Personnel de nuit, en équipe décalée, en déplacement, avec des heures supplémentaires… Les logiciels de gestion du temps en ressources humaines permettent de suivre au quotidien les présences et absences de vos collaborateurs pour tout mode d’organisation ou tout cycle de travail. Faites du temps votre allié !
Les entreprises souhaitant connaître les horaires que font réellement leurs salariés peuvent installer un système de pointage des heures. Ce système a pour but de recueillir les horaires réels de travail en comprenant le temps de pause, la pause déjeuner, pour ainsi connaître au mieux combien d'heures réelles travaillent les salariés.
Dans le passé et avant le développement des logiciels de pointeuse/badgeuse, le salarié remplissait sur une feuille volante ou sur un Excel, son nombre d'heures et les transmettaient aux ressources humaines qui devaient retransmettre ces données dans leur logiciel de paie pour éditer les bulletins de paie.
Aujourd'hui, pour gagner en productivité et ne plus perdre de temps, de nombreux logiciels de gestion de temps ou appelé également logiciels de badgeuse sont apparus pour traiter les informations recueillies de manière automatique et plus facile.
Un logiciel de gestion de temps ou logiciel de badgeuse est un outil informatique vous permettant de connaître les horaires de travail de vos salariés de manière précise et automatisé.
C'est un logiciel qui rentre dans la catégorie des logiciels de ressources humaines car le plus souvent ce sera le service des ressources humaines qui s'occupera de recueillir les informations et les données.
Il remplace ainsi les cartons de pointage et le remplissage manuel des horaires par les salariés.
Les logiciels de pointage sont souvent utilisés par les entreprises où les salariés travaillent avec des horaires différents (3x8, …) et souvent dans des secteurs bien définis comme l'industrie ou l'agro-alimentaire, …
Pour que l'utilisation du logiciel soit optimal, il faut que l'entreprise dispose de trois éléments ; un badge, un terminal et un logiciel de gestion des temps:
Pour les entreprises souhaitant connaître les horaires de leurs employés sans qu'ils perdent en efficacité, ni perdre du temps sur leurs heures de travail, l'option du logiciel de gestion des temps représentera pour vous une meilleure optimisation que le carton de pointage.
En effet, un logiciel de gestion des temps présente de nombreux avantages :
De plus, le logiciel vous donnera une vision globale de l'activité de l'entreprise et de votre organisation de travail. Son analyse vous permettra de créer des plannings optimisés et d'améliorer l'organisation.
Mais le logiciel dispose également d'inconvénients, que la problématique de la maîtrise du logiciel. On retrouve ainsi deux autres gros inconvénients :
Si vous optez pour un logiciel de gestion des temps, il est important de sélectionner le logiciel qui convient au mieux à vos besoins. Mais avant de vous parler des différents critères à prendre en compte, il est important de noter que l'utilisation d'un logiciel de badgeuse vous crée un environnement technologique que l'entreprise doit financer, organiser et maîtriser, pour permettre au logiciel d'être au mieux optimisé.
Il est donc très important que le personnel accepte l'utilisation d'une badgeuse mais également que les utilisateurs maîtrisent le badge, le terminal et le logiciel pour tirer au mieux profit de toutes les fonctionnalités.
Au moment d'acquérir votre logiciel de gestion des temps, il est important de savoir quelles fonctionnalités vous souhaitez utiliser. Ainsi, lors de la rédaction de votre cahier des charges, il est vital de ne pas omettre la moindre fonctionnalité ou le moindre besoin.
Vous devez donc prendre en considération les éléments suivants :
Il est également important de sélectionner un éditeur ou un prestataire en fonction de ce que vous attendez de lui.
En effet, vous attendez de votre logiciel, une utilisation optimisée et lors d'un problème, une intervention rapide et professionnelle, il est donc important de s'assurer que votre intégrateur dispose de certains services comme :
Choisir le bon logiciel de pointage n’est donc pas le fruit du hasard mais bien celui d’une réflexion en amont, d’un audit sur la situation existante et de la définition des besoins actuels et futurs.
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