PROPRET

Un tableau de bord personnalisable

Le tableau de bord PROPRET a été conçu pour répondre aux besoins des entreprises de nettoyage, leur permettant de créer une interface de gestion qui reflète leurs propres pratiques commerciales.

Comme il est possible d'ajouter de nombreux modules utiles, un administrateur peut personnaliser le tableau de bord selon ses besoins. En outre, chaque administrateur peut créer son propre tableau de bord.

Un tableau de bord sans limites

Le tableau de bord dynamique intégré au logiciel PROPRET contient toutes les données nécessaires à la supervision de votre activité de nettoyage.

Ainsi, vous pouvez ajouter des modules à votre logiciel au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Vous disposerez de la polyvalence et des performances nécessaires à une gestion efficace des entreprises de nettoyage.

À partir du logiciel de gestion pour les entreprises de nettoyage, vous pouvez créer une variété de documents - devis, factures, rapports sur les mains courantes et bons d'intervention.

Vous pouvez envoyer des courriels directement depuis la plateforme à vos clients et agents.

Le logiciel métier de PROPRET vous permet d'automatiser l'envoi de certains courriers électroniques. Automatisez vos communications en mettant en place des modèles pour :

Le planning hebdomadaire de vos agents
Vos clients peuvent revoir les rapports de la main courante d'hier.
Les bons d'intervention que vous avez remis aux clients la veille.

Pour chaque site que vous créez, vous pouvez désactiver la fonction au cas par cas pour affiner votre sélection. Il est également possible d'envoyer les plannings des agents directement depuis le fichier des agents.

Vous pouvez ainsi choisir les plannings des agents à envoyer automatiquement, ainsi que l'emplacement de leurs rapports de terrain.

Le logiciel PROPRET vous permet de personnaliser vos messages électroniques. Pour cela, allez dans le menu des paramètres et définissez un message par défaut qui accompagnera votre pièce jointe, vous pouvez le modifier à votre guise.

En outre, vous pouvez envoyer des courriels dans lesquels vous personnalisez le texte au cas par cas. De cette façon, tout en maintenant la confiance de vos clients et agents, vous leur assurez qu'ils reçoivent une attention individualisée

Vous pouvez vous assurer de la bonne réception de vos e-mails en utilisant le logiciel, qui vous permet de suivre tous vos messages.

En créant des rappels, vous êtes assuré que vos clients ont reçu et ouvert leurs devis ou factures. Vous savez également si vos agents de nettoyage tiennent compte des horaires.

Le plus ? Le logiciel vous permet d'archiver vos e-mails à tout moment, ce qui signifie que si vous en envoyez un par accident (ou volontairement), il sera conservé dans sa forme originale.

PROPRET est un logiciel qui peut vous aider avec vos documents. Il permet d'ajouter tous les documents administratifs importants, tels que les formulaires fiscaux et les factures. Tous les documents ajoutés sont à placer soit dans les dossiers de vos agents de nettoyage, soit dans ceux de vos clients. Pour créer votre bibliothèque de documents, il suffit d'importer les documents que vous souhaitez inclure, de leur donner un nom et de saisir leur date. Vous pouvez ajouter autant de fichiers que nécessaire, par exemple : carte d'identité/permis de séjour contrat/conditions générales de vente, etc.

Le logiciel PROPRET vous permet de télécharger de nombreuses images dans son système de gestion des documents de votre entreprise. Vous pouvez, à partir de la fiche du site concerné, ajouter des photos des lieux qui font l'objet de votre contrat de nettoyage. Vous pouvez poster autant de photos que vous le souhaitez, c'est illimité. Toutes ces photos font partie de votre galerie personnelle qui est accessible de n'importe où via l'espace administrateur de PROPRET. Ainsi, lorsque vous créez un document tel qu'une facture ou un devis, ajoutez-y des photos à partir de vos images enregistrées.

Le logiciel PROPRET vous permet d'informer, de gérer et de contrôler tous les aspects de cette relation avec chaque client individuel.

Pour ce faire, allez dans votre dossier client et faites défiler la page jusqu'à ce que vous voyiez la section intitulée "contrat". Tout ce que vous avez à faire est d'entrer un nom sous "client" et une date de fin pour son contrat. De cette façon, toutes vos obligations contractuelles passées ou actuelles seront facilement accessibles.

De plus, vous pouvez ajouter autant de contrats que vous le souhaitez au dossier de chaque client et l'archivage est illimité, sans limite de temps.

Les équipes de PROPRET ont pensé à tout, ainsi depuis le tableau de bord dynamique de votre logiciel de gestion pour entreprise de nettoyage, vous pouvez voir en un clin d'œil toutes les échéances des contrats clients. Pour ce faire, il suffit d'ajouter le module dédié.

De cette façon, vous et vos autres administrateurs pouvez suivre les dates d'expiration des contrats. Un bon outil pour négocier de nouveaux contrats avec les clients est une base de données qui permet de suivre les dates d'expiration des contrats à venir.

La mise en place d'un service d'abonnement forfaitaire pour la gestion des factures est simple et programmable avec PROPRET.

Vous ne pouvez créer un abonnement qu'après avoir créé une facture à partir du calendrier ou des services, car il utilise cette facture par défaut.

Le duplicata sera effectué en fonction de la durée de l'abonnement et de la fréquence à laquelle il faut dupliquer la facture originale : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

Une fois l'abonnement créé, vous le trouverez dans l'onglet Abonnements de la section Facturation de votre logiciel. À partir de là, PROPRET générera des factures en double à la fréquence que vous souhaitez.

Les factures générées par votre abonnement apparaîtront dans le menu Facturation sous "Factures". Il ne vous reste plus qu'à les envoyer aux clients.

En outre, vous pouvez personnaliser le titre des factures générées par les abonnements dans les paramètres de votre agence afin qu'elles incluent des variables automatiques telles que : Date d'émissionNom du clientNuméro de référence du mois et de l'année.

La gestion et la modification des abonnements sont simples. Vous avez deux possibilités : modifier ou suspendre un abonnement. Si vous choisissez de modifier un abonnement, vous pouvez changer sa fréquence, sa durée et même la facture de référence sur laquelle il est basé ! Si vous choisissez de suspendre un abonnement, il sera automatiquement résilié, mais vous pourrez le relancer ultérieurement. En outre, vous pouvez accéder à la liste des factures générées par chaque abonnement.

Avec le logiciel PROPRET, vous pouvez exporter un fichier de données contenant un résumé des heures planifiées de vos agents de sécurité. Cela facilite le travail de votre comptable.

Le logiciel PROPRET comprend un module qui vous permet de gérer les contrats de vos employés. A partir de la fiche de chaque employé, vous pouvez saisir ses informations professionnelles dans cette base de données.

Cette fonction vous permet de voir si votre agent de nettoyage a fait son travail et de programmer les services plus facilement.

Avec l'aide de PROPRET, vous avez une meilleure vue d'ensemble des heures de travail de votre personnel, ce qui facilite le suivi des heures de début et de fin de travail.

Ainsi, vous avez le plein contrôle de vos politiques de ressources humaines et pouvez vous assurer que les agents sont rémunérés équitablement.

Le logiciel PROPRET vous permet d'ajouter autant d'indisponibilités que vous le souhaitez pour vos produits de nettoyage. Ces indisponibilités sont ensuite incluses dans la préparation de l'exportation et peuvent être utilisées par toutes les parties impliquées dans ce processus.

PROPRET permet la gestion et le contrôle du matériel prêté. A partir du fichier d'un agent ou d'un site, vous pouvez saisir tous les prêts effectués à un emprunteur.

Vous pouvez suivre les mouvements de vos équipements via un tableau de bord, et également éditer des bordereaux de livraison de matériel à partir de dossiers associés aux agents.

PROPRET vous permet de gérer tous les types de demandes des employés, qu'il s'agisse de décisions d'embauche, de problèmes de séparation, d'ajustements de rémunération ou d'évaluations de performance.

Ainsi, les employés peuvent faire des demandes directement à partir de leur application. Lorsque vous recevez une telle demande de congé dans votre boîte de réception, il ne vous reste plus qu'à l'accepter ou à la rejeter - l'agent en sera alors également informé par courrier électronique.

PROPRET vous permet de rester en conformité avec la réglementation. Il vous permet de gérer les expirations des licences de vos employés depuis le logiciel, ainsi que de recevoir des alertes par email si ces licences sont sur le point d'expirer.

Alors que le recrutement et la gestion des agents est l'une des tâches les plus compliquées pour toute entreprise, PROPRET propose une solution qui vous permet de créer des profils complets d'agents comprenant toutes les informations pertinentes telles que les contrats, les spécialités, les cartes professionnelles ou les numéros.

En outre, vous pouvez attribuer jusqu'à cinq étoiles et commentaires aux agents.