Notilus

La flotte automobile peut être gérée au sein de Notilus.

Notilus a pour but de faciliter et automatiser la gestion des déplacements professionnels.

En automatisant le processus des notes de frais, une entreprise peut réduire la bureaucratie et permettre aux employés de consacrer plus de temps à ce qui compte le plus : leur travail.

Dans le but d'éliminer les tâches subalternes et fastidieuses liées à la gestion des dépenses d'une entreprise, nous avons créé Notilus en 1997, l'un des premiers logiciels conçus spécifiquement pour la gestion des dépenses.

Les entreprises recherchent et adoptent souvent des solutions technologiques qui simplifient la gestion de leurs notes de frais afin d'améliorer les processus internes et de réduire les coûts.

Les avantages d'un logiciel de gestion des dépenses sont nombreux. Cela est vrai à tous les niveaux :

Pour les utilisateurs finaux

Lorsque les employés saisissent simplement les dépenses au fur et à mesure qu'ils les engagent, les notes de frais sont plus faciles à remplir et le processus de remboursement est accéléré.

Pour les managers ou responsables,

La vérification et la validation des dépenses engagées par les membres de leur service sont grandement facilitées.

Pour les services financiers ou comptabilité,

Le traitement des notes de frais n'est plus une corvée. Leur travail a évolué, ils n'ont plus besoin de taper, toutes les irrégularités sont automatiquement détectées.

Finalement pour l’entreprise tout entière

Le nouveau système fournira une image plus claire des dépenses et facilitera le processus de rapport.

Permet d'allier la gestion de :
- Votre politique de voyage et de remboursement
- La sécurité de vos collaborateurs
- La satisfaction des collaborateurs

Notilus est l'allié du département des RH, des voyages ou des travel managers car il vous soutient sur trois axes : le respect des politiques, la sécurité et la satisfaction des employés.

La mise en œuvre de la politique de voyage de l'entreprise doit être automatique car elle vous fait perdre du temps pour vérifier son bon respect. Notre solution permettra aux employés de soumettre leurs dépenses directement à partir de leur application de réservation de voyage, éliminant ainsi la nécessité de saisir les données en double.

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer toutes les instances de votre PVE : les flux de validation, les types de services et leur catégorisation (en fonction des destinations ou des collaborateurs), ainsi que ceux qui sont spécifiques à certains fournisseurs.

Nous regroupons vos réservations en ligne et hors ligne sur une seule plateforme : notre propre moteur de réservation mondial, Hotel Booking Tool (HBT), les sociétés de location de voitures, les agences de voyage, le tout intégré de manière transparente.

Nous offrons un centre de communication qui prend en charge l'intégration avec tous vos fournisseurs. Vous pouvez décider si vous voulez ou non travailler avec nous, et si oui, pour combien de temps.

Nous travaillons en partenariat avec des fournisseurs, tels que Carbookr, Portail SNCF, CDS et AirPlus, et nous pouvons vous faire profiter des avantages de ces relations.

Sécurité des voyageurs et des données

Mieux vaut prévenir que guérir. Notilus vous permet d'anticiper les incidents qui peuvent survenir afin d'éviter le malaise, le mécontentement ou même le danger, tant financier que physique, pour vos employés. La politique de gestion des risques est essentielle pour les entreprises de toutes tailles

L'ordre de mission du voyageur, effectué via notre outil, communique à l'entreprise sa planification du voyage.

Vous êtes tenu de gérer les données personnelles de vos employés (telles que les adresses personnelles et électroniques, les choix en matière de prestations de santé).

En mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur.

Notre solution est conforme à cette réglementation, et nous allons plus loin en fournissant aux clients de Notilus un environnement d'hébergement sécurisé certifié ISO 27001 - l'une des normes les plus rigoureuses en matière de sécurité de l'information.

Grâce à l'offre Travel Connect, nous souhaitons offrir à tous nos clients un moyen transparent de réserver des services de train, d'hôtel et de location de voitures auprès des partenaires de Notilus T&E. Les clients organisent eux-mêmes leur voyage, sans avoir à recourir à une agence de voyage.

Notilus T&E fournit à ses clients une configuration standard, qui comprend la réservation de billets de train via le portail d'entreprise SNCF et d'hôtels via le groupe CDS. Les locations de voitures sont réservées via Carbookr

Lorsque votre flotte de véhicules s'agrandit, vous avez besoin d'un moyen de la gérer qui ne vous prenne pas trop de temps. C'est pourquoi nous avons créé Notilus YourWay : un outil facile à utiliser pour gérer les flottes.

Notilus YourWay peut vous aider à gérer tous les véhicules de votre flotte, y compris notre connecteur à l'ANTAI pour que les amendes soient dématérialisées.

Avec l'outil de gestion des amendes d'ANTAI, vous pouvez adopter la dématérialisation des amendes de stationnement et de circulation pour votre flotte. 0 papier, 3 clics pour désigner les conducteurs en infraction !

Notilus InOne est la solution Notilus pour la gestion des voyages temporaires des employés du gouvernement et de la fonction publique.

L'application s'inscrit dans une démarche plus large de dématérialisation des documents et des processus, engagée par l'État et les collectivités locales dans le cadre de la transformation numérique qui s'est opérée.

Pour se conformer au décret du 3 juillet 2006 et à la réforme du 26 février 2019, Notilus InOne dispose de trois départements couvrant les frais de déplacement temporaire des personnels civils de l'État :

Dans le secteur public, tout déplacement nécessite un ordre de mission. Qu'il soit permanent ou occasionnel, Notilus vous permet de saisir et d'approuver toutes les demandes de voyage.

Le programme se connecte à un portail de réservation en ligne, ce qui vous permet de réserver des services directement auprès de l'agence de voyage (billetterie, hébergement et location de voiture) et d'enrichir votre demande de mission.

L'application calcule les indemnités journalières et détermine les taux de remboursement en fonction du lieu de chaque mission.

Les différentes étapes d'approbation de la mission dans Notilus ont permis d'autoriser et de gérer les dépenses, en créant les actes d'engagement nécessaires pour commander et réserver les crédits.

Lorsque l'agent est absent de son lieu de travail ou de son domicile habituel, il a droit au remboursement des frais engagés dans l'exercice de ses fonctions.

Notilus permet aux employés de créer des notes de frais qui contiennent toutes leurs allocations et dépenses, ainsi que les reçus pour le paiement de ces dépenses.

Grâce au moteur d'intelligence artificielle de Notilus, il est possible de saisir rapidement les dépenses lors de la numérisation ou de la dématérialisation des documents.

Le service d'archivage offert par la solution prouve que vous pouvez conserver les documents numériques pendant 10 ans.

Notilus simplifie également le processus de validation des états de frais en les contrôlant jusqu'à leur liquidation. Les écritures comptables et les pièces justificatives sont transmises aux systèmes financiers de l'institution, après quoi le paiement est effectué par le comptable.

Lorsque l'institution a un contrat avec une agence de voyage, elle paie directement les services.

L'intégration des relevés de transactions de vos fournisseurs dans Notilus InOne permet à l'ordonnateur de rapprocher facilement les factures des commandes passées par le biais d'ordres de mission, afin que l'agent puisse contrôler et certifier le service rendu.

Les gestionnaires peuvent concentrer leur attention sur les différences entre ce qui a été commandé et ce qui a été livré, ce qui les aide à identifier rapidement les problèmes.