Paie

Liste des logiciels pour Paie

Les logiciels de Paie, qu'est ce que c'est ?

La paie consiste à rémunérer les salariés d'une entreprise en échange d'un travail effectué.

Formalisée grâce au bulletin de salaire ou fiches de paie, elle est versée tous les mois. Elle se calcule en fonction de différentes variables de cotisation à prendre en compte, comme les charges patronales, les charges salariales, séparé en rubrique comme la santé, la retraite, la famille, l'assurance chômage, …

La gestion de la paie consiste à réaliser les tâches de collecte des données liées à l'activité du salarié (absences, planning, …), à calculer la rémunération, les cotisations liées au salaire ainsi qu'au prélèvement à la source mais également de produire les différentes déclarations obligatoires comme la déclaration unique d'embauche (DUE) ou la déclaration sociale nominative (DSN).

Rémunérer son salarié contre un travail effectué est obligatoire pour toutes les entreprises quel que soit sa taille, sa structure juridique ou bien son secteur d'activité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de paie ?

Le logiciel de paie est une solution de gestion dans la catégorie des ressources humaines/paie car il est utilisé par le service de la comptabilité et des ressources humaines et permet d'automatiser certaines tâches dans la gestion administrative du personnel.

Le but d'un logiciel de paie est d'aider les utilisateurs à éviter les erreurs dans le calcul des rémunérations mais également de réaliser une veille légale afin d'assurer l'entreprise d'être toujours conforme aux lois de la législation française.

Que fait un logiciel de paie ?

En plus de calculer les différents taux à calculer automatiquement pour rémunérer les salariés, le logiciel via le biais de la veille légale, doit éviter de commettre une erreur dans la paie car cela peut entraîner différents risques pour l'entreprise ; des sanctions si l'URSAFF vient contrôler, un contentieux s'il y a un conflit avec un salarié et tout simplement une perte de temps.

Le logiciel de paie a différentes fonctionnalités, on retrouve les fonctionnalités suivantes :

• Edition des bulletins de salaire avec les informations sur l'entreprise (nom, convention collective, SIRET, …), les éléments sur le salarié (numéro de sécurité sociale, salaire, temps de travail, …) et les éléments variables (primes, congés payés, heures supplémentaires, …)
• Télédéclaration de la DSN qui transmet via une déclaration annuelle les différentes données sociales et de paie aux différents organismes de travail (URSAFF, impôts, caisse de retraite, …)
• Réalisation des documents administratifs liés à l'administration du personnel comme la rédaction d'un contrat de travail, solde tout compte, certificat de travail, … qui s'occupe de l'entrée et de la sortie d'un collaborateur et qui vous facile le quotidien.

Pourquoi utiliser un logiciel ?

Acquérir un logiciel de paie vous permet d'avoir de nombreux avantages comme :

• Fiabilisation et sécurisation des données sociales
• Automatisation des déclarations et des calculs de paie
• Pour de nombreux logiciels, la mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles réalisée par l'éditeur.

Comment choisir son logiciel de paie ?

Quand on souhaite acquérir un logiciel de gestion de paie, plusieurs questions sont à se poser. La première et la plus importante, "comment vais-je réaliser ma paie ?" "ai-je les compétences nécessaires ou un accompagnement serait-il préférable ?"

Ici, il faut se poser la question de l'internalisation de la paie ou de l'externalisation. L'entreprise devra donc choisir si elle souhaite avoir à gérer de manière totalement autonome la gestion de la paie ou bien se faire accompagner en l'externalisant et payer un prestataire externe à l'entreprise. Quand on externalise la paie, on parle de confier à un prestataire externe la prise en charge partielle ou totale de votre paie.

Il existe 3 niveaux d'externalisation :

• L'infogérance : Ici, on externalise uniquement les moyens informatiques comme le matériel, l'hébergement des données et la maintenance du logiciel.
• La co-production : L'entreprise s'occupe du processus de la paie (saisies, contrôle et validation) et laisse au prestataire la réalisation de la veille et de la maintenance légale et conventionnelle.
• L'externalisation des processus ou BPO : Le prestataire est en charge complète de la paie de votre entreprise.

Quand l'entreprise ne se sent pas légitime à s'occuper de la gestion de sa paie, l'externalisation devient le moyen le plus adapté. L'entreprise n'a qu'à choisir un niveau d'externalisation en fonction de ses compétences, d'experts en interne.

En déléguant votre paie, vous vous assurez d'avoir une paie toujours à jour et conforme grâce aux mises à jour automatique ou bien vous permet d'éviter le recrutement de salariés dédiés et optimiser vos coûts.

La deuxième question à se poser est de savoir avec quel mode de fonctionnement vous souhaitez utiliser votre solution de paie.

En effet, vous avez la possibilité d'acquérir une solution de paie installé en monoposte, une installation traditionnelle, qui se fait sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique. La deuxième possibilité est d'opter pour un logiciel en mode SaaS, soit une solution de paie en ligne ou vous avez uniquement besoin de vous connecter en ligne avec un simple besoin d'une connexion internet, d'un identifiant et d'un mot de passe et de manière sécurisée.

Etant un logiciel avec des données très sensibles concernant les salariés et les données de l'entreprise, il est très important que l'éditeur ou l'intégrateur du logiciel soit sérieux pour vous éviter toute fuite ou tout problème.

La question du prix du logiciel est également importante pour toutes les entreprises. "Quel est le budget alloué dans l'acquisition dans votre logiciel ?"

Il est à noter qu'aujourd'hui, il existe différentes manières d'acquérir un logiciel de paie. En effet, certains éditeurs proposent uniquement l'outil à l'achat (On-Premise) ou à la location mensuelle ou bien encore au nombre de bulletins sortis.

Lors de l'achat, il faut donc comparer le coût d'un logiciel mais également si l'internalisation du processus de la paie ou l'externalisation est plus intéressante.

En plus de ces questions, il faut aussi connaître ce que vous souhaitez avoir en fonctionnalités dans le logiciel, car certains logiciels peuvent vous proposer des fonctionnalités classiques comme citées plus haut. D'autres vous proposent des fonctionnalités supplémentaires mais qui demandent pour souvent des coûts supplémentaires, vous pouvez ainsi avec ce genre de logiciel :

• L'intégration des écritures de paie dans le logiciel de comptabilité où vous pourrez intégrer automatiquement les données de la paie directement dans la comptabilité et ainsi de gagner du temps que de le faire avec une exportation et importation manuelle.
• Dématérialisation et archivage des bulletins de salaires, le bulletin de salaire peut se faire au format électronique prévu par la loi du 01 Juillet 2017. Pour cette fonctionnalité, il faut s'assurer que la dématérialisation soit conforme avec la loi, notamment concernant sa disponibilité dans un espace appelé Compte Personnel d'Activité.

Au niveau du choix de votre futur logiciel, n'hésitez pas à demander des démos ou à tester les versions d'essai pour vous permettre d'avoir une première vision sur le logiciel.

Vous pourrez également connaître le ressenti des utilisateurs, s'il est facile à prendre en main, si l'outil de paie est ergonomique, intuitive et permet de faire gagner du temps.

Le SAV est également très important à prendre en compte dans le choix de votre logiciel. En effet, il faut vous assurez d'avoir un prestataire qui sera répondre présent quand il y aura des problèmes, qui apportera des réponses rapides pour vous aider tout le long de la vie du logiciel.

Si vous souhaiter changer de logiciel de paie mais que vous ne savez pas par où commencer, n'hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de demande. Un conseiller sera à votre écoute pour recueillir vos besoins et vous aider à trouver le logiciel et le prestataire qui répond au mieux à vos besoins et à vos attentes.