Invoice Manager (add-on)
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Invoice Manager (add-on) c'est quoi ?
Simplifiez la gestion de vos factures électroniques avec notre add-on M-Files : automatisation, conformité légale et réduction des coûts en un clic."
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Fonctionnalités de Invoice Manager (add-on)
Capture et extraction automatique des données de facturation
Capture et extraction automatique des données de facturation
Grâce à la technologie avancée d’Invoice Manager, la capture des données essentielles de vos factures devient un jeu d’enfant. Que les factures soient reçues au format PDF, papier numérisé ou hybride (comme Factur-X), l’add-on extrait automatiquement les informations clés : numéro de facture, date, fournisseur, montant HT/TTC, Fournisseur, et bien plus encore.
Cette fonctionnalité permet non seulement de gagner du temps en supprimant la saisie manuelle, mais réduit aussi le risque d’erreurs. Même les utilisateurs novices peuvent rapidement exploiter cette capacité, simplifiant leur gestion comptable tout en améliorant la fiabilité des données.
Workflow de validation entièrement automatisé
Invoice Manager intègre un workflow intelligent qui automatise le processus de validation des factures. Chaque facture suit un circuit précis : validation, rapprochement, approbation et mise en paiement. Ce workflow est entièrement personnalisable pour s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise, qu’il s’agisse de respecter vos délais de paiement ou de gérer plusieurs niveaux d’approbation.
L’automatisation garantit une visibilité totale sur l’état des factures à chaque étape et réduit les retards, favorisant ainsi une meilleure relation avec vos fournisseurs. Une solution idéale pour centraliser et structurer votre gestion financière, même pour les non-spécialistes.
Conformité légale et traçabilité renforcées
Invoice Manager s’intègre parfaitement aux principaux logiciels comptables (Sage, EBP, CEGID, etc.), éliminant les ressaisies fastidieuses et réduisant les erreurs. De plus, la génération automatique de tableaux de bord personnalisables permet de visualiser vos données financières sous forme de graphiques clairs et intuitifs.
Les utilisateurs peuvent analyser les flux financiers en temps réel, suivre les factures par fournisseur, par statut ou par montant. Cette capacité de reporting facilite la prise de décision stratégique et rend la gestion des finances accessible à tous, même à ceux sans formation comptable approfondie.
Présentation et description de Invoice Manager (add-on)
Optimisez votre gestion de factures électroniques avec invoice Manager M-Files Kpass Solutions
Dans un contexte où la dématérialisation devient un standard, les entreprises cherchent des solutions fiables et conformes pour gérer leurs factures électroniques. L’add-on M-Files dédié à la gestion des factures électroniques répond à ce besoin en combinant automatisation, conformité et performance. Découvrez comment cet outil peut transformer votre gestion administrative et comptable.
1. Une automatisation complète de la gestion des factures
L’add-on M-Files automatise le traitement des factures fournisseurs, qu’elles soient reçues par email ou via des plateformes dédiées. (PDP), scanner. Grâce à des technologies avancées de capture de données utilisant l'IA , les informations clés (numéro de facture, montant, fournisseur, etc.) sont extraites automatiquement. Cela permet un traitement rapide et réduit considérablement les erreurs humaines.
Avec Invoice manager et M-Files, vos factures sont directement intégrées dans un workflow configurable. Chaque étape – validation, rapprochement comptable, bon à payer – est optimisée, vous offrant un gain de temps moyen estimé à 20 heures par semaine pour votre équipe comptable.
2. Conformité et sécurité garanties
L’add-on respecte les normes françaises et européennes relatives à la facturation électronique, notamment le standard Factur-X et les exigences de la Piste d’Audit Fiable (PAF). Il garantit l’intégrité et la traçabilité des documents grâce à des fonctionnalités telles que l’horodatage régulier et le chaînage sécurisé des fichiers logs.
3. Une intégration fluide avec vos logiciels existants
L’add-on M-Files s’intègre aisément avec vos outils comptables tels que Sage, EBP ou CEGID, éliminant la nécessité de ressaisir manuellement les données. Cette interopérabilité garantit une continuité dans vos opérations comptables, tout en minimisant les risques d’erreurs.
4. Des avantages tangibles pour votre entreprise
Adopter cet add-on, c’est bénéficier de nombreux avantages :
- Réduction des coûts : la dématérialisation des factures peut générer jusqu’à 75 % d’économies par rapport au traitement papier.
- Optimisation du temps : moins de tâches répétitives, plus de temps pour des missions à forte valeur ajoutée.
- Impact écologique réduit : le bilan carbone des factures électroniques est inférieur de 63 % à celui des factures papier.
5. Une solution personnalisable et évolutive
L’add-on M-Files s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, la solution est modulable et évolutive pour accompagner votre croissance.
Conclusion
Invoice Manager, M-Files pour la gestion des factures électroniques est bien plus qu’un simple outil de dématérialisation. C’est une solution complète qui vous permet de gagner en efficacité, d’assurer votre conformité et de réduire vos coûts. Faites le choix de la simplicité et de la performance en intégrant cette solution à vos processus dès aujourd’hui.
Contactez-nous pour une démo personnalisée et découvrez comment Invoice Manager M-Files peut transformer votre gestion des factures.
Actualités, dossiers sur Invoice Manager (add-on)
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Assistance et FAQ de Invoice Manager (add-on)
Qu’est-ce qu’Invoice Manager pour M-Files par Kpass Solutions
Invoice Manager est un add-on pour M-Files qui automatise la gestion des factures fournisseurs. Il permet de capturer, valider et archiver vos factures électroniques, tout en assurant leur conformité avec les réglementations légales telles que la Piste d’Audit Fiable (PAF) et le format Factur-X.
Est-ce que l’outil est compatible avec les formats de factures existants ?
Oui, Invoice Manager est compatible avec plusieurs formats, notamment les PDF, les documents scannés et les formats hybrides comme Factur-X. Il peut aussi intégrer les factures envoyées par email ou déposées dans des dossiers partagés, garantissant une flexibilité totale pour tous vos besoins de traitement. Invoice Manager est pret pour la réforme de la facture éléctronique.
Comment fonctionne l’intégration avec nos logiciels comptables ?
Invoice Manager s’intègre directement avec les principaux outils comptables comme Sage, EBP, et CEGID. Cette connexion permet de transférer automatiquement les données extraites vers votre logiciel, éliminant ainsi la saisie manuelle et réduisant les erreurs. Vous gagnez du temps tout en renforçant la fiabilité de vos processus comptables.
Notre entreprise n’a jamais utilisé de solution de dématérialisation, est-ce compliqué à mettre en place ?
Pas du tout ! Invoice Manager est conçu pour être simple à configurer et à utiliser, même pour les novices. les experts de Kpass Solutions vous accompagnent dans le déploiement, et une interface intuitive vous permet de prendre en main rapidement l’ensemble des fonctionnalités.
Invoice Manager M-Files est-il conforme à la futur réforme de la facture électronique
Absolument. Invoice Manager respecte la réglementation françaises connue à ce jour, y compris le standard Factur-X et les exigences de la Piste d’Audit Fiable. La traçabilité des factures est assurée grâce à des horodatages, des historiques d’événements et une connexion sécurisée à des solutions d’archivage certifiées (NF 461, ISO 27001) est possible. Vous êtes ainsi protégé lors de contrôles ou audits.
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