Dolibarr

Gestion de la relation client (CRM)

Il suffit de saisir le nom de votre prospect ou client, ainsi que son type (prospect et/ou client), pour créer ce contact dans votre base de données. Un code unique sera généré automatiquement selon le système de numérotation que vous avez établi.

Conservez toutes les autres données de votre base de données tierce (par exemple, adresse électronique, adresse, préférences linguistiques) dans un fichier séparé afin que son contenu puisse être importé ultérieurement dans une autre application dédiée à la gestion de grandes quantités d'informations.

Si vous devez créer de nouveaux champs qui ne figurent pas dans la liste prédéfinie, vous pouvez le faire en sélectionnant un type de données pour votre champ personnalisé (chaîne de caractères, montant, date, ...).

Si vous disposez d'une importante force de vente, affectez chaque représentant à des prospects ou à des comptes spécifiques. Vous obtiendrez une meilleure précision et un meilleur contrôle de votre flux de revenus lorsque chaque vendeur est responsable d'un seul client ou prospect.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également attribuer un statut et une note de potentiel à vos prospects. Vous pouvez définir différents niveaux de "potentiel" pour votre entreprise (selon la définition qui vous convient dans ce contexte).

Vous n'avez plus besoin de passer du temps à mettre à jour le statut d'un prospect une fois que vous avez terminé votre conversation. Il suffit de cliquer sur son nom dans n'importe quelle vue de liste et, sans ouvrir l'enregistrement lui-même, de modifier son statut d'un simple geste.

Créez, convertissez et modifiez vos devis, propositions de vente et bons de commande grâce à notre application conviviale.

L'éditeur WYSIWYG permet de créer des documents en réutilisant des données telles que les produits et les prix, qui ont été prédéfinis en fonction des modules/fonctionnalités activés, comme les devis ou les propositions commerciales. Ainsi, un document peut être créé d'un seul coup sans avoir à suivre toutes ses variables à travers plusieurs champs.

Vous pouvez gérer les documents à partir de menus dédiés ou directement à partir de la feuille de tiers. Les offres et propositions commerciales acceptées convertissent automatiquement les prospects en clients.

Surveillez les pistes qui se déplacent dans votre pipeline de vente et de gestion des contacts, ou programmez l'ajout automatique de nouveaux contacts lorsque des courriels de leur domaine apparaissent dans un dossier prédéterminé (comme la boîte de réception).

Le module d'envoi massif d'e-mails vous permet d'envoyer des e-mails en masse à partir de votre base de données. Utilisez le module Exportation pour réutiliser les enregistrements qualifiés pour exporter votre liste avec d'autres outils externes.

Utilisez le module Calendrier pour enregistrer automatiquement tous les événements liés à vos prospects et clients, comme la création d'une proposition ou la validation d'une facture, en spécifiant les paramètres utilisés dans cet événement afin de les rattacher.

Gestion des Ressources Humaines (SIRH)

Créer des comptes d'employés / d'utilisateursCréer un compte pour tous les utilisateurs liés à votre entreprise, y compris les employés et les utilisateurs externes.

La création d'un compte pour vos employés leur permettra d'accéder aux données de Dolibarr et d'interagir avec toutes les fonctionnalités de l'application, comme la base de données clients/fournisseurs ou les documents commerciaux, selon leur rôle et leurs permissions.

L'enregistrement d'un utilisateur nécessite simplement un nom, un login et un mot de passe. Vous pouvez également définir de nombreuses autres options et données : poste de travail, sexe, notes - tout ce que vous voulez. Vous pouvez également ajouter une couleur au calendrier afin de vous souvenir des événements importants.

En tant que superviseur, vous recevrez un courriel chaque fois qu'un de vos subordonnés soumettra une demande de congé. Vous pouvez utiliser ce lien pour naviguer dans le système et accepter ou rejeter une demande de congé. L'employé recevra un courriel l'informant de l'acceptation ou du refus de sa demande.

L'application mettra automatiquement à jour (ou non) le solde de chaque type de congé/vacances en fonction du nombre de jours utilisés par les employés.

Lister et filtrer les listes de demandes de congé. Filtrez par statut, date ou toute autre propriété. Exportez vers le CSV pour une analyse plus approfondie.

Vous pouvez consulter la liste des demandes de congé de tous les employés et modifier le solde du compte de chaque utilisateur, pour chaque type de vacances ou de congé.

En tant qu'employé, vous pouvez consulter le statut de toutes vos demandes de congé ainsi que le nombre de jours de congé restants ou disponibles.

Site web et e-commerce

Construisez votre site web en utilisant l'éditeur de site pour créer un nouveau site ou utiliser des modèles existants.

Aucune connaissance technique n'est requise pour utiliser l'éditeur de site web, mais si vous êtes un développeur ou un webmaster expérimenté, vous pouvez également choisir de construire une version entièrement personnalisée de votre site.

Vous pouvez copier l'intégralité du contenu d'un site web vers un autre en quelques instants seulement.



Utilisez l'architecture conteneur/page pour organiser le contenu. Organisez les pages ou le contenu dans des conteneurs, puis incluez n'importe lequel de ces composants dans d'autres ensembles.

Par exemple, vous pouvez définir un modèle pour votre site Web qui comprend des conteneurs pour votre en-tête et votre pied de page (ainsi qu'une zone de contenu principal).

Le nombre de niveaux pour les conteneurs et le contenu intégré n'est pas limité. Vous disposez donc d'un CMS plus puissant et plus souple que tout autre CMS traditionnel - tel que Joomla, Wordpress ou Drupal - où la position est définie par un modèle.

Vous pouvez tester le contenu de votre site Web sans avoir besoin d'installer un serveur séparé en utilisant le serveur Web intégré de Dolibarr.

Un site web créé à l'aide d'un système ERP vous permet d'y ajouter du contenu dynamique - et toutes les données de votre système ERP - à tout moment.

PHP vous fournit tous les objets nécessaires pour lire vos données, et ces objets sont accessibles à l'aide de snippets de code PHP qui sont intégrés dans vos pages / conteneurs web lorsque cela est nécessaire.

Gestion de la production

Créez des nomenclatures de base pour définir comment consommer des matières premières ou des services afin de fabriquer des produits manufacturés, ce qui générera automatiquement vos ordres de fabrication lorsque vous réutiliserez les nomenclatures prédéfinies.

Produisez votre ordre de fabrication en une ou plusieurs étapes. Si le stock produit augmente, mais pas le stock consommé - ou vice versa - vous pouvez constater ce changement en examinant leurs historiques

Activez la gestion par lots/numéro de série si nécessaire. Les produits qui doivent être gérés par lots nécessiteront un numéro de lot pour être fabriqués, et des messages d'échec pour les numéros de série déjà attribués peuvent apparaître dans LogViewer.

Récupérez les détails de la production et de l'inventaire des lots pour n'importe quelle période, de la production initiale à l'expédition au client final.

Exportez vos ordres de fabrication pour les réutiliser avec des outils externes, ou connectez votre suite décisionnelle existante directement à la base de données ouverte pour l'analyse du Big Data.

Gestion financière

Vous pouvez créer des factures à partir de zéro ou les laisser remplir automatiquement les détails de la commande.

En fonction des modules / fonctionnalités que vous avez activés, vous pouvez générer vos factures à partir de propositions (module Proposition), de commandes (module Commande) et de contrats (module Contrat).

Si le module Marge est activé, il calculera vos marges en utilisant l'une des trois méthodes différentes. La première est celle du meilleur fournisseur ; la deuxième, celle du prix de revient ou la troisième, celle du prix moyen par poids pour chaque ligne de produits. Vous obtenez ainsi des statistiques sur les marges par type de commande et par plage de dates, etc.

Vous pouvez utiliser des produits prédéfinis pour gagner du temps, ou saisir le contenu manuellement si vous préférez.

Si les champs prédéfinis ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez ajouter vos propres champs personnalisés au formulaire de facturation.

Vous pouvez générer vos factures automatiquement en utilisant un modèle de facture récurrente. Votre document (au format PDF, ODT, etc.) sera généré et mis à jour dès que vous en aurez besoin.

Envoyez des factures aux clients et collectez les paiements. Remplissez automatiquement le corps de l'e-mail à l'aide de modèles personnalisables, ou rédigez le vôtre en partant de zéro.

Générez un fichier de prélèvement SEPA pour les paiements bancaires automatiques par lots et suivez les étapes d'intégration spécifiques de votre banque. Changez le statut des factures pour qu'elles soient payées une fois qu'elles ont été traitées par la banque.

Dolibarr dispose d'une fonction dédiée et indépendante pour mettre en place votre comptabilité, et envoyer toutes les données déjà enregistrées (produits vendus, montant du chiffre d'affaires ; coût des produits achetés ; dépenses engagées par l'entreprise - salaires des employés plus ce qu'ils ont dépensé pour d'autres choses comme les voyages ou les loisirs) dans des grands livres qui sont créés automatiquement. Un tel système comptable peut rendre votre comptabilité beaucoup plus facile et plus efficace.

Configurer le plan comptable et les numéros comptables à utiliser.

Lorsque vous créez un nouveau client, un nouveau fournisseur, un nouveau produit prédéfini ou un nouveau compte bancaire dans le système comptable - ainsi que lorsque vous essayez de définir un type de rapport de dépenses sans avoir créé d'autres rapports de ce type auparavant - vous devez spécifier un numéro de comptabilité lors de la création.

Au lieu de cela, un comptable peut configurer le système comptable en une seule étape en utilisant des pages de configuration dédiées. Vous pouvez également combiner ces deux méthodes.

Validez le numéro comptable avant qu'il ne soit ajouté à votre grand livre. Analysez tous vos enregistrements comptables et utilisez l'assistant pour corriger les erreurs si nécessaire.

Corriger manuellement les enregistrements individuels si des modifications spécifiques sont nécessaires.

Analysez vos documents comptables en générant des rapports basés sur des modèles prédéfinis.

Utilisez l'assistant pour corriger manuellement les enregistrements comptables lorsque cela est nécessaire, et analysez toutes les erreurs de saisie à n'importe quelle fréquence.

Examinez votre grand livre général pour vous assurer que les chiffres sont vrais et exacts.

Une fois que vous avez créé un grand livre, vous pouvez l'exporter dans le format de votre choix. Il peut s'agir d'exporter uniquement les données de fin d'année civile ou de mois pour le formatage de logiciels comptables tels que CSV, EBP, CogiLog, etc.

Marketing

Créez le contenu de vos e-mails dans un éditeur convivial. Vous pouvez créer des campagnes et joindre des fichiers aux e-mails que vous envoyez.

Personnalisez le modèle d'e-mail en remplaçant certains mots par des variables.

Choisissez qui vous allez envoyer un courriel à partir d'une liste de contacts prédéfinis : clients, fournisseurs, partenaires ou employés. Vous pouvez également utiliser une source externe comme Facebook ou LinkedIn.

Le sélecteur de destinataires vous donne la possibilité de choisir les adresses électroniques en fonction de nombreux critères, ce qui permet un ciblage plus précis. Si nécessaire, combinez différentes sources en une seule liste et l'application supprimera automatiquement les e-mails en double.

Testez votre campagne en envoyant le message à quelques adresses électroniques réelles.

Envoyez votre campagne d'emailing à partir de l'interface web, ou écrivez un script pour l'envoyer automatiquement. Le logiciel prend en charge les serveurs SMTP tiers, ce qui vous permet d'éviter d'enfreindre la réglementation relative à l'envoi d'e-mails à des adresses qui ne vous appartiennent pas. Il vous permet de savoir qui a ouvert un e-mail et s'il a choisi de recevoir des messages futurs de votre entreprise. Ainsi, si quelqu'un se plaint à cause d'un message mal acheminé, vous avez la preuve qu'il fait partie de votre liste de diffusion (ou non).

Une fois que vous avez envoyé la campagne d'e-mailing, son statut sera mis à jour afin que vous puissiez voir si tous vos e-mails ont été livrés avec succès dans les boîtes de réception de vos destinataires. Si certains ont rebondi ou n'ont pas été livrés du tout, envisagez de renvoyer ces messages ultérieurement.

Pour lancer une nouvelle campagne, vous pouvez dupliquer votre campagne existante en reproduisant son contenu et ses destinataires.

Si vous préférez utiliser l'interface web d'un service de messagerie tiers (tel que MailChimp, SendInBlue ou SendGrid), plutôt que leurs services SMTP uniquement, il est possible qu'il existe un adaptateur pour votre version sur Dolistore.

Vous pouvez créer des sondages pour déterminer la meilleure date pour une réunion, voter sur une élection ou tout autre sujet. Vous pouvez le configurer de manière à ce que les votes déclenchent l'envoi d'e-mails à des personnes et/ou des groupes de personnes spécifiques ; toute personne inscrite peut écrire des commentaires en plus de son propre vote.

Vous devrez choisir l'un des deux types d'enquête : 1) une enquête par date qui vous permet de sélectionner différents jours/heures dans un calendrier, ou 2) des enquêtes par vote/standard (listes oui/non et pour/contre.)

Vous pouvez choisir de définir un titre et une date de clôture, ainsi que de fournir des informations supplémentaires qui apparaîtront sur la page où votre enquête est affichée. Vous pouvez également inclure le nombre de questions ou de réponses que vous souhaitez.

Chaque sondage comporte plusieurs options : par exemple, vous pouvez choisir de recevoir une alerte par courrier électronique chaque fois que quelqu'un vote sur la question ou laisse un commentaire. Vous pouvez également décider si les votants pourront voir (ou non) les réponses des autres lorsqu'ils votent.

Gestion de projet

Afin d’améliorer la productivité des employés et d’optimiser la gestion des temps, il est ainsi possible d’utiliser un module de gestion des projets et des tâches. Il est aussi possible d’utiliser une fonctionnalité de gestion des interventions et une fonctionnalité agenda qui permet de gérer les rendez-vous.

Intégration et développement

Enfin, nous pouvons préciser que la souplesse de Dolibarr ne s’exprime pas qu’à travers son organisation en modules ou encore sa nature de logiciel Open-Source, qui lui permet d’être modifiable et personnalisable à l’infini, en touchant uniquement à son code.

En effet, Dolibarr ERP/CRM c’est aussi un outil pouvant être intégré (grâce à une API) et connecté à d’autres outils et logiciels externes (PayPal, Google Maps…). C’est aussi une solution pour laquelle il est possible de réaliser des exportations et des importations de données.

Gestion des notes de frais

La fonction de rapport de dépenses donne à vos employés un flux de travail par lequel ils peuvent soumettre des dépenses, et vous (en tant que gestionnaire) recevrez des alertes pour accepter ou rejeter chacune d'entre elles. Vous pourrez également voir si chaque employé a déjà payé sa facture.

Afin d'obtenir les statistiques les plus précises possibles, il est important que vous définissiez quel type de note de frais chaque entrée du dictionnaire représente. Si vous utilisez le module Comptabilité, toutes les entrées peuvent être envoyées à différents comptes comptables selon la fréquence d'utilisation.

Associez les dépenses au prospect ou au projet pour lequel elles ont été engagées et visualisez-les dans votre aperçu du projet.

Validez votre note de frais et envoyez-la pour approbation. Lorsque le superviseur de l'employé recevra un courriel contenant une copie de ce rapport mis à jour, il sera informé qu'une mise à jour est en cours.

En tant que gestionnaire, vous pouvez rechercher toutes les notes de frais en attente de votre approbation et les approuver ou les rejeter.

Refusez la note de frais ou approuvez-la. Faites savoir à votre employé pourquoi une demande a été refusée, ainsi que ce qui doit être modifié pour que vous puissiez approuver les demandes futures.Remboursement des notes de fraisSuivez les notes de frais qui ont été payées ou non en utilisant notre application.

Exportation des donnéesUtiliser l'assistant d'exportation pour transférer toutes les informations financières de votre entreprise dans un format compatible avec les logiciels de paie utilisés par les comptables.

Produits et Stocks

Créez et mettez à jour votre catalogue de produits ou de services. Vous pouvez réutiliser ces catalogues dans toutes les autres fonctionnalités de notre application, en quelques clics seulement. Gérez le statut des ventes (proposé/quoté/ordonné).

Les fichiers de produits et de services contiennent de nombreuses données natives, par exemple les prix de vente, les taux de taxe ou la durée. Ajoutez vos propres champs personnalisés pour répondre aux besoins de votre entreprise !

Décrivez vos services ou vos produits de la manière qui vous convient le mieux. Toutes les informations peuvent être réutilisées dans d'autres parties du système, ce qui permet un gain de temps global.

Organisez vos entrepôts et vos sites. Utilisez-les pour stocker des produits, définir les mouvements de stock et suivre l'inventaire par numéro de produit, date d'entrepôt/lot ou numéro de série.

En utilisant le calcul du prix moyen pondéré ou le calcul standard, vous pouvez surveiller les changements de prix de votre inventaire.

Vous pouvez enregistrer manuellement vos changements de stock, ou demander à votre application d'augmenter ou de diminuer automatiquement le stock en fonction des numéros de facture - en ajoutant ces transactions au grand livre.

Envisagez de configurer votre flux de travail d'inventaire de manière à ce qu'il vous montre l'inventaire réel ou l'inventaire virtuel (c'est-à-dire la position une fois que toutes les commandes des clients et des fournisseurs sont remplies).

Vous pouvez réapprovisionner rapidement vos rayons physiques et numériques grâce à l'automatisation des commandes.
Effectuez une variation de stock, un inventaire ou un transfert de masse en une seule étape en utilisant la page de transfert de stock pour enregistrer plusieurs transactions.

Si vous voulez garder la trace de vos produits par lots ou numéros de série, le système fournit un outil de gestion des lots. Vous pouvez définir les propriétés de chaque lot (telles que "vendre avant" et "utiliser avant")

Créez des bons de commande, approuvez-les, recevez des stocks et facturez vos clients. Définissez des seuils qui déclencheront automatiquement des notifications par e-mail en cas de violation.

Si vous utilisez les assistants d'expédition de l'inventaire pour recevoir des produits dans vos entrepôts, suivez ce qui est reçu.

Utilisez l'assistant pour approvisionner et stocker vos entrepôts en produits, en utilisant à la fois les commandes de vente en cours et les commandes d'achat pour générer des quantités précises. Générer automatiquement des bons de commande.

Créez des envois à partir de n'importe quelle commande, et comparez les articles expédiés avec ceux qui doivent encore être expédiés. Définissez la date de livraison prévue pour chacun de vos envois afin de pouvoir les classer par ordre de priorité.

Vous pouvez ajouter tout autre champ personnalisé à l'application si vous avez besoin de plus d'informations sur votre envoi.

Pour créer une nouvelle feuille de prélèvement, vous pouvez soit laisser le système calculer le poids ou le volume de vos articles à partir de leurs données produit prédéfinies, soit les saisir manuellement vous-même.

Lorsque vous effectuez une nouvelle expédition, votre inventaire est automatiquement mis à jour. Et l'enregistrement du mouvement de cette expédition est directement lié à l'outil de suivi du transporteur, ce qui permet de suivre facilement les expéditions en transit.