Jafy

Construire un devis en arborescence et le faire accepter en ligne

Un devis Jafy se compose de titres, de sous-titres, de lignes et de commentaires imbriqués les uns dans les autres, que l'on réordonne au glisser-déposer sans casser la structure. Chaque ligne porte sa désignation, son unité, sa quantité, son prix unitaire et son taux de TVA, et l'autocomplétion depuis la bibliothèque d'articles crée au besoin la ligne de main-d'œuvre associée avec ses heures et son taux. Un devis existant se duplique en un clic, ce qui correspond au geste réel du métier lorsqu'un chantier ressemble au précédent. La remise globale s'applique en pourcentage ou en montant, la date de validité se règle par défaut, et l'échéancier de paiement se prépare dès ce stade.

Le devis suit ensuite un cycle de vie contrôlé, du brouillon à la finalisation puis à l'envoi, avec verrouillage du document à l'envoi. Le client reçoit un lien personnel qui lui permet d'accepter ou de refuser sans créer de compte. Son acceptation est horodatée, conservée comme preuve, et produit un PDF scellé. Il s'agit d'une acceptation en ligne et non d'une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS, distinction que nous préférons énoncer plutôt que laisser croire.

Facturer un chantier à l'avancement, situation après situation

Jafy propose deux façons de calculer une situation de travaux. La première applique un pourcentage ligne par ligne, utile quand les lots avancent à des rythmes différents. La seconde applique un pourcentage d'avancement global au chantier. Dans les deux cas, l'avancement ne peut que progresser d'une situation à la suivante, et un contrôle à la finalisation empêche de dépasser le montant du marché.

Les acomptes déjà encaissés sont imputés en euros au niveau du document, et non en pourcentage sur les lignes, de sorte que le pourcentage affiché reste bien l'avancement réel des travaux. La ventilation par taux de TVA est conservée à chaque étape, ce qui évite les écarts d'arrondi entre les situations et le solde. Le dossier se clôt par une facture de solde qui reprend l'ensemble des sommes déjà appelées. Une facture transmise ne peut jamais être annulée : la correction passe par un avoir total ou partiel rattaché à sa facture d'origine, comme la réglementation l'impose.

Suivre une retenue de garantie jusqu'à sa libération

La retenue de garantie n'est pas une remise mais un différé de paiement, et Jafy la traite comme telle. Elle se pose sur une facture autonome ou sur une facture de solde, jamais sur un acompte ni sur une situation, et s'applique au montant toutes taxes comprises de la facture qui la porte. Le document remis au client affiche le net réellement exigible ainsi que la mention de libération à un an.

Au moment de l'encaissement, le logiciel pré-remplit le montant net et refuse la somme pleine, puis marque la facture comme soldée hors retenue. La date de réception des travaux se saisit à la main ou se pose automatiquement en générant le procès-verbal de réception, document PDF prêt à signer qui accepte les réserves ; une fois posée, cette date est figée. À l'échéance, un rappel remonte la libération attendue et un bouton dédié produit la facture de libération correspondante. Si les réserves ne sont pas levées, la régularisation passe par un avoir.

Gérer un parc de véhicules et des ordres de réparation

Le mode garage de Jafy tient une fiche par véhicule : immatriculation, marque, modèle, numéro d'identification et informations de carte grise. Le kilométrage se relève aussi bien sur le devis que sur la facture, ce qui laisse une trace utile lors du passage suivant. Chaque véhicule est rattaché à son propriétaire actuel, et ce lien pré-remplit les documents dans les deux sens : depuis la fiche client on retrouve ses véhicules, depuis un véhicule on retrouve son propriétaire.

L'ordre de réparation se génère directement depuis le devis, avec les informations du véhicule déjà reportées, et se signe sur place au comptoir. Un agenda d'atelier permet de placer, de déplacer et de supprimer les rendez-vous. Enfin, une reprise de données depuis Kwixéo récupère les clients, les véhicules et l'historique de facturation ; ces anciennes factures sont conservées comme archives consultables et n'entrent pas dans la numérotation de Jafy.

Recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs au format Factur-X

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise française doit être en mesure de recevoir ses factures au format électronique. Jafy répond à cette obligation en se raccordant à B2Brouter, plateforme immatriculée par la DGFiP le 12 décembre 2025, sous réserve du rapport d'audit comme l'ensemble des plateformes de la liste officielle publiée sur impots.gouv.fr. Jafy n'est pas lui-même plateforme agréée : il s'y raccorde, et nous publions le nom de cette plateforme ainsi que sa date d'immatriculation.

Les factures fournisseurs arrivent dans le logiciel avec leur PDF et leurs pièces jointes, archivés en stockage objet. L'artisan les accepte ou les refuse, et la décision est transmise à la fois au portail public et au fournisseur. La désignation de la plateforme fait l'objet d'un mandat horodaté, avec sa version, son signataire et son adresse IP, révocable à tout moment. À ce jour, Jafy reçoit les factures électroniques mais ne les émet pas encore : l'émission est en cours de développement en vue de l'échéance de septembre 2027 applicable aux TPE et PME.

Dicter un devis ou une facture à un agent conversationnel

Jafy embarque un agent conversationnel qui comprend la voix comme le clavier. Il crée une fiche client, part d'un modèle existant de la bibliothèque, rédige un devis, produit une facture sans devis préalable, ou reprend un document en cours pour le modifier et le reformuler. Avant chaque action, il enregistre un instantané du document, ce qui permet de revenir en arrière ou d'abandonner sans rien perdre.

Il lit également les documents : un ticket de caisse ou une facture d'achat photographiée devient une dépense catégorisée avec son marchand, ses montants et sa TVA. Sur un document déjà finalisé, l'agent refuse de modifier et oriente vers un avoir, parce que la réglementation l'exige. Chaque requête consomme un crédit mensuel, dont le nombre dépend de la formule choisie. Une estimation de prix unitaire peut être proposée sur une ligne de devis, mais elle est accompagnée d'un avertissement permanent : ce n'est qu'un ordre de grandeur, qui ne connaît ni vos tarifs, ni vos coûts, ni les contraintes du chantier.

Transmettre sa comptabilité à son expert-comptable

Jafy exporte la comptabilité, il ne la tient pas, et cette distinction est volontaire. L'expert-comptable dispose d'un accès gratuit et distinct de celui de l'artisan, ouvert sur invitation, depuis lequel il récupère le journal des ventes, le journal des achats et le fichier des écritures comptables au format réglementaire, avec ses dix-huit colonnes obligatoires. L'export se fait par période et se télécharge en une archive complète.

Le paramétrage suit les usages du cabinet : numéros de compte client, compte d'acomptes, compte de retenue de garantie, comptes de TVA taux par taux et préfixe auxiliaire sont configurables, et le plan comptable du client est libre. Les dépenses alimentées par la lecture des tickets et des factures d'achat rejoignent le journal des achats. Le régime de TVA de l'entreprise, sur les encaissements, sur les débits ou en franchise, est pris en compte et génère les mentions correspondantes sur les documents.

Encaisser, suivre les impayés et rappeler au bon moment

Chaque encaissement est enregistré de façon immuable, avec son montant, sa date, son moyen et sa référence, et vient s'ajouter à une chaîne qu'aucune suppression ne vient rompre. Les paiements partiels sont acceptés, et une erreur se corrige par une écriture inverse plutôt que par un effacement, ce qui préserve la piste d'audit. Le tableau de bord donne à tout moment le chiffre d'affaires facturé, les sommes à encaisser, les montants en retard, le délai moyen de paiement et le taux de transformation des devis.

Un écran dédié liste les factures dues et permet d'envoyer un rappel au client, avec l'historique de ceux déjà partis. Nous préférons le dire clairement : ces rappels ne partent jamais tout seuls, c'est l'artisan qui décide et qui clique. Le même écran remonte les échéances de libération de retenue de garantie, afin que la somme retenue un an plus tôt ne soit pas oubliée.