Optigest

Gestion des affaires, des contacts et des intervenants

La fonctionnalité de gestion des affaires, des contacts et des intervenants est un élément clé d'Optigest. Elle vous permet de centraliser et d'organiser toutes les informations relatives à vos affaires, vos contacts et les intervenants associés.

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer et gérer des fiches d'affaires pour chaque projet ou contrat que vous entreprenez. Vous pouvez y enregistrer les détails importants tels que le nom de l'affaire, sa description, les dates clés, les objectifs, les contraintes, les ressources allouées, etc. Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble de toutes vos affaires en cours et de suivre leur évolution.

En ce qui concerne les contacts, vous pouvez enregistrer les informations relatives à vos clients, fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes. Vous pouvez stocker leurs coordonnées, leurs préférences de communication, leurs responsabilités, leurs historiques d'interaction, etc. Cette fonctionnalité vous permet de disposer d'une base de données centralisée de contacts et de faciliter la gestion de vos relations professionnelles.

Lorsqu'il s'agit des intervenants, vous pouvez créer des profils pour chaque personne impliquée dans vos affaires, qu'il s'agisse de membres de votre équipe, de sous-traitants ou d'autres parties prenantes. Vous pouvez enregistrer leurs compétences, leurs rôles, leurs disponibilités, leurs historiques de participation, etc. Cela vous permet de mieux organiser les ressources humaines nécessaires pour mener à bien vos projets.

En utilisant la fonctionnalité de gestion des affaires, des contacts et des intervenants d'Optigest, vous pouvez facilement accéder à toutes ces informations essentielles, les mettre à jour et les partager avec les membres de votre équipe. Cela favorise la collaboration, la coordination et la prise de décision éclairée, ce qui contribue à une meilleure gestion de vos affaires et à l'optimisation de vos ressources.

Dossier de candidatures

La fonctionnalité de dossier de candidatures dans Optigest vous permet de gérer efficacement le processus de recrutement au sein de votre entreprise. Que vous soyez à la recherche de nouveaux collaborateurs, de stagiaires ou de prestataires externes, cette fonctionnalité facilite la collecte, l'organisation et l'évaluation des candidatures.

Lorsque vous recevez une candidature, vous pouvez créer un dossier dédié à ce candidat dans Optigest. Vous pouvez y stocker toutes les informations pertinentes, telles que le CV, la lettre de motivation, les références, les certifications, les coordonnées, etc. Cela vous permet de centraliser toutes les données liées aux candidats et de les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez suivre l'évolution du processus de recrutement pour chaque candidat. Vous pouvez enregistrer les différentes étapes, telles que la présélection, les entretiens, les tests, les vérifications de références, etc. Vous pouvez également attribuer des tâches spécifiques à des membres de votre équipe, leur assigner des notes et des commentaires, et enregistrer des informations sur la décision finale.

En utilisant le dossier de candidatures dans Optigest, vous pouvez gérer efficacement les flux de travail liés au recrutement. Vous pouvez créer des rappels et des notifications pour vous assurer de respecter les délais et de ne manquer aucune étape importante. De plus, vous pouvez générer des rapports et des statistiques sur les candidatures, ce qui vous permet d'évaluer vos processus de recrutement et d'identifier d'éventuelles améliorations.

Cette fonctionnalité vous offre une vue d'ensemble des candidatures en cours, vous permettant de comparer les profils, de prendre des décisions éclairées et de sélectionner les meilleurs candidats pour votre entreprise. Grâce à la gestion efficace des dossiers de candidatures, vous économisez du temps, simplifiez le processus de recrutement et améliorez la qualité de vos nouvelles embauches.

Calendrier type Outlook

La fonctionnalité du calendrier type Outlook dans Optigest vous permet de gérer facilement et efficacement vos rendez-vous, réunions et autres événements professionnels. Inspiré du célèbre calendrier Outlook, cette fonctionnalité vous offre une interface familière et conviviale pour organiser votre emploi du temps et suivre vos engagements.

Avec le calendrier type Outlook, vous pouvez créer des événements en spécifiant les détails tels que le titre, la date, l'heure, la durée et la localisation. Vous pouvez également ajouter des participants à vos événements et leur envoyer des invitations. Cette fonctionnalité facilite la coordination des réunions et des rendez-vous en permettant à tous les participants de visualiser leurs disponibilités respectives.

Une fois les événements créés, vous pouvez les afficher dans différentes vues, telles que le jour, la semaine, le mois ou l'agenda. Cela vous permet d'avoir une vision d'ensemble de votre emploi du temps et de planifier vos activités en conséquence. De plus, vous pouvez personnaliser les couleurs, les catégories et les étiquettes pour organiser vos événements de manière visuelle et intuitive.

Le calendrier type Outlook vous offre également la possibilité de configurer des rappels pour ne pas oublier vos rendez-vous importants. Vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail, des pop-ups ou des alertes sur votre téléphone. Cela vous aide à rester ponctuel et à respecter vos engagements professionnels.

En outre, la fonctionnalité du calendrier type Outlook dans Optigest permet la synchronisation avec d'autres applications et dispositifs. Vous pouvez facilement intégrer votre calendrier avec d'autres outils de gestion du temps, tels que votre application mobile, votre client de messagerie ou d'autres plateformes de collaboration. Cela assure une cohérence et une accessibilité optimales de vos événements, où que vous soyez.

En résumé, le calendrier type Outlook dans Optigest vous offre une solution complète de gestion du temps et des rendez-vous. Il vous permet de planifier, suivre et organiser vos événements professionnels de manière efficace. Grâce à son interface conviviale et à ses fonctionnalités avancées, vous pouvez optimiser votre productivité, éviter les conflits d'horaires et rester organisé dans vos activités quotidiennes.

Envoi et réception de mails

La fonctionnalité d'envoi et de réception de mails dans Optigest vous permet de gérer facilement votre communication par e-mail au sein de la plateforme. Que ce soit pour communiquer avec vos collaborateurs, vos clients, ou d'autres intervenants, cette fonctionnalité vous offre un moyen pratique et centralisé pour gérer tous vos échanges par e-mail.

Avec Optigest, vous pouvez composer et envoyer des e-mails directement depuis l'interface du logiciel. Vous avez la possibilité de rédiger vos messages, d'ajouter des pièces jointes, de spécifier les destinataires, et d'utiliser toutes les fonctionnalités habituelles d'un client de messagerie. Cela vous permet de rester connecté et de communiquer efficacement avec vos contacts professionnels.

Lors de la réception d'e-mails, vous avez un accès direct à votre boîte de réception dans Optigest. Vous pouvez consulter et lire vos e-mails, organiser vos messages dans des dossiers, et effectuer des actions telles que répondre, transférer, ou archiver. Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos e-mails de manière intégrée, sans avoir à passer d'un logiciel de messagerie à un autre.

De plus, Optigest facilite l'organisation et la recherche de vos e-mails. Vous pouvez créer des dossiers personnalisés pour classer vos messages par catégorie, projet ou contact. Cela vous permet d'avoir une vue structurée de votre boîte de réception et de retrouver facilement les e-mails importants. De plus, vous pouvez effectuer des recherches avancées pour trouver rapidement les messages correspondant à des critères spécifiques.

Optigest prend également en charge la synchronisation des e-mails avec d'autres clients de messagerie et plateformes. Cela signifie que vous pouvez intégrer votre boîte de réception Optigest avec votre client de messagerie habituel, tel que Outlook, Thunderbird, ou tout autre client compatible. Cela assure une cohérence et une accessibilité optimales de vos e-mails, peu importe l'outil que vous utilisez.

En résumé, la fonctionnalité d'envoi et de réception de mails dans Optigest vous permet de gérer efficacement votre communication par e-mail au sein de la plateforme. Grâce à son interface conviviale et à ses fonctionnalités avancées, vous pouvez composer, envoyer, recevoir et organiser vos e-mails de manière centralisée. Cela simplifie votre flux de travail, vous fait gagner du temps et vous aide à rester connecté avec vos contacts professionnels.

Historique des modifications

La fonctionnalité d'historique des modifications dans Optigest vous permet de suivre et de visualiser toutes les modifications effectuées sur les données et les documents au sein du logiciel. Cela vous offre un historique détaillé des changements apportés, ce qui peut être particulièrement utile pour la traçabilité, l'audit et la gestion des versions.

Lorsque vous effectuez des modifications dans Optigest, telles que la mise à jour des informations d'un contact, la modification d'un document ou la création d'une note, ces actions sont enregistrées dans l'historique des modifications. Vous pouvez donc consulter chaque étape effectuée, y compris la date et l'heure de la modification, l'utilisateur qui l'a effectuée et les détails spécifiques de la modification.

Cet historique vous permet de retracer l'évolution des données et des documents au fil du temps, ce qui peut être précieux pour suivre les différentes étapes d'un projet, comprendre les actions réalisées par chaque utilisateur et analyser les modifications apportées. Il facilite également la collaboration entre les membres de votre équipe, car vous pouvez identifier rapidement qui a effectué quelles modifications et quand.

L'avantage de cette fonctionnalité est qu'elle garantit la transparence et la traçabilité des modifications effectuées dans Optigest. Cela peut être particulièrement important dans le contexte de la gestion de projet, où de nombreuses personnes travaillent sur les mêmes données et où il est essentiel de comprendre les changements apportés et d'assurer l'intégrité des informations.

En accédant à l'historique des modifications, vous pouvez également restaurer une version précédente d'une donnée ou d'un document si nécessaire. Cela vous permet de revenir en arrière et de rétablir une version antérieure, en cas d'erreur ou de besoin de retrouver une information précédente.

En résumé, la fonctionnalité d'historique des modifications dans Optigest offre un suivi détaillé des changements effectués sur les données et les documents. Elle facilite la traçabilité, l'audit et la gestion des versions, vous permettant de visualiser les modifications apportées, de comprendre qui les a réalisées et quand, et de restaurer des versions précédentes si nécessaire. Cela contribue à une meilleure gestion de l'information, à la transparence et à la collaboration au sein de votre entreprise.

Import des entreprises retenues

La fonctionnalité d'import des entreprises retenues dans Optigest vous permet de facilement importer et intégrer les informations des entreprises avec lesquelles vous avez établi une collaboration ou que vous avez sélectionnées pour un projet spécifique. Cela vous permet d'avoir une base de données complète et à jour des entreprises concernées, ce qui facilite la gestion de vos contacts et de vos relations professionnelles.

L'import des entreprises retenues se fait généralement à partir de sources externes, telles que des fichiers Excel ou CSV contenant les détails des entreprises que vous souhaitez intégrer dans Optigest. Vous pouvez spécifier les informations à importer, telles que le nom de l'entreprise, les coordonnées, les adresses, les contacts clés, etc. Une fois les données importées, elles sont automatiquement intégrées dans votre base de données Optigest.

Cette fonctionnalité vous fait gagner un temps précieux en évitant d'avoir à saisir manuellement toutes les informations des entreprises retenues. Elle réduit les risques d'erreurs et assure une mise à jour rapide de votre base de données. De plus, elle vous permet d'avoir une vue d'ensemble claire et organisée des entreprises avec lesquelles vous travaillez, ce qui facilite la gestion des interactions, des opportunités commerciales et des projets.

Une fois les entreprises importées, vous pouvez les classer, les catégoriser et les associer à des projets ou des affaires spécifiques dans Optigest. Cela vous permet d'avoir une vision globale de vos relations avec ces entreprises, y compris les historiques des interactions, les documents partagés, les facturations, etc.

En résumé, la fonctionnalité d'import des entreprises retenues dans Optigest simplifie et accélère le processus d'intégration des informations des entreprises avec lesquelles vous collaborez. Elle vous permet d'avoir une base de données complète et à jour, facilitant la gestion des contacts et des relations professionnelles. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps, réduit les risques d'erreurs et vous offre une vue d'ensemble organisée de vos interactions avec ces entreprises.