Gestion de projet / affaire

Liste des logiciels pour Gestion de projet / affaire

Les logiciels de Gestion de projet / affaire, qu'est ce que c'est ?

La gestion de projet :

Quel que soit votre taille ou votre activité, les entreprises ont de nombreux objectifs à relever, que ce soit au niveau interne (lancement de nouveaux produits / service, utilisation de nouvelles technologies) ou bien externe (contraintes légales nationales et européennes, …) à son environnement.

Pour cela les entreprises ont adopté une gestion de projet, appelée également management de projet. Cette gestion a pour but de mettre en place une organisation et une planification de l'ensemble des activités pour atteindre des objectifs du projet qu'ils soient en coûts, de qualités, en délai, …), tout en assurant le suivi, les changements et la prise de décision.

Chaque objectif est relevé comme un défi qui se définit comme une suite d'actions cadrée par du temps, en vue de produire un résultat spécifique.

La gestion à l'affaire :

La gestion à l'affaire est un mode de gestion utilisée particulièrement dans le domaine de l'ingénierie et de la construction. Ce style de gestion fabrique ou conçoit des produits ou des services complexes qui ont été configurés à la demande et qui ne peuvent pas être produits à l'avance, comme des ouvrages immobiliers, des équipements lourds, système informatique, …

La gestion par affaire a pour but d'organiser et de suivre chaque affaire du devis jusqu'à l'installation sur site et éventuellement l'après-vente.

Que vous travaillez en mode projet ou à l'affaire, il est possible de gérer un ou plusieurs projets, ce qui peut vite devenir compliqué à gérer.

Les outils de gestion ont pour but de vous aider à mieux vous organiser, si vous travaillez sur un ou des projet(s) et avec plusieurs intervenants.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet / logiciel de gestion à l'affaire ?

Logiciel de gestion de projet et ses fonctionnalités

Un logiciel de gestion de projet vous permettra de planifier des projets et d'améliorer la gestion des tâches et des activités de ces projets.

Il a pour but d'aider les chefs de projet dans toutes les étapes du projet, qu'elles soient importantes ou non et à respecter les délais.

Se trouvant dans la catégorie organisation et planification, le logiciel aide à planifier et à répartir les missions pour les collaborateurs dans le but de la réussite d'un projet grâce à un planning personnalisé, de gérer les ressources humaines et à une gestion des temps pour connaître la durée de chaque tâche.

Au niveau des fonctionnalités, beaucoup de solutions de gestion de projet intègrent :

• Un diagramme de Gantt ou un Kanban pour la vision sur l'avancement des projets et la planification des ressources.
• Gestion des tâches pour la division du projet en plusieurs tâches. On attribue à ces tâches, des ressources, un délai, un budget avec la possibilité de filtrer les tâches en fonction de son importance.
• Suivi du temps pour avoir une vision rapide de la durée de la mission et savoir si on a du retard, de l'avance sur la tâche à effectuer.
• Gestion des ressources : qui vous permet de connaître les tâches attribuées et la charge de travail des collaborateurs pour attribuer de nouvelles tâches à des collaborateurs disponibles et éviter les surcharges.
• Gestion du budget pour avoir une vision en temps réel de ce que vous coûte le projet et permettre de savoir si le projet est rentable.
• Collaboration et communication : l'outil est idéal pour faciliter la communication entre les collaborateurs grâce au partage de documents et partager des fichiers.

Logiciel de gestion à l'affaire et les fonctionnalités

Adapté aux secteurs du service réalisant des projets différents les uns des autres (architectes, études, agence de communication) travailleront surtout à l'affaire.

Un logiciel de gestion à l'affaire vous permet de découper vos affaires en sous-affaires et de les rattacher à un service et ainsi mesurer le chiffre d'affaires ou la rentabilité sur chaque sous-partie de vos projets clients.

Cet outil de gestion permet d'anticiper et de gérer les risques financiers et opérationnels tout en s'adaptant au mieux à la structure du marché, d'optimiser la répartition des ressources.

Au niveau des fonctionnalités, on retrouve différents styles car elle permet de gérer tous les services de l'entreprise :

• CRM avec l'édition de devis et de commandes
• Trésorerie / suivi des finances sur l'affaire avec les évolutions et les écarts
• Gestion du budget avec le saisie des objectifs (CA, coûts, marges, …) avec comparaison sur le réalisé
• Reporting et tableaux de bord

Comment choisir son logiciel de gestion de projet ou gestion à l'affaire ?

Il existe de nombreux logiciels que ce soit pour la gestion de projet ou pour la gestion à l'affaire. Ces logiciels ne visent pas toutes les mêmes structures mais n'ont d'ailleurs pas la même ligne directive. Par exemple Trello cible surtout la planification et la répartition des tâches.

Certains misent plus sur l'aspect collaboratif de l'outil de gestion et d'autres intègre la gestion du budget et la facturation.

Pour bien choisir son logiciel, il faut d'abord connaître les besoins de votre entreprise. Il est important de déterminer ce que vous souhaitez faire avec le logiciel et comment vous comptez le faire, il faut donc déterminer dans son ensemble l'ampleur et la nature de la mission, la méthodologie utilisée et l'équipe qui utilisera le logiciel.

Après avoir réalisé la première étape, vous pourrez vous concentrer sur des détails comme :

• L'ergonomie : L'utilisateur doit réussir à prendre en main facilement le logiciel et se sentir en confiance au sein de son environnement de travail virtuel.
• La performance : Pour vérifier la performance du logiciel, n'hésitez pas à demander les démos ou les versions d'essai. Vous pouvez également avoir une première ébauche grâce aux fonctionnalités prévues dans la version de base.
• La stabilité : Qui utilise cet outil ? Depuis combien de temps ? Comment se passe les mises à jour ? Sont-elles régulières ? Ce sont des éléments qui vous permettront de connaître la stabilité du logiciel. N'hésitez pas à contacter des entreprises qui utilisent le logiciel pour permettre d'avoir des informations sur le logiciel. Vous pouvez également voir sur le site LebonLogiciel, les avis et les notes des entreprises utilisant tel logiciel.
• La sécurisation des données : Tous les collaborateurs n'auront pas le même accès aux informations, il faut donc pouvoir décider dans le détail de l'accès, des rôles et des contributions de chacun.
• SaaS ou hébergé : Est-ce que vous préférez utiliser un outil disponible sur n'importe quel support, conçu pour être multi-utilisateurs sans utiliser les ressources informatiques de l'entreprise ? Ou bien avoir un logiciel accessible sans connexion et de disposer des données stockées dans l'entreprise ?