Badgeuses / Gestion des temps

Liste des logiciels pour Badgeuses / Gestion des temps

Les logiciels de Badgeuses / Gestion des temps, qu'est ce que c'est ?

Les entreprises souhaitant connaître les horaires que font réellement leurs salariés peuvent installer un système de pointage des heures. Ce système a pour but de recueillir les horaires réels de travail en comprenant le temps de pause, la pause déjeuner, pour ainsi connaître au mieux combien d'heures réelles travaillent les salariés.

Dans le passé et avant le développement des logiciels de pointeuse/badgeuse, le salarié remplissait sur une feuille volante ou sur un Excel, son nombre d'heures et les transmettaient aux ressources humaines qui devaient retransmettre ces données dans leur logiciel de paie pour éditer les bulletins de paie.

Aujourd'hui, pour gagner en productivité et ne plus perdre de temps, de nombreux logiciels de gestion de temps ou appelé également logiciels de badgeuse sont apparus pour traiter les informations recueillies de manière automatique et plus facile.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des temps ?

Un logiciel de gestion de temps ou logiciel de badgeuse est un outil informatique vous permettant de connaître les horaires de travail de vos salariés de manière précise et automatisé.

C'est un logiciel qui rentre dans la catégorie des logiciels de ressources humaines car le plus souvent ce sera le service des ressources humaines qui s'occupera de recueillir les informations et les données.

Il remplace ainsi les cartons de pointage et le remplissage manuel des horaires par les salariés.

Les logiciels de pointage sont souvent utilisés par les entreprises où les salariés travaillent avec des horaires différents (3x8, …) et souvent dans des secteurs bien définis comme l'industrie ou l'agro-alimentaire, …

Comment fonctionne le logiciel ?

Pour que l'utilisation du logiciel soit optimal, il faut que l'entreprise dispose de trois éléments ; un badge, un terminal et un logiciel de gestion des temps:

• Un badge : Remplaçant le carton de pointage, le badge a souvent une forme de n'importe quelle carte (bancaire, bus, permis, …) disposant d'une puce RFID qui vous donne un identifiant numérique. Le badge est nominatif et individuel. Chaque employé doit le faire passer dans un terminal quand il arrive, part en pause, revient et part du travail, pour que les informations puissent être comptabilisées.
• Un terminal : Le plus souvent c'est un boîtier numérique situé à l'entrée d'un site de l'entreprise. A chaque badge déposé sur le terminal, il enregistre le salarié et peut enregistrer comptabiliser les informations horaires sur le temps de présence du salarié dans le logiciel de gestion des temps.
• Le logiciel de gestion des temps : Cet outil informatique a pour but d'automatiser et informatiser les données du terminal. Les informations sur le temps de présence sont recueillies via une clé USB du terminal ou directement via une connexion internet et où le terminal est relié au logiciel. Ces informations sont destinées au service des ressources humaines qui pourront ainsi utiliser les informations pour éditer les fiches de paie des salariés.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des temps ?

Pour les entreprises souhaitant connaître les horaires de leurs employés sans qu'ils perdent en efficacité, ni perdre du temps sur leurs heures de travail, l'option du logiciel de gestion des temps représentera pour vous une meilleure optimisation que le carton de pointage.

En effet, un logiciel de gestion des temps présente de nombreux avantages :

• Réduction des tâches administratives et des charges : L'automatisation et l'informatisation de la gestion du temps vous permet de réduire le temps consacré au traitement manuel des données (temps de travail, heures supplémentaires, absences, …) et ainsi faciliter les services de ressources humaines et de comptabilité.

• La prévention des conflits : La badgeuse vous permet de limiter les conflits entre direction, services RH et employés car il sera plus simple d'accéder aux données et de les vérifier. Le logiciel vous permettra d'attester le temps réel passer par le salarié mais également que l'employeur respecte les obligations sur la durée de travail et sa rémunération.

• Optimisation de l'organisation via l'automatisation : L'automatisation d'un grand nombre d'actions (la saisie des heures, la récolte des horaires, …) permet de créer un tableau répertoriant les horaires de chaque salarié et peut ainsi déceler un décalage entre l'horaire de départ prévu et celui de la badgeuse.

De plus, le logiciel vous donnera une vision globale de l'activité de l'entreprise et de votre organisation de travail. Son analyse vous permettra de créer des plannings optimisés et d'améliorer l'organisation.

• Simplicité et fiabilité du système grâce à la précision des données : Le risque de perte des données sur les horaires des salariés est quasiment nul. Du côté de l'employeur, le risque de rajouter des heures est également limité grâce à l'automatisation de la badgeuse.

Mais le logiciel dispose également d'inconvénients, que la problématique de la maîtrise du logiciel. On retrouve ainsi deux autres gros inconvénients :

• Il ne sera jamais possible de vous assurer que c'est le salarié qui a passé son badge et non pas un autre. A moins de disposer d'un terminal avec un système digital, vous ne pourrez jamais être certain de l'identité réelle du badgeur car l'échange des badges est possible.
• La perte ou l'oubli du badge : Il est facile d'oublier son badge à son domicile et d'être dans l'incapacité de badger ou bien même d'oublier de badger en sortant du travail. La perte du badge est également possible. Il est donc important que l'entreprise puisse constituer de nouveaux badges rapidement mais également de trouver des solutions lors d'oubli de pointage ou de badge.

Comment choisir son logiciel de gestion des temps ?

Si vous optez pour un logiciel de gestion des temps, il est important de sélectionner le logiciel qui convient au mieux à vos besoins. Mais avant de vous parler des différents critères à prendre en compte, il est important de noter que l'utilisation d'un logiciel de badgeuse vous crée un environnement technologique que l'entreprise doit financer, organiser et maîtriser, pour permettre au logiciel d'être au mieux optimisé.

Il est donc très important que le personnel accepte l'utilisation d'une badgeuse mais également que les utilisateurs maîtrisent le badge, le terminal et le logiciel pour tirer au mieux profit de toutes les fonctionnalités.

Au moment d'acquérir votre logiciel de gestion des temps, il est important de savoir quelles fonctionnalités vous souhaitez utiliser. Ainsi, lors de la rédaction de votre cahier des charges, il est vital de ne pas omettre la moindre fonctionnalité ou le moindre besoin.

Vous devez donc prendre en considération les éléments suivants :

• Les horaires : si elles sont fixes ou variables pour permettre un laps de temps entre l'arrivée et le départ d'un salarié quand il n'a pas d'horaires fixe. Si les horaires sont en équipes, il vous faudra choisir un logiciel assez développé car peu de logiciels font cette fonctionnalité. Ou bien si ce sont des horaires de nuit, le logiciel devra prendre en compte les plages horaires.
• Les pauses : Est-ce que les pauses sont payées ? Sont-elles prises à des horaires fixes ou non ?
• Les heures supplémentaires : Comment sont-elles comptabilisées ? Les données de logiciels de pointage sont transmises dans les logiciels de comptabilité au bout de 2 mois.
• Les jours de RTT : Les logiciels permettent de prendre en compte les prises de jours de RTT.
• Les absences : Ce sont les plages horaires quand l'employé n'est pas à son poste. Les absences peuvent être planifiées ou non (congés, maladies, déplacements en mission, …) Des logiciels haut de gamme permettent de prendre en compte la fonctionnalités des absences et d'expliquer et indiquer le motif du départ.
• Liaison avec le logiciel de paie : Pour une meilleure optimisation dans votre processus de travail, les logiciels de gestion du temps vous permettront de transmettre vos données dans un logiciel de paie.

Il est également important de sélectionner un éditeur ou un prestataire en fonction de ce que vous attendez de lui.

En effet, vous attendez de votre logiciel, une utilisation optimisée et lors d'un problème, une intervention rapide et professionnelle, il est donc important de s'assurer que votre intégrateur dispose de certains services comme :

• Une maintenance du logiciel
• La mise à jour du logiciel
• La formation des utilisateurs sur le logiciel
• Un support réactif et un dépannage

Choisir le bon logiciel de pointage n’est donc pas le fruit du hasard mais bien celui d’une réflexion en amont, d’un audit sur la situation existante et de la définition des besoins actuels et futurs.