Nibelis c'est quoi ?
Nibelis est un outil SIRH permettant de gérer les ressources humaines ainsi que la paie à travers un seul et même logiciel en ligne.
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Fonctionnalités de Nibelis
Paie
La meilleure façon de gérer la paie est d'utiliser un logiciel de paie Web complet qui offre une fiabilité et des gains de productivité incomparables.
C'est à vous de décider de la manière dont vous établissez votre paie, et si elle est conforme ou non aux réglementations et aux exigences des employés.
La conformité est mise à jour en fonction des modifications légales et contractuelles, ce qui simplifie les traitements automatisés (importation des variables de paie, vérification des bulletins de paie, télétransmission des DSN).
Les données sont cryptées et hébergées en toute sécurité sur des serveurs protégés, de sorte qu'elles sont accessibles partout et à tout moment par les utilisateurs autorisés.
Une navigation conviviale et des affichages personnalisables, qui peuvent être adaptés aux préférences de chacun.
Nos formulaires de paie sont faciles à remplir en quelques clics. Vous pouvez saisir les informations relatives à la paie par rubriques, ou importer les cartes de pointage de vos employés directement dans le système. Et notre programme calcule les salaires et les déductions instantanément, toute modification apportée par les autorités réglementaires étant immédiatement répercutée.
Des outils de saisie automatisés et conviviaux, personnalisables en fonction des politiques spécifiques de votre entreprise (prime d'ancienneté, jours de vacances supplémentaires...) Des fiches de paie (fiches de paie "modèles") contenant le calcul de la paie "à l'envers", c'est-à-dire que le salaire net de l'employé est également affiché.
Le Nibelis Cloud est une solution conçue pour l'utilisateur et offre un accès multi-utilisateurs 24/7 en fonction des droits et autorisations. Il permet le traitement simultané de différentes tâches grâce à des fenêtres multidimensionnelles, offrant toujours des fonctionnalités actualisées dans le cadre de ses évolutions fonctionnelles d'intégration continue.
Générez et contrôlez les déclarations DSN mensuellesGénérez des DSN événementielles par employé ou en masseTransmettez vos DSN mensuelles et événementielles.
Une gestion simplifiée de la paie. Un dossier complet et structuré des employés, personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise. Alertes configurables (envoi d'un e-mail en cas de départ en vacances ou de changement d'adresse).
Fournit de puissants outils de reporting qui vous permettent de créer des tableaux de bord avec des filtres personnalisés - par exemple, les niveaux de rémunération, les taux d'absentéisme et les effectifs. L'outil permet également aux utilisateurs de générer des rapports sur les calculs de paie au format Excel.
Nous offrons une expertise dans tous les domaines d'activité, notamment le commerce de gros et de détail, la métallurgie, le syntec (un type de matériau synthétique), les services médicaux et sociaux. Nous sommes également très présents dans le domaine du transport routier
Dématerialisation RH
Nibelis Streamline dématérialisera vos tâches à faible valeur ajoutée et s'assurera que les personnes qui les effectuent sont correctement formées, tout en gardant le contrôle de l'information.
Améliorez la productivité de votre équipe de ressources humaines en distribuant instantanément les fiches de paie, en faisant signer à distance les contrats de travail et les avenants par les employés, et en optimisant l'arrivée des nouvelles recrues.
L'adoption de nouvelles solutions numériques et collaboratives peut aider les organisations à se conformer aux réglementations en vigueur, à accroître la productivité et à réduire les coûts opérationnels.
Pour rationaliser les processus administratifs, la dématérialisation des RH consiste à numériser les bulletins de paie de vos employés et à les stocker dans des coffres-forts électroniques, les employeurs peuvent signer les contrats de travail numériquement, ou encore faciliter l'intégration réussie des nouveaux talents (en créant un dossier d'employé avant leur arrivée).
Avec la mise en place de workflows collaboratifs, les employés et les entreprises gagnent en mobilité et en productivité. L'expérience utilisateur est simplifiée, ce qui permet d'accéder plus facilement aux informations de n'importe où, même sur son téléphone portable !
Un processus respectueux de l'environnement, associé à une traçabilité totale et à une confidentialité garantie, rend cette approche particulièrement attrayante.
Les modules Nibelis Demat' rendent vos processus plus durables : ils garantissent que les documents certifiés, protégés et cryptés sont toujours disponibles pour les bonnes personnes.
En numérisant vos fiches de paie et vos contrats, vous pouvez réduire considérablement vos coûts (impression, affranchissement). Disposez d'un seul coffre-fort numérique totalement intégré à Nibelis Payroll - aucune interface supplémentaire n'est nécessaire.
Gérez les dépenses professionnelles à l'aide d'une interface pour les employés qui a été conçue pour être conforme à votre politique RH (par exemple, les limites de remboursement).
Gestion des talents
NIBELIS Libérez vos RH et gagnez en agilité dans vos échanges entre employés, managers et responsables de la paie/des RH pour attirer, développer et retenir les meilleurs talents.
Équipez-vous d'un système d'information des ressources humaines performant afin que votre organisation puisse tirer le meilleur parti de ses efforts en matière de médias sociaux.
Le logiciel Nibelis Talents rationalise les processus de recrutement, de formation et d'évaluation de votre organisation afin que vous puissiez facilement trouver, former et évaluer les employés.
Grâce à l'informatique en nuage, toutes vos actions en matière de RH sont effectuées de manière coordonnée et centralisée.
Les solutions logicielles de Nibelis pour les départements RH comprennent : l'identification de nouveaux talents, l'élaboration d'un plan de formation efficace avec un budget structuré ou la réalisation de campagnes d'entretiens.
Les 3 modules du portail RH intégrés au SIRH full web de Nibelis rationaliseront vos processus administratifs, vous permettant d'économiser en moyenne 30% du temps de recrutement et ne nécessitant que quelques semaines de mise en œuvre.
Nous vous aidons à tirer parti de solutions personnalisées qui répondent à vos besoins financiers et organisationnels tout en maîtrisant vos budgets. Cela garantit la réalisation des objectifs, la réduction des coûts administratifs, l'analyse complète - directe et indirecte - de tous les coûts liés à un projet ou à un poste de dépenses et une gestion efficace - compétences internes (hard) ou ressources externes (soft).
Responsabilisez et mobilisez les membres de votre équipe : en fournissant une plateforme collaborative qui permet aux employés de partager des informations de manière plus fluide.
En utilisant la solution Nibelis, votre GPEC sera plus fiable. Le système est interconnecté et permet de suivre l'ensemble des candidatures, des entretiens et des formations : vous saurez qui a fait quoi lors de l'embauche ou de la formation d'un salarié.
Gestion du personnel
Avec le logiciel Nibelis Planning GTA, vous pouvez contrôler et gérer les temps de travail de vos employés.
Le logiciel de planification du personnel Nibelis vous aidera à numériser et à automatiser vos processus de planification du temps de travail.
Le logiciel Nibelis HR Planning GTA vous permet de standardiser et de sécuriser la gestion des absences de vos salariés (congés payés, congés horaires...).
En outre, vous pouvez suivre le temps que vos équipes passent sur place ou à distance. Enfin - et c'est un atout majeur pour les managers - vous pourrez analyser les performances des différents départements (ventes, marketing, etc.) chaque jour en fonction de certains critères/barrières définis par leur propre équipe comme nécessaires et importants.
Le suivi automatisé du temps permet de s'assurer que les employés ne se trompent pas dans le calcul de leurs heures, et vous pouvez contrôler les jours de congé directement à partir de l'application.
En temps réel, gérez les activités de vos équipes pour optimiser l'allocation des ressources et la réalisation des tâches. Conservez des données sécurisées avec un historique des heures pointées et des demandes d'absence.
Responsabilisez vos employés en leur permettant de demander des congés payés en ligne. De plus, laissez le système vous informer automatiquement lorsque le solde de jours de vacances disponibles d'un employé passe en dessous d'un certain niveau.
Pilotage social
Le logiciel NIBELIS vous aide à surveiller vos indicateurs sociaux, à suivre facilement l'évolution de votre paie et à produire de beaux rapports en un clic.
Réalisez vos tableaux de bord RH, suivez de près les budgets et produisez des indicateurs sociaux dans le respect des lois. Les modules de Nibelis fournissent des informations actualisées pour vous aider à répondre aux obligations réglementaires.
En utilisant un ensemble de plus de 250 indicateurs sociaux préconfigurés, les rapports générés automatiquement peuvent être facilement intégrés dans votre propre système de publication. La publication des informations destinées au CSE (comité social et économique) est instantanée et totalement dématérialisée via un portail dédié.
La gestion de la paie est facilitée grâce à de puissants outils de simulation. Intégrés au SIRH full web de Nibelis, 3 modules traitent des ressources humaines : dotation ; recrutement et formation ; relations avec les employés.
Grâce à des données fiables et à des messages ciblés, vous pouvez garantir la conformité de votre organisation aux obligations légales tout en communiquant les indicateurs sociaux aux parties prenantes.Recevez des mises à jour en temps réel de vos données sociales et RH ; accédez aux informations 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, directement utilisables au format Excel. Personnalisez les rapports en fonction de vos besoins et produisez automatiquement les rapports annuels obligatoires.
Gain de productivité : en intégrant les données de paie dans vos systèmes de gestion budgétaire et de reporting social, vous pouvez obtenir une vision globale de toutes les informations RH, comptables et financières.
Portail RH
Libérez vos RH en utilisant le portail RH de Nibelis pour gagner en agilité dans l'échange d'informations entre les employés, les managers et les responsables de la paie/des RH.
Simplifiez votre gestion de la paie et des RH en décentralisant la saisie des données ! La saisie des notes de frais, des données personnelles : tout le monde est concerné par les politiques de votre entreprise.
Le logiciel de portail RH de Nibelis est conçu pour favoriser le travail collaboratif entre les différents acteurs d'une entreprise en s'adaptant aux préférences et aux rôles de chaque employé.
Avec le décloisonnement de la gestion des RH, les départements des ressources humaines ont gagné en fiabilité et en rapidité d'administration. En effet, chaque département gère ses propres affaires. Dans l'ensemble, il en résulte un service plus complet qui profite aux employés comme aux gestionnaires.
Avec les 3 modules du portail RH intégrés au SIRH full web de Nibelis, vous aurez accès à un point d'entrée unique pour un contrôle centralisé de toutes les données et communications relatives aux employés.
Vous aurez un accès sécurisé et personnalisé aux mises à jour des données en temps réel. Ainsi, vous pourrez donner aux responsables de votre service administratif des RH les moyens d'effectuer des tâches telles que la saisie des variables de paie, la gestion des contrats et les demandes d'embauche.
Permettez à votre service des ressources humaines de créer et de publier du contenu directement sur l'intranet de l'entreprise.
Application mobile
Découvrez comment l'application RH Nibelis peut profiter à votre entreprise en offrant aux employés et aux managers des fonctions permettant de gagner du temps et une flexibilité maximale.
L'application RH de Nibelis offre une multitude de fonctionnalités qui vous aident à gérer votre personnel. L'application mobile Nibelis (disponible pour les appareils Android et iOS) vous permet de rester à jour avec les nouvelles exigences de la main-d'œuvre d'aujourd'hui.
Avec Stay+ connecté à la Paie, vous pouvez fournir à vos employés un espace personnel sécurisé accessible depuis leurs smartphones qui facilite la gestion de multiples questions RH : impôt à la source, organigramme, documents professionnels (CV) - leur permettant de consulter et de mettre à jour leur propre historique d'emploi ainsi que de demander des dossiers personnels importants de leurs emplois précédents.
Présentation et description de Nibelis
Nibelis s'appelait initialement Sirh Meilleure Gestion, puis a été rebaptisé Nibelis en 2016.
Depuis 18 ans, l'éditeur est fidèle au Cloud - et cette fidélité a fait de lui un acteur incontournable de la paie en ligne. Cette solution répond principalement aux besoins des petites et moyennes entreprises jusqu'à 250 salariés, mais aujourd'hui elle compte aussi parmi ses 120 000 utilisateurs de grandes multinationales comme Renault ou Michelin.
La solution se compose de 12 modules SIRH, qui sont disponibles à la fois en mode SaaS (software-as-a-service) et en mode d'hébergement en nuage. Comme les mises à jour sont effectuées en temps réel dès que les exigences légales changent - tout comme le font les logiciels SAAS - la solution est toujours à jour.
La solution de paie Nibelis vous offre la possibilité de produire des paies à partir d'une interface unique, de l'embauche à la cessation d'emploi. Les gestionnaires de paie peuvent utiliser un certain nombre d'outils pour faciliter leur travail, comme la possibilité de simuler des changements dans les taux de rémunération et de personnaliser les formulaires utilisés pour la distribution des salaires.
Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps en permettant aux utilisateurs d'importer des données provenant d'autres systèmes dans leur logiciel de paie sans avoir à saisir à nouveau les informations manuellement.
Actualités, dossiers sur Nibelis
Nous n'avons pas encore de dossier sur Nibelis
Activités des sièges sociaux ; conseil de gestion
Presque 10 ans que je travaille avec NIBELIS, je trouve que c’est un bon logiciel très intuitif.
Les points négatifs
Non renseigné.
N’hésitez pas à lui poser une question !
Industrie du papier et du carton
Au 1er janvier 2023 nous avons basculé sur NIBELIS pour la paie et la gestion des temps.
Les points négatifs
Le paramétrage n'est toujours pas fini et on rencontre des problèmes sur l'outil. Par exemple, étant donné qu'on est fermé en août, j'ai fait une saisie en masse de congés payés mais cela n'a pas été pris en compte par l'outil. Le consultant de NIBELIS m'a dit que c'était à cause de la demande d'un collaborateur en plus de mon action sauf que cela est impossible car je n'ai pas encore donné d'accès aux collaborateurs en raison des problèmes sur l'outil, du paramétrage qui n'est pas fini. Malgré cela il n'en démord pas et me soutient que c'est à cause de ça et n'a pas résolu le problème... J'ai donc du gérer à la main comme souvent le SAV ne résout pas et je dois forcer à la main...
N’hésitez pas à lui poser une question !
Industrie du papier et du carton
On est passés sur NIBELIS au 1er janvier 2023.
Les points négatifs
Ça ne se passe pas bien. On est plusieurs sites dans le groupe a utilisé Nibelis et aucune structure en est contente. Récemment il y a eu un problème d'affichage et on n'avait pas d'accès pour les paies ni rien en période de paie c'était bloquant.
N’hésitez pas à lui poser une question !
Réparation et installation de machines et d'équipements
J'utilise NIBELIS pour la paie et ça se passe très bien. Je suis satisfaite de cet outil.
Les points négatifs
Non renseigné.
N’hésitez pas à lui poser une question !
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Assistance et FAQ de Nibelis
COMMENT CALCULER LE BRUT CP ?
Lorsqu’un salarié prend des congés payés, il faut faire apparaître sur le bulletin de salaire l’indemnité correspondant à ces jours d’absence. Comment définir le brut CP et calculer l’indemnité de congés payés ?
1 Les règles à respecter pour le calcul de l’indemnité de congés payés
Le Code du travail prévoit deux méthodes pour calculer l’indemnité de congés payés due à un salarié :
la méthode du 1/10 (ou règle du 1/10) : rémunération brute du salarié de la période de référence pendant laquelle ont été acquis les congés payés multipliée par 10 % ;
la méthode du maintien de salaire : « salaire théorique » qu’aurait perçu le salarié s’il était venu travailler.
Le calcul le plus avantageux pour le salarié doit être retenu. En principe, la comparaison doit se faire à chaque prise de congés, mais il est admis de maintenir le salaire habituel et de faire la comparaison une seule fois lorsque le salarié a épuisé l’intégralité de ses congés.
2 Le calcul de l’indemnité selon la règle du 1/10e
Il s’agit de calculer le brut CP, soit la rémunération brute perçue au cours de la période de référence par le salarié. Attention, tous les éléments de cette rémunération brute n’entrent pas dans le calcul, il s’agit d’inclure les sommes :
présentant un caractère obligatoire pour l’employeur ;
constituant la contrepartie du travail effectué par le salarié ;
rémunérant une période effectivement travaillée.
Exemples :
le salaire de base et la rémunération des heures supplémentaires ;
les primes de panier et de transport qui ne correspondent pas forcément à des frais réels ;
la prime d’ancienneté ;
les primes et gratifications correspondant à un droit précis du salarié et affectées par la prise de congés (ex. : primes de rendement, primes d’objectif, etc.) ;
les commissions des commerciaux…
Toutes les sommes n’ayant pas le caractère de salaire ou liées à un risque ou à un évènement exceptionnel sont à exclure :
les remboursements de frais professionnels, même lorsqu’ils sont forfaitaires ;
les primes exceptionnelles et facultatives ;
les primes périodiques (ex. : 13emois, intéressement, etc.) ;
les indemnités attribuées pour des périodes non assimilées à du travail effectif (ex. : complément de salaire pendant la maladie, activité partielle, etc.).
3 La méthode du maintien de salaire
Pour calculer le montant de l’indemnité CP calculé avec la règle du maintien de salaire, il faut prendre en compte :
le salaire brut de la période précédant immédiatement le congé : les éléments à inclure ou à exclure sont les mêmes que ceux retenus pour l’indemnité du 1/10e ;
l’horaire de travail réel qui aurait été celui du salarié pendant la période du congé (y compris les heures supplémentaires).
Travail Retenue pour 1 jour Retenue pour 1 heure
35 heures/semaine sur 5 jours 1/22 1/151,67
35 heures/semaine sur 6 jours 1/26 1/151,67
39 heures/semaine sur 5 jours 1/22 1/169
4 La comparaison des deux calculs
La somme calculée avec la règle du 1/10e correspond au montant de l’indemnité due pour toute la période de congés. Au moment de chaque prise, ce montant est à proratiser par le nombre de jours pris, divisé par le nombre de CP acquis sur la période de référence.
Il s’agit ensuite de comparer ce montant avec celui qui a été calculé avec la méthode du maintien de salaire.
NB : La règle du 1/10e est souvent plus favorable que celle du maintien du salaire.
5 Les enjeux du brut CP
Sur le bulletin de salaire doivent apparaître les compteurs (correspondant aux droits acquis par les salariés), ainsi que les indemnités correspondant à la prise de congés payés. Une erreur de calcul dans le montant du brut CP, comme l’intégration d’une prime de 13e mois, peut coûter très cher à une entreprise.
Le changement d’un logiciel de paie peut constituer une formidable opportunité pour revenir aux fondamentaux. Ainsi, la phase de mise en œuvre Nibelis (migration de vos données vers le logiciel de paie) permet d’identifier des leviers d’optimisation de charges, dont la définition précise du brut CP à appliquer au sein de votre organisation. La recours à un logiciel de gestion des absences intégré à votre logiciel de paie peut aussi générer des bénéfices concrets en productivité et en fiabilité : fin des ressaisies, etc.
PRÉLÈVEMENT À LA SOURCE : QUELLES SANCTIONS EN CAS D’ERREUR ?
En cas de défaillances afférentes à l’application du PAS, les entreprises pourront se voir infliger les sanctions suivantes :
Déclaration ou versement avec un retard < 1 mois : 5 % des retenues qui auraient dû être effectuées et/ou déclarées, et 40 % en cas d’absence de dépôt de la déclaration dans les 30 jours qui suivent la mise en demeure
Déclaration ou versement avec un retard > 1 mois: contravention de 5e classe, soit 1 500 €. En cas de récidive dans les 3 années qui suivent, l’entreprise encourt une amende de 3 750 € et/ou jusqu’à deux ans d’emprisonnement
Rétention délibérée: 80 % des retenues effectuées qui n’ont pas été déclarées et/ou reversées, assorties d’une sanction pénale
Inexactitudes ou omissions: 5 % des retenues omises ou inexactes, le montant étant porté à 40 % en cas de manquement délibéré
Manquement à la confidentialité des taux d’imposition: 15 000 euros d’amende et un an d’emprisonnement
Sans oublier les risques de sanction en cas de non-conformité avec les dispositions énoncées par le RGPD !
Pour être en parfaite conformité avec le règlement européen sur la protection des données personnelles et appliquer correctement le PAS, optez pour une Solution Paie et RH en ligne, 100 % sécurisée et mise à jour en temps réel des évolutions réglementaires. Déchargez-vous de la veille légale et des paramétrages pour gagner du temps et fiabiliser vos processus !
QUELLES FORMATIONS POUR LES GESTIONNAIRES DE PAIE ?
1 Missions du gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie est le responsable de la rémunération des salariés de l’entreprise. C’est une spécialisation recherchée, dans tous les secteurs d’activité. Suivant l’entreprise où il travaille, les missions du gestionnaire de paie sont les suivantes :
centraliser les éléments constitutifs de la rémunération de chaque salarié,
saisir les données sur un logiciel de paie et éditer les bulletins de salaire,
générer les déclarations et effectuer les virements aux organismes sociaux (DSN),
gérer les arrêts de travail, les congés, les absences diverses et établir les attestations courantes,
participer à la mise à jour des données personnelles des collaborateurs (administration du personnel).
Le gestionnaire de paie doit disposer de connaissances très solides de la législation sociale, du droit du travail, et de la convention collective de branche dont dépend l’entreprise qui l’emploie.
2 Formations des gestionnaires de paie
En France, de très nombreux organismes dispensent des formations pour acquérir les compétences d’un gestionnaire de paie. Qu’ils soient professionnels, alternants ou à l’origine d’une certification, tous ces parcours permettent de se constituer une base de connaissances et de compétences qu’il convient de compléter tout au long de sa vie professionnelle.
En effet, le gestionnaire de paie doit savoir appliquer les principes réglementaires en vigueur pour mener à bien ses missions. Il doit donc se tenir informé régulièrement des évolutions légales et conventionnelles de sorte à ne pas commettre d’erreur.
3 Les gestionnaires de paie Nibelis
Les experts Paie et RH Nibelis bénéficient de 10 à 15 jours de formation continue chaque année. 8 années d’expérience probante sont exigées pour intégrer ce pool qui est prise directe avec nos 1 400 clients.
DÉLÉGATION DE LA PAIE ET DES DÉCLARATIFS : NOTRE OFFRE SUR-MESURE
Sous-traitance de la paie : vous commencez à y songer sérieusement ? Quels que soient vos enjeux et votre contexte, il existe une offre de service Nibelis adaptée à vos exigences.
1 Pourquoi opter pour la sous-traitance de la paie ?
Parmi les raisons évoquées pour choisir ce mode de gestion (ou le pérenniser), voici les arguments souvent mis en avant par les entreprises :
manque de compétences en interne, difficultés de recrutement
respect des échéances pour le versement des salaires et la production des déclaratifs
fiabilisation, conformité des différents états produits par des spécialistes
efficacité : les services RH peuvent se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée
maîtrise budgétaire : suppression des frais liés à la maintenance du matériel/logiciel et à la formation du personnel, etc.
2 Quelles offres d’externalisation de la paie propose Nibelis ?
Nibelis propose deux niveaux d’accompagnement, correspondant à la semi-externalisation et à la totale prise en charge du processus de paie.
Gestion déléguée : une gestion de paie externalisée 100 % fiable et efficace !
Recentrez-vous sur votre cœur d’activité en déléguant à des experts l’ensemble de vos opérations de Paie. Des spécialistes Paie et RH dédiés accomplissent l’ensemble de vos missions, des plus simples aux plus complexes : réalisation et contrôle des bulletins de salaires, soldes de tout compte, gestion des déclaratifs. Vous conservez un accès permanent à l’ensemble de vos données de paie en ligne, mises à jour en temps réel, grâce au logiciel de paie en Cloud Nibelis.
Gestion accompagnée : la sécurisation de votre poste paie !
Vous souhaitez vous affranchir de la maintenance de votre logiciel tout en continuant à piloter votre paie de façon autonome ? L’offre de Gestion Accompagnée Nibelis (semi-externalisation) est faite pour vous. Accédez à l’ensemble de vos données sans contrainte de temps, ni de lieu. Bénéficiez de l’assistance d’experts Paie et RH en réponse à vos enjeux complexes : questions juridico-sociales, réalisations de tâches complexes telles que la justification de calcul (GMP, calcul d’absence), le calcul d’une régularisation de salaire ou d’un solde de tout compte, la gestion d’un événement particulier (mi-temps thérapeutique, enfant malade…).
3 Ces offres sont-elles réversibles ?
A tout moment, vous pouvez opter pour une sous-traitance de votre paie plus avancée avec Nibelis, ou évoluer vers un mode de gestion plus autonome.
Cette réversibilité des services sécurise votre fonction paie : en cas de rupture de compétence interne, un expert Paie et RH Nibelis prend le relai sur simple demande.
COMBIEN DE TEMPS POUR CHANGER DE SOLUTION DE PAIE ?
Parmi les freins aux changements lors d’une évolution de la gestion de la paie, les entreprises évoquent souvent les délais de migration de leurs données paie et RH. Pourtant, l’implémentation d’un nouveau logiciel de paie peut être rapide et surtout permettre d’identifier des leviers d’optimisation de charges tangibles.
De quelques semaines… à quelques mois
Il n’existe pas de durée type pour l’implémentation d’une nouvelle solution de paie, tout dépend des spécificités de l’entreprise et du type de prestation retenu. Une société de 100 salariés avec une population de salariés homogène, non dépendante d’une convention collective (CCN), peut bénéficier d’une mise à disposition d’un nouveau logiciel de paie « personnalisé » en quelques semaines.
Pour un groupe multi-sociétés, multi-établissements, avec des populations hétérogènes et complexes à gérer (expatriés, pigistes), dépendant de multiples CCN, le planning de migration ne sera pas le même. La reprise de l’historique des données sera plus lourde, il est pourtant essentiel d’accorder le temps nécessaire à cette opération pour partir sur des bases saines et riches.
Quel que soit le timing, vous en sortirez gagnant
Avec Nibelis, toute implémentation est précédée d’une phase d’analyse très poussée. Ainsi, des gisements de productivité peuvent être révélés au grand jour : redéfinition du brut CP, création de bulletins modèles, automatisation d’alertes…
Avec Nibelis, le délai nécessaire pour changer de solution de paie correspond donc à :
la reprise de votre historique de données,
la préparation des interfaces avec vos autres logiciels en place,
le paramétrage d’un environnement 100 % adapté à votre gestion paie et RH.
Un rétro-planning précis vous permet de suivre point par point l’avancement de votre dossier et d’identifier de potentiels leviers d’optimisation de charges. A la clé, une gestion Paie et RH fiabilisée et des gains de productivité massifs et mesurables.
NOUVELLE BDES : UN OUTIL RH POUR UNE PRODUCTION SIMPLE ET EFFICACE
1 Qu’est-ce que la BDES ?
La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) s’impose à toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Elle rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du comité social et économique (CSE). Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes notamment sur les écarts de rémunération.
L’article R2312-9 du Code du travail (Ordonnances Macron) ouvre la possibilité de négocier la présence de certains indicateurs au sein de la BDES, par accord d’entreprise. Des dispositions supplétives sont prévues en l’absence d’accord.
On distingue deux types de BDES, selon que l’organisation compte plus ou moins de 300 salariés (au-delà de ce seuil d’effectif, la BDES doit intégrer des informations environnementales, à titre d’exemple).
2 Comment générer sa BDES ?
La BDES compile des informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. La grille d’indicateurs et de données à renseigner communiquée par l’administration est particulièrement dense.
Aussi, un logiciel RH dédié constitue un formidable atout pour établir une BDES conforme à la législation en vigueur. Connecté à la paie, cet outil évite les erreurs de ressaisies et facilite le travail de collecte des données.
De plus, les possibilités de personnalisation de votre BDES (intégration d’indicateurs spécifiques, identifiés par accord d’entreprise) sont grandement facilitées via un logiciel RH.
3 Quels risques encourus en lien avec une production défaillante de la BDES ?
L’absence de mise à disposition de la BDES ou une édition incomplète de celle-ci est constitutive du délit d’entrave, pouvant entraîner 3 750 euros d’amende et 1 an d’emprisonnement.
En cas de mise à disposition d’une base de données non conforme à la loi (incomplète, inaccessible, etc.), vos représentants du personnel pourront saisir le juge des référés (procédure d’urgence), afin qu’il vous soit ordonné de remplir vos obligations.
Optez pour une solution sécurisée afin de mettre en place votre BDES de manière fiable et 100 % conforme avec le logiciel RH Rapports Légaux de Nibelis, connecté au socle paie.
DSN OU DÉCLARATION SOCIALE NOMINATIVE ET LOGICIEL DE PAIE
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un fichier généré à partir de la paie, en vue de communiquer
« les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées ».
Ce fichier centralise et remplace toutes les déclarations et diverses formalités administratives adressées jusqu’alors par les employeurs à divers acteurs (CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.).
On distingue deux types de DSN, toutes deux uniques et dématérialisées :
mensuelle, à transmettre au plus tard le 5 ou le 15 du mois à midi suivant l’échéance qui s’applique à l’entreprise,
événementielle, pour le signalement d’évènements faisant l’objet d’une indemnisation : arrêts de travail indemnisés par l’assurance maladie, reprises suivant un arrêt et fin de contrat de travail.
Pour une gestion facilitée de ces deux types de déclaratifs obligatoires, il est essentiel de s’équiper d’un logiciel de paie conforme à la DSN !
Le recours à un logiciel de paie en Cloud présente ainsi des atouts qui font sens pour la production des différents types de DSN : mise à jour en temps réel, accessibilité à tout moment et depuis tout lieu… Un logiciel en SaaS offre de réel bénéfices de :
fiabilité : mise en place d’alertes dans votre logiciel de paie en cas de production de DSN non conformes…
productivité : possibilité de gérer les DSN événementielles en masse…
PRÉLÈVEMENT À LA SOURCE : QUEL ACCOMPAGNEMENT POUR LES SALARIÉS ?
Conséquence du PAS : vos salariés observeront une baisse mensuelle de leur rémunération à compter de janvier prochain. Autre nouveauté, il ne sera donc plus possible de payer leur impôt sur le revenu en une fois, ou en l’étalant sur 10 mois via la mensualisation. L’impôt sera prélevé tous les mois, s’ajustant sur les revenus réellement perçus.
1 Le prélèvement à la source va déstabiliser certains salariés
La réforme ne modifie pas pour autant le barème de l’impôt, son mode de calcul, ni les règles d’application du quotient familial. Les avantages fiscaux (réduction d’impôt, abattement ou crédit d’impôt) des contribuables sont maintenus.
2 Pour les entreprises, il est essentiel que leurs salariés s’approprient rapidement ce nouveau dispositif
Les Services Paie & RH ont un rôle à jouer dès à présent. Des actions de communication interne visant à rassurer les salariés (réunions, articles Intranet, travail conjoint avec les délégués du personnel, distribution de documentations…) sont utiles, voire indispensables.
Plus que jamais avec l’entrée en vigueur du RGPD, les problématiques liées à la confidentialité du traitement des données doivent être prises au sérieux. Les entreprises doivent être en mesure de fournir des réponses fiables aux salariés concernant la mise en application du taux, le calcul permettant de déterminer la base, etc.
Attention : pour tout échange relatif à leur situation, les salariés devront s’adresser à l’administration fiscale : demandes de modulation du taux, réception des déclarations de revenus, restitution d’un éventuel trop-versé…
Il s’agit de trouver le bon dosage entre information à délivrer aux salariés et redirection vers l’administration fiscale.
COMMENT CHOISIR SON LOGICIEL DE PAIE ?
Installation d’un nouveau logiciel de paie : les étapes à suivre
Pour toute organisation, le choix d’un logiciel de paie est stratégique. Plusieurs critères doivent être vérifiés et comparés avant d’élire la solution la plus adaptée au contexte de l’entreprise.
1 Avant de vous présenter ces points de comparaison, petit rappel sur les fonctionnalités attendues d’un logiciel de paie :
création et gestion des fiches salariés,
production des bulletins de paie des collaborateurs, réels ou simulés,
édition de différents types de documentations : livre et journal de paie, tableaux de bord RH, certificat de travail, attestation AED…
versement des salaires et règlement des charges sociales aux organismes et caisses
génération des DSN mensuelles et évènementielles
intégration des écritures de paie dans la comptabilité.
2 Pour s’assurer de faire le bon choix, toute entreprise doit au préalable dresser un état des lieux sur :
ses souhaits et besoins : nombre d’utilisateurs, spécificités de son contexte (multi-sociétés, convention collective, etc.), interfaces avec les logiciels en place…
son budget : un changement de logiciel de paie peut être l’occasion de repenser son organisation (externalisation partielle ou complète du processus de paie ou au contraire internalisation de la fonction) et de bénéficier de leviers d’optimisation de charges…
3 Voici ensuite les 10 critères de sélection qu’il conviendra d’étudier en profondeur :
l’éditeur : quelles garanties concernant la mise à jour du logiciel en regard des nombreuses évolutions sociales ? La mise à jour du logiciel est-elle effectuée en temps réel ?
les paramétrages : quelle liberté proposée pour la personnalisation de l’environnement de paie et quid des paramétrages complexes ?
l’ergonomie : les utilisateurs pourront-ils être autonomes en utilisant le logiciel de paie ? La navigation est-elle intuitive et un support personnalisé est-il disponible en cas de difficulté ?
Les interfaces : le logiciel de paie est-il bien compatible avec les solutions en place pour la gestion des temps (GTA), la comptabilité, le SIRH, etc. ? L’idée étant de supprimer les risques d’erreur en mettant fin aux ressaisies chronophages et sources d’erreurs.
Les fonctionnalités : les automatismes de gestion sont-ils personnalisables et adaptés à l’entreprise ? Les calculs sont-ils réalisés en temps réel ?
Le mode d’utilisation du logiciel de paie : monoposte ou multi-utilisateurs, accessible à distance via Internet…
La sauvegarde des données : les données sociales doivent impérativement être stockées sur des espaces hautement sécurisés.
La prestation de services : quel niveau de services et d’accompagnement afférent au logiciel de paie retenu ? De la hotline téléphonique au service de formation en passant par un véritable accompagnement de proximité, il vous appartient de bien définir votre organisation.
Le budget : le modèle financier est-il clair et sans surprise ? Existe-il un système de facturation à la tâche ?
Les labels de confiance : l’éditeur est-il conforme à la norme RGPD ? Ses prestations de service bénéficient-elles de la certification ISAE 3402 ? A-t-il signé la charte gouvernementale afférente au prélèvement à la source ? Le logiciel offre-il une gestion pleinement fiabilisée des DSN ?
En conclusion : choisir son logiciel de paie implique de se poser les bonnes questions. Comparez les différentes offres du marché et sollicitez des RDV de démonstration pour vous faire une idée précise de l’expertise de votre futur partenaire : fonctionnalités de la solution présentée, budgets et dispositifs de service proposés.
Avec Nibelis, vous faites le choix de la fiabilité alliée à la simplicité et à la performance. Jugez plutôt…
l’éditeur : Le Département Juridique Nibelis mène une veille légale et conventionnelle active, garantissant ainsi la mise à jour du logiciel de paie en temps réel.
les paramétrages : Le logiciel de paie Nibelis s’adapte aux spécificités de chaque entreprise (bulletin modèle, affichage personnalisé, etc.) et nos experts Paie et RH prennent en charge les paramétrages réglementaires (évolutions légales) et ceux dont nos clients souhaitent se décharger (nouvel établissement, etc.).
l’ergonomie : L’interface du logiciel de Paie Nibelis est particulièrement intuitive, user-friendly et nos clients bénéficient d’un support de qualité et de proximité (mise à disposition de guides utilisateurs et réponses rapides à toutes les questions portant sur le logiciel).
Les interfaces : Les spécialistes Nibelis garantissent le parfait fonctionnement des interfaces entre vos solutions en place et le logiciel de paie Nibelis. Ce dernier est intégré au cœur d’un SIRH complet et performant, couvrant tous les domaines des ressources humaines.
Les fonctionnalités : le logiciel de paie Nibelis intègre plus de 300 automatismes de gestion et états pré-paramétrés. Tous les calculs sont instantanés et les simulations sont illimitées.
Le mode d’utilisation : le logiciel de paie Nibelis est accessible à tout moment et en tout lieu via Internet. Le nombre d’utilisateurs est illimité, les droits et habilitations sont 100 % personnalisables.
La sauvegarde des données : le logiciel de paie en Cloud Nibelis offre un hébergement externalisé, ce qui garantit une protection 100 % sécurisée de vos données et leur pérennité.
La prestation de services : Nibelis propose trois niveaux de services adaptés aux différentes attentes de ses clients (réversibles, pour s’adapter à tout changement d’organisation et tout imprévu). Un dispositif de service expert assure l’accompagnement individualisé de chacun des 1 400 clients Nibelis.
Le budget : Avec Nibelis, le budget et fixe et connu à l’avance. Aucune facturation à la tâche !
Les labels de confiance : RGPD, ISAE 3402, charte PAS, DSN… Nibelis est bien entendu 100 % conforme et engagé dans une démarche d’innovation, assurant ainsi la reconnaissance de ses méthodes strictes et formalissées par les organismes officiels.
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