SMART-GEST

par MASYS

Organisation, facturation et planification (Gestion commerciale, ERP, GPAO ...)

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Auteur : Lebonlogiciel - Mis à jour le 16/10/2020

La solution ERP 100% full web pour le tertiaire! EZ-GEST a été conçue pour répondre spécifiquement aux besoins des Entreprises de Services du Numérique (ESN, SSII) et à ceux des sociétés de service, toutes tailles et activités confondues.

Enterprise resource planning (ERP)
Gestion de projet / affaire
Facturation
Gestion commerciale
Customer relationship management (CRM)
Générateur de workflow
Gestion documentaire (GED)

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Description

EZ-GEST est destinée aux PME et aux grosses entreprises, de 27 à 3000 salariés. Elle s’adresse aux entreprises de services, aux ESN, aux cabinets de conseils, cabinets d’avocats ainsi qu’à toutes les entreprises qui assurent la gestion d’affaires ainsi que des projets et qui souhaitent facturer à l’avancement de leurs projets et de leurs affaires.

A travers cinq familles de modules, EZ-GEST répond aux besoins de chacune des grandes fonctions de l’entreprise : direction, ressources humaines, production, finances et commercial.

EZ-GEST est une application dite « full-web », ce qui veut dire qu’elle est accessible avec une simple connexion à internet, par la plupart des navigateurs du marché (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opéra, Safari, Netscape).

Depuis 2009 Mafisys est partenaire de Microsoft dans le cadre du programme Bizspark, qui soutient les éditeurs de solutions innovantes.


Cette solution est disponible à l'achat et à la location, en cloud ou en local sur serveur. Elle est compatible sur PC et sur MAC.Elle dispose d'une couverture fonctionnelle très riche.

Cette solution inclus les fonctionnalités suivantes:

- Business Plan (BP)
La planification est le fer de lance de la productivité. L’analyse du réalisé est primordiale, mais le pilotage par anticipation reste la clé de voûte de votre succès. Le groupe BP vous outille pour prévoir, suivre les réalisations et analyser les écarts.

Les MODULES BP :
Planification
Elaboration budgétaire
Le module Elaboration budgétaire permet de concevoir et suivre des prévisions mensuelles glissantes. Chaque manager peut saisir son prévisionnel, chaque service peut suivre sa ligne budgétaire. Des outils vous aident à élaborer vos prévisions et à analyser les écarts entre le prévu et le réalisé.

Pourquoi choisir EZ-GEST?

- Pour la gestion des droits d’accès et des workflow de validation
EZ-GEST permet un paramétrage ultrafin des droits d’accès par métier, fonctionnalité, rôle et périmètre de visibilité. La gestion des droits permet de gérer tous les cas de figure, mêmes les plus complexes, tout en respectant la confidentialité des données.

De la même façon, les workflow de validation sont entièrement paramétrables. Il est possible de créer autant de règles que nécessaire pour que l’outil reflète exactement l’organisation et les procédures de votre structure.

Les workflows peuvent concerner de nombreux processus : comptes rendus d’activités, astreintes et heures supplémentaires, demandes d’absence, changements de salaire, primes, notes de frais, entretiens carrières, etc.

-Pour l’accompagnement:
Pour un module simple comme pour un ERP, Mafisys vous accompagne tout au long de l’intégration.
Nous mettons tout notre savoir-faire à l’œuvre pour la réussite de l’intégration d’EZ-GEST à votre Système d’Information, de l’analyse des besoins, au paramétrage fonctionnel, en passant par la reprise des données existantes, la formation et l’assistance des utilisateurs.

-Pas de contraintes techniques, tout est pris en charge : hébergement du progiciel, sauvegardes, mises à jour…

-Des économies immédiates : investissement moindre et facturation mensualisée

-Un hébergement haut de gamme : garanti sans interruption, ultra sécurisé

-Une sécurité à plusieurs niveaux : Datacenters sous surveillance permanente, alimentation électrique redondante

-Des sauvegardes en permanence : 2 sauvegardes

-Abonnement sans engagement de durée

Fonctionnalités

Gestion électronique des documents

Ce module GED permet la gestion des circuits de validation des documents, la validation des budgets. Il permet de dématérialiser et d'indexer l'ensemble des documents liés aux collaborateurs. C'est également un outil de travail collaboratif.

Le module Gestion électronique de la documentation commun à l’ensemble de l’application permet de dématérialiser et d’indexer l’ensemble des documents liés à l'ensemble des collaborateurs des entreprises.

Gestion documentaire (GED)
Gestion des Ressources Humaines (HRMS)

Ce module permet de centraliser toutes les données sur les candidats, les salariés et les intervenants externes, le bouquet HRMS aide les entreprises à piloter leurs forces motrices: La matière grise.. Banque de CV et de compétences, standardisation des processus de recrutement, gestion des carrières : de l’entretien à la promotion. Ce module permet aux entreprises de gagner en efficacité et en précision.

Ce module inclus un sous module Activités et absences qui permet aux entreprises de suivre en temps réel les temps de production. Les entreprises peuvent traiter et exploiter toutes les données nécessaire à la gestion du revenu. De la facturation à la détermination des coûts d’exploitation en passant par l’analyse de votre activité. Accessible depuis internet, il permet la saisie directe des temps et demandes de congés des salariés.

Le module Générateur de document RH permet de générer les documents standards relatifs aux Ressources Humaines (contrats, avenants, ordre de mission, CV, attestation de travail…) directement depuis l’application.

Système d'information RH (SIRH)
Gestion des compétences

Le module gestion des compétences est très complet. Il inclus un sous module pour la gestion des diplômes, des formations, des langues et des compétences. Il permet aux entreprises de suivre les évolutions du niveau de qualification d'expérience des candidats et de leurs collaborateurs. Un système de mots-clés permet ainsi de trouver à coup sûr le/la candidat(e) ad hoc sur telle ou telle mission.

Ce module permet également la gestion des carrières et des rémunérations et apporte une aide précieuse aux entreprises lors de leurs entretiens de carrières. Elles peuvent en toute équité et tout en maîtrisant l'impact sur le prix de revient engager des promotions et des augmentations de salaires.

Gestion des compétences
Note de frais

Le module Notes de frais & avantages permet aux salariés de saisir eux-mêmes leurs notes de frais, calculées automatiquement selon les barèmes que vous avez définis. Les entreprises peuvent suivre le processus de validation jusqu'à la refacturation automatique ou manuelle.

Notes de frais
Préparation des paies

Le module Exports paie & fichier de paie permet de paramétrer des exports d’éléments de paie par rubrique et d’éditer des fichiers dans lesquels sont recensés tous les éléments variables validés.

Paie
Gestion de la relation clients

Ce module inclus le Suivi clients & prospects:
Le module Suivi clients & prospects permet de centraliser tous les contacts par client et par fonction, de suivre la prospection par nombre d’appels, les rendez-vous honorés et les comptes rendus. Les rendez-vous sont recensés, intégrés aux agendas et synchronisés avec les messageries.

Le module Opportunités rassemble toutes les opportunités des entreprises avec leur probabilité de réalisation.

Le module Simulation permet de simuler en temps réel la rentabilité des opportunités en préparant les plans de charge lors des avant-ventes.

Le module Clients & contrats permet de suivre vos contrats par client, commercial ou centre de profit. Il connaît par cœur l’organigramme juridique des clients et suit les contrats signés .Les entreprises connaissent en temps réel l’état de la couverture contractuelle et peuvent renseigner les informations nécessaires à la facturation.

Cette fonctionnalité permet aux entreprises de suivre avec précision et au jour le jour chaque dossier, de relancer au moment opportun, planifier les intervention et simuler les opportunités.

Customer relationship management (CRM)
Reporting

La section BI donne les supports nécessaires pour analyser l'activité des entreprises de façon transversale et précise. A travers un paramétrage fin, détaillé sur mesure pour chaque entreprise, elles peuvent analyser chaque centre de profit/coûts(chaque projet, chaque intervenant, chaque client, chaque affaire, chaque commercial). Ce qui leur permet de prendre les décisions les plus pertinentes pour leur croissance.

Tableaux de bord
Facturation

Le module Projets & facturation permet de suivre vos projets avec précision et d'assurer la facturation des entreprises. Elles peuvent également suivre les recouvrements et les encours, gérer les processus de cessions de factures et alertent sur les retards de facturation.

Facturation
Gestion de projets

Le module Gestion de projet permet un suivi opérationnel des contrats « long-terme » grâce à l’intégration d’un module de gestion de projet orienté chef et directeur de projet. Il estime réalisations et restes à faire pour chaque lot, détermine l’avancement du projet, valorise le chiffre d’affaires à l’avancement selon les règles préconisées par le plan comptable général et estime les éventuelles pertes à provisionner.

Gestion de projet / affaire
Dépenses et trésorerie

Le module Dépenses & trésorerie permet de saisir toutes vos factures fournisseurs et les postes de trésorerie, de suivre toutes les échéances à régler et les impayés fournisseurs.

Le module Planification permet d’anticiper les actions des acteurs et leurs conséquences sur un budget prévisionnel.

Le module Elaboration budgétaire permet de concevoir et suivre des prévisions mensuelles glissantes. Chaque manager peut saisir son prévisionnel, chaque service peut suivre sa ligne budgétaire. Des outils aident les entreprises à élaborer vos prévisions et à analyser les écarts entre le prévu et le réalisé.

Trésorerie / Communication bancaire / rapprochement bancaire
Comptabilité

Le module Exports comptables permet d’exporter toutes vos factures clients et fournisseurs vers vos logiciels de comptabilité, dans un format entièrement personnalisable et compatible avec la plupart des outils de comptabilité du marché.

Comptabilité

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