Twelly Service

Fonctionnalités de Twelly Service

Présentation et description de Twelly Service

Twelly Service : l'ERP de gestion d'affaires conçu pour les sociétés de services

Dans une entreprise de services, il n'y a pas de stock à surveiller de la même manière que dans le négoce. La ressource la plus précieuse est souvent ailleurs : le temps des équipes, leurs compétences et la capacité de l'entreprise à transformer un projet vendu en projet rentable.

À mesure que l'activité se développe, cette équation devient plus difficile à maîtriser. Plusieurs missions avancent simultanément, les collaborateurs interviennent sur différents dossiers, les budgets évoluent et la facturation ne suit pas toujours au même rythme que la réalisation.

Twelly Service est un ERP développé par Cap Barthodia pour centraliser ces flux. Il s'adresse aux entreprises qui travaillent principalement par projets ou affaires, notamment aux bureaux d'études, cabinets de conseil, agences de communication et de publicité ou sociétés d'ingénierie.

Son objectif est de réunir au même endroit les informations nécessaires au suivi des affaires, budgets, projets, plannings, factures, règlements et indicateurs de gestion afin de donner aux responsables une vision transversale de leur activité.

Suivre une affaire au-delà de son simple chiffre d'affaires

Une mission importante n'est pas nécessairement une mission rentable.

Entre le montant vendu au client et le résultat réellement dégagé interviennent les ressources mobilisées, l'avancement du projet, les écarts de planning et les éventuels dépassements de budget.

Twelly Service permet de structurer la gestion d'affaires et de budgets afin de suivre plus précisément la rentabilité des projets.

Cette approche permet notamment de mieux répondre à plusieurs questions essentielles :

• Où en est réellement chaque affaire ?
• Le budget prévu est-il toujours cohérent avec l'avancement ?
• Quels projets méritent une attention particulière ?
• Les ressources sont-elles mobilisées conformément aux prévisions ?
• Quelle est la rentabilité réelle des missions en cours ?

L'enjeu n'est donc plus uniquement de savoir combien l'entreprise facture, mais de comprendre ce que chaque projet lui rapporte réellement.

Organiser les projets par phases

Plus une société de services gère de missions simultanément, plus la planification devient stratégique.

Un retard sur un projet peut mobiliser une ressource plus longtemps que prévu et créer, par ricochet, un problème sur plusieurs autres dossiers. Les calendriers indépendants et les tableaux de suivi individuels finissent alors par donner une vision fragmentée de la charge réelle.

Twelly Service permet de planifier l'avancement des projets par phase et de centraliser les informations utiles à leur suivi.

Cette organisation facilite la coordination entre les équipes et donne aux responsables une meilleure visibilité sur :

• les projets en cours ;
• les différentes phases de réalisation ;
• les ressources mobilisées ;
• l'avancement des missions ;
• les échéances à anticiper.

La planification devient ainsi un véritable outil de pilotage plutôt qu'un simple calendrier.

Relier la réalisation du projet à sa facturation

Dans les métiers de services, un décalage entre travail réalisé et facturation peut rapidement peser sur la trésorerie.

Twelly Service intègre donc facturation et suivi des règlements dans le circuit global de gestion. L'objectif est de rapprocher davantage la gestion opérationnelle du projet de son traitement administratif et financier.

Cette continuité permet de réduire le risque qu'une prestation réalisée reste trop longtemps en attente de facturation et facilite le suivi des sommes effectivement encaissées.

Pour le dirigeant ou le responsable administratif, l'intérêt est simple : disposer d'une lecture plus cohérente entre ce qui a été vendu, ce qui est réalisé, ce qui a été facturé et ce qui a été réglé.

Transformer les données en indicateurs de pilotage

Centraliser les informations n'a de valeur que si elles deviennent exploitables.

Twelly Service propose des analyses et tableaux de bord permettant d'utiliser les données issues de l'activité pour suivre l'entreprise avec davantage de précision.

L'objectif est de limiter les consolidations manuelles dans des tableaux parallèles et d'aider les responsables à disposer plus rapidement d'indicateurs utiles au pilotage.

Selon les besoins de l'entreprise, cette vision transversale peut notamment faciliter le suivi :

• de l'activité ;
• de l'avancement des projets ;
• des budgets ;
• de la facturation ;
• des règlements ;
• de la rentabilité des affaires.

L'ERP devient alors non seulement un outil de production administrative, mais également un support à la décision.

Suivre les équipes aussi sur le terrain

Tous les collaborateurs d'une société de services ne travaillent pas nécessairement depuis le même bureau.

Twelly Service dispose d'interfaces responsives et d'applications mobiles permettant de prolonger certains usages en mobilité. Cette possibilité est notamment intéressante pour suivre les collaborateurs qui interviennent directement chez les clients ou sur différents sites.

Elle permet de conserver un lien entre le terrain et le système de gestion, sans attendre systématiquement le retour au bureau pour accéder aux informations utiles.

Un ERP conçu pour les métiers qui travaillent à l'affaire

Un cabinet de conseil, un bureau d'études et une agence de communication partagent certains enjeux, mais ne structurent pas nécessairement leurs projets de la même manière.

Twelly Service repose sur la technologie open source iDempiere, à partir de laquelle Cap Barthodia a développé ses solutions Twelly. Cette base permet d'inscrire le logiciel dans une logique d'ERP adaptable plutôt que dans celle d'un outil figé.

Cette capacité est particulièrement intéressante lorsque l'entreprise dispose déjà de processus métier structurés et souhaite faire évoluer son système de gestion sans renoncer à ses spécificités

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À quelles entreprises Twelly Service convient-il ?

Twelly Service mérite notamment d'être étudié lorsque l'entreprise rencontre plusieurs de ces situations :

• les projets sont suivis dans plusieurs logiciels ou feuilles de calcul ;
• il est difficile de connaître rapidement la rentabilité d'une affaire ;
• les équipes travaillent simultanément sur plusieurs missions ;
• la planification devient difficile à consolider ;
• le suivi budgétaire est dissocié du suivi opérationnel ;
• la facturation prend du retard par rapport au travail réalisé ;
• les tableaux de bord nécessitent de nombreux retraitements manuels ;
• l'entreprise souhaite centraliser son activité dans un ERP dédié aux métiers du service.

Twelly Service cherche ainsi à créer un fil continu entre projet, ressources, budget, facturation et pilotage.

Pour une société de services en croissance, l'enjeu est moins de multiplier les outils spécialisés que de pouvoir enfin répondre, avec les mêmes données, à trois questions essentielles : où en sont nos projets, mobilisons-nous correctement nos ressources et nos affaires sont-elles réellement rentables ?