Weproc

Gestion centralisée des Demandes d'Achats (DA)

Digitalisez l'expression du besoin de vos collaborateurs via une interface intuitive. Weproc permet de créer des demandes d’achats en quelques clics, de les soumettre à des circuits de validation personnalisables (workflows) et d'assurer une traçabilité totale avant l'engagement de la dépense.

Avantages clients : 

• Gain de temps : Suppression des échanges d'e-mails et des validations papier.

• Contrôle : Respect strict des politiques d'achats et des budgets par service ou projet.

• Mobilité : Validation des demandes en temps réel via l'application mobile.

Catalogues Fournisseurs et Punch-out

Connectez Weproc directement aux sites marchands de vos fournisseurs stratégiques (Amazon Business, Lyreco, RS, etc.). Grâce au protocole Punch-out, vos utilisateurs constituent leur panier sur le site fournisseur et celui-ci est automatiquement importé dans Weproc pour suivre le circuit de validation interne.

Avantages clients :

• Fiabilité : Élimination des erreurs de saisie manuelle (prix, références).

• Productivité : Accès direct aux tarifs négociés sans quitter l'environnement de travail.

• Centralisation : Tous les achats, même indirects, passent par le même flux de contrôle.

Rapprochement et Gestion des Factures Fournisseurs

Automatisez le contrôle de vos factures en les confrontant automatiquement aux bons de commande et aux bons de réception (rapprochement 3-way match). Weproc identifie instantanément les écarts de prix ou de quantité pour sécuriser la mise en paiement.

Avantages clients :

• Sécurité financière : Suppression du risque de double paiement ou de paiement de factures non conformes.

• Conformité : Préparation sereine à la réforme de la facturation électronique (Plateforme Agréée).

• Clôture comptable : Accélération des processus de fin de mois grâce à des données fiabilisées.

Pilotage Budgétaire et Tableaux de Bord

Bénéficiez d'une visibilité à 360° sur vos engagements financiers. Weproc propose des reportings dynamiques permettant de suivre la consommation budgétaire en temps réel (engagé vs réalisé). Anticipez les dépassements avant qu'ils ne surviennent grâce à des alertes automatiques.

Avantages clients :

• Aide à la décision : Analyse précise des dépenses par fournisseur, catégorie ou centre de coût.

• Maîtrise de la trésorerie : Vision claire des sorties de fonds à venir dès l'approbation du bon de commande.

• Transparence : Partage des indicateurs clés entre les directions Achats et Finance.

Sécurité et Intégration Écosystème (API & ISO 27001)

Weproc s'intègre nativement avec vos outils comptables et ERP (Sage, Cegid, Microsoft Dynamics, SAP) via une API ouverte. L'ensemble de la solution repose sur une infrastructure certifiée ISO 27001, garantissant le plus haut niveau de protection pour vos données financières.

Avantages clients :

• Zéro ressaisie : Transfert automatique des écritures d'achats vers la comptabilité.

• Sérénité IT : Garantie de confidentialité et de disponibilité des données (norme ISO).

• Interopérabilité : Un outil qui s'adapte à votre stack technologique existante.

Contrathèque (Gestion des contrats)

Centralisez l'ensemble de vos contrats fournisseurs au sein d'un référentiel unique et sécurisé. Weproc permet de suivre les dates d'échéances, les clauses de tacite reconduction et d'associer chaque dépense au contrat cadre correspondant.

Avantages clients : * Sécurisation : Fin des reconductions non souhaitées grâce aux alertes automatiques.

• Conformité : Accès immédiat aux documents juridiques lors des audits.

SRM (Supplier Relationship Management)

Pilotez la performance de vos fournisseurs à travers une base de données qualifiée. Évaluez vos prestataires selon vos propres critères (qualité, délais, RSE) et centralisez les informations administratives (Kbis, attestations sociales) pour réduire les risques tiers.

Avantages clients : * Réduction des risques : Veille constante sur la conformité documentaire des fournisseurs.

• Optimisation : Identification rapide des meilleurs partenaires pour vos futurs besoins.

Workflow de validation (Approbations)

Configurez des circuits d'approbation dynamiques basés sur le montant, le service, le projet ou le type d'achat. Les valideurs reçoivent des notifications instantanées et peuvent approuver ou rejeter les demandes en un clic, même en déplacement.

Avantages clients : * Agilité : Réduction drastique des cycles de validation.

• Transparence : Historique complet des décisions (qui a validé quoi et quand).

Consultation et Appels d'offres

Digitalisez vos mises en concurrence. Émettez des demandes de prix auprès de plusieurs fournisseurs simultanément, comparez les offres sur un tableau comparatif automatisé et sélectionnez la meilleure proposition directement dans l'outil.

Avantages clients : * Économies : Mise en concurrence systématique pour obtenir le meilleur prix.

• Équité : Processus de sélection transparent et auditable.

Gestion des Réceptions

Enregistrez les réceptions de marchandises ou de services en quelques secondes. Signalez les litiges (articles manquants ou endommagés) pour bloquer automatiquement le rapprochement de la facture tant que le problème n'est pas résolu.

Avantages clients :

• Contrôle : Vous ne payez que ce que vous avez réellement reçu

Plateforme Agréée (Conformité Loi de Finances)

Anticipez sereinement le passage à la facturation électronique obligatoire. En tant que plateforme agréée, Weproc gère la réception des flux, le contrôle de conformité fiscale et la transmission des données à l'administration.

Avantages clients : 

• Pérennité : Votre outil est déjà prêt pour les évolutions réglementaires de 2026.

• Sécurité juridique : Garantie de conformité fiscale sur 100% de vos flux.

Budgets et Multi-sociétés

Gérez plusieurs entités juridiques au sein d'une seule instance avec une consolidation des données. Définissez des budgets étanches par filiale ou par service et suivez la consommation en temps réel.

Avantages clients :

• Vision Groupe : Pilotage centralisé pour les holdings et entreprises multi-sites.

• Maîtrise : Blocage ou alerte en cas de dépassement budgétaire par entité.

Intelligence Artificielle : OCR Haute Précision & Agents Intelligents

Au-delà de l'extraction automatique de données (OCR) qui numérise vos factures sans erreur, Weproc intègre des Agents Intelligents conçus pour accompagner l'acheteur et le comptable. Cette IA analyse les comportements passés pour suggérer les imputations comptables, détecter les anomalies de prix et anticiper les besoins de réapprovisionnement. Elle agit comme un assistant proactif qui surveille la conformité de chaque transaction en temps réel.

Avantages clients :

• Aide à la décision : L'acheteur est alerté sur les meilleures opportunités et les risques fournisseurs.

• Productivité comptable : Un pré-remplissage intelligent qui réduit drastiquement les tâches répétitives et chronophages.

• Fiabilité accrue : L'agent intelligent agit comme un second regard, limitant les erreurs humaines et les fraudes potentielles.