leur préparer un questionnaire, formel ou informel. Cela vous aidera à découvrir qui ils sont vraiment !

Retrouver des documents administratifs, tels que votre carte de sécurité sociale ou votre permis de conduire, peut parfois ressembler à un parcours du combattant.

Pour vous assurer que les nouveaux employés disposent de tous les documents dont vous avez besoin, demandez-leur de les ajouter à leur espace personnel. Si cela n'est pas possible pour des raisons techniques, mettez en place des rappels automatiques, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps !

Gestion des performances en de l'engagement

Simplifiez la gestion des campagnes d'entretiens

Les campagnes d'interviews sont créées en quelques clics en choisissant le type d'interview, votre public cible et la durée pendant laquelle vous souhaitez suivre les résultats.

PayFit vous aide à identifier les entretiens qui sont les plus pertinents pour votre situation, et vous donne des conseils sur la meilleure façon de mener ces entretiens.

Une fois que vous avez sélectionné un modèle, lancez votre campagne et suivez son évolution. Vous trouverez toutes vos campagnes terminées et en cours ainsi que les réponses des utilisateurs pour déterminer les taux d'achèvement.

Une solution simple et adaptée à vos besoins

Les données relatives aux employés sont automatiquement et instantanément disponibles dans votre système d'information RH, ce qui élimine la nécessité d'effectuer des entrées en double lors de l'embauche ou du départ du personnel.

Vos employés complètent et visualisent leurs entretiens, leurs discussions salariales et leurs évaluations de performance directement à partir de leurs espaces personnels - éliminant ainsi la nécessité d'utiliser une application distincte.

Vous pouvez suivre l'évolution des entretiens de vos employés d'un simple clic. Et une fois que vous avez terminé une campagne, consultez et analysez les résultats de tous les entretiens en un seul endroit.

Évaluez la performance tout au long de l'année grâce aux 1:1

Les managers bénéficient d'une solution qui leur permet d'échanger régulièrement des informations avec leurs subordonnés afin de renforcer l'engagement et les performances entre deux entretiens annuels.

Un retour d'information fréquent entraîne un plus grand engagement des employés que les évaluations annuelles. Mettez en place un cadre pour ces échanges, et établissez des rituels d'échange qui renforceront la confiance entre vos employés et leurs managers.

Le manager initie un échange régulier en définissant les questions posées et la fréquence. Le 1:1 est partagé avec les employés, qui peuvent préparer des réponses à l'avance mais sont ensuite censés discuter de leurs réponses en temps réel, plutôt que de répondre en avance. Les managers peuvent ajouter des commentaires sur chaque entretien qu'ils passent en revue (ou le faire ultérieurement), pendant ou après son déroulement.

Gestion des temps et activités

Simplifiez la déclaration du temps de travail de vos collaborateurs

Les employés peuvent enregistrer leurs heures directement depuis leur ordinateur de bureau, leur tablette ou leur appareil mobile.

Vos employés se plaignent-ils du temps qu'ils passent à saisir manuellement leurs heures de travail ? Vous pouvez résoudre ce problème en activant une pointeuse numérique. Ils peuvent facilement suivre leur journée de travail en notant les heures de réveil, de coucher et de pause. Ainsi, vous savez exactement quand ils seront disponibles !

Les employés peuvent facilement modifier leurs horaires en cours de mois et les envoyer à leurs managers via PayFit. Les responsables vérifient et valident ensuite les feuilles de temps avant de les soumettre au paiement.

Vous pouvez suivre le temps de vos employés avec leur ordinateur ou leur téléphone portable.

Rémunérez et indemnisez vos employés en fonction de leurs heures réellement travaillées

Dans PayFit, vous devez créer un horaire prévisionnel pour chaque employé au début du mois. À la fin de chaque mois, importez les fichiers d'heures de vos employés et comparez-les avec vos heures projetées. Y a-t-il des différences ? La calculatrice calcule automatiquement les heures supplémentaires et complémentaires pour vous.

Pour chaque employé, nous identifions immédiatement ses heures supplémentaires et ses heures complémentaires afin que vous puissiez le rémunérer correctement pour tout son temps. Nous tenons compte des spécificités de votre convention collective pour calculer le montant dû à un employé.

Ces heures sont ensuite automatiquement transférées sur la fiche de paie de l'employé. Vous pouvez gérer facilement vos contrats de modulation et d'annualisation : à tout moment, il vous suffit de modifier quelques paramètres pour que les calculs de paie soient mis à jour immédiatement après.

Suivez le temps alloué à vos projets spécifiques pour répondre aux exigences du CIR

Vous pouvez créer des codes de projet, qui seront utilisés par les employés pour répartir leur temps de travail entre les projets. Pour faciliter le processus de codage pour toutes les personnes concernées, utilisez une couleur par projet !

Lorsqu'un employé saisit son temps de travail, il attribue des morceaux de ce temps à des projets. Il peut réutiliser les codes que vous avez précédemment définis pour ces projets.

Avant de soumettre son rapport d'heures mensuel, votre employé peut visualiser sur son calendrier le temps alloué par projet. De même, lorsque vous validerez les heures de travail sur ce rapport, vous bénéficierez de cette même visibilité sur ce qu'il a fait dernièrement.

Le crédit d'impôt recherche, une mesure destinée à encourager les investissements dans les activités de recherche et de développement, a été introduit. Vous pouvez suivre le temps que vous consacrez à chaque projet en exportant vos rapports de temps à la fin de chaque mois et en les soumettant à l'examen du gouvernement.

Appuyez-vous sur un module complet pour suivre le temps de travail de vos employés

Vous avez besoin de savoir combien de temps vos employés ont travaillé et quelles sont leurs heures de présence ? Avec PayFit, vous pouvez activer à la fois le suivi des présences et les feuilles de temps. Toutes ces données sont centralisées en un seul endroit dans la zone administrateur du site Web de PayFit.

Les responsables peuvent vérifier et ajuster les heures saisies par leurs employés. Ils peuvent valider les feuilles de temps en un clic, en s'assurant qu'elles reflètent le travail réel effectué.

Vous pouvez contrôler et garantir que les horaires sont conformes aux dispositions légales et aux spécifications du contrat. Nous vous fournissons également les outils nécessaires pour vous assurer que les employés sont payés correctement pour leurs heures de travail réelles.

Vous pouvez accéder aux rapports des employés et les télécharger à tout moment depuis votre espace administrateur.

Gestion des congés

Gérez sereinement vos absences grâce à notre expertise en paie

Les experts juridiques de notre cabinet vérifient chaque semaine tous les calculs relatifs aux absences. Ce travail vous permet de générer la paie sans erreur.

Les absences et les congés, quel que soit le type ou la cause, peuvent être gérés avec PayFit. Certaines absences spécifiques à votre convention collective ne sont pas encore disponibles ? Nous ferons de notre mieux pour les intégrer dès que possible - et vous payer les salaires correspondants pendant cette période !

Avec PayFit, vos employés soumettent eux-mêmes leurs demandes de congés et d'absences. Il y a un petit nombre d'exceptions : pour les enfants malades, le temps partiel thérapeutique ou les accidents de travail (par exemple), vous les ajoutez vous-même - depuis votre espace administrateur.

Rendez vos employés autonomes pour leurs demandes

Chaque employé peut faire ses propres demandes de congé et d'absence à partir d'un espace personnel sur l'ordinateur. Il peut facilement la modifier ou l'annuler, si nécessaire.

Vos employés n'auront plus besoin de vous demander le solde de leurs congés ! Sur la page d'accueil de l'Espace personnel, vous trouverez un décompte pour l'année et une précédente.

Depuis leur espace personnel, les employés peuvent suivre le statut de toutes les demandes de congés et d'absences. Ils peuvent voir si elles ont été validées, annulées ou refusées.

Vos employés peuvent voir d'un coup d'œil qui prend des jours de vacances et quand il est temps pour tout le monde de retourner au travail.

Déléguez la gestion des absences à vos managers

Le manager reçoit les demandes de congés et d'absences des membres de son équipe. Il peut voir la période demandée, la durée de l'absence (nombre de jours), le type d'absence (par exemple, maladie ou vacances), etc. - et ensuite les approuver ou les rejeter en toute connaissance de cause concernant la situation de cet employé à ce moment-là.

Si un responsable refuse la demande de congé d'un employé, il doit en donner la raison dans la case réservée aux commentaires.

Grâce à la fonction calendrier, le responsable peut voir qui est absent du travail et pour combien de temps. Cela permet de s'assurer que quelqu'un sera disponible à tout moment, indépendamment des vacances scolaires ou d'autres absences programmées.

Si un employé soumet une demande de congé, son responsable peut l'examiner et la valider. Le système génère alors le bulletin de paie approprié en fonction des heures travaillées. Les administrateurs comme vous peuvent prévisualiser les fiches de paie avant qu'elles ne soient envoyées, afin qu'aucune erreur ne soit commise !

Note de frais

Faites gagner du temps à vos salariés chaque mois

Une note de frais est générée lorsque les employés entrent dans un établissement commercial, prennent des photos ou scannent les reçus et vérifient les données. Les responsables sont alertés immédiatement et peuvent valider.

L'employé scanne son reçu et voit le rapport de dépenses pré-rempli en seulement 3 secondes. Cette technologie est conçue pour scanner rapidement les reçus, extraire les données clés et générer des rapports précis avec un minimum d'efforts de la part de vos employés.

Si vos employés sont fréquemment en voyage d'affaires, vous pouvez les rembourser sur la base du taux de change au moment où ils effectuent leurs achats. Ainsi, vous n'avez pas à calculer vous-même les conversions de devises.

S'il vous est déjà arrivé d'égarer un reçu ou d'être incapable d'en produire un lorsqu'on vous le demande, vous savez à quel point ces situations peuvent être stressantes. Heureusement, vos employés peuvent prendre des photos des reçus et les envoyer par e-mail à partir de leur téléphone, juste après avoir mangé.

Responsabilisez vos managers pour la validation des notes de frais

Les gestionnaires sont chargés de valider les dépenses des équipes qu'ils supervisent. Vous devez alors indiquer à chaque équipe quel gestionnaire valide ses dépenses.Les gestionnaires peuvent examiner les demandes de remboursement de dépenses de leur équipe, y compris la catégorie et le montant de chaque demande.

S'ils constatent qu'une dépense dépasse une limite fixée par un administrateur (par exemple, parce qu'elle est trop chère), ils en sont informés, quelle que soit la personne qui a soumis la demande de remboursement.

Lorsqu'un de vos employés soumet une note de frais, son responsable reçoit une notification. Une fois que le responsable a vérifié la demande, celle-ci peut être utilisée pour mettre à jour les fiches de paie sans aucune autre intervention de la part des administrateurs comme vous.

Dites adieu aux justificatifs papier

Lorsqu'un employé soumet sa note de frais, il prend une photo de son reçu ou le scanne. Dès que le manager le valide, le reçu est dématérialisé et archivé au format PDF - plus besoin de conserver les originaux papier pendant des semaines !

Chaque note de frais que vous saisissez et validez sur PayFit est automatiquement signée, tamponnée et archivée numériquement. Vous avez l'assurance de respecter pleinement les conditions définies par l'Urssaf (Administration de la sécurité sociale française) et les autorités fiscales.

Vous pouvez exporter un résumé de toutes les notes de frais de votre entreprise, par mois ou par catégorie. Vous pouvez également télécharger les reçus en un seul clic. Cette fonction est mentionnée à titre probatoire : pour montrer si jamais il y a un contrôle quelconque.

Pilotez au plus près les dépenses de vos salariés

Vous pouvez accorder l'accès au module des notes de frais uniquement aux employés qui rempliront des rapports. Ils reçoivent une invitation, et lorsqu'ils se connectent pour la première fois, ils peuvent immédiatement saisir leurs dépenses dans leur espace personnel.

Vous pouvez contrôler les notes de frais de votre équipe en leur fixant une limite. Vous avez deux possibilités : définir une limite unique ou appliquer des limites différentes à des catégories de dépenses différentes.

Vous pouvez rembourser immédiatement le rapport de dépenses d'un employé, sans attendre la clôture de la paie, en générant un fichier SEPA. Votre fiche de paie indiquera que vous avez remboursé la note de frais pendant le cycle de paie de ce mois.