BAQIO

par BAQIO

Organisation, facturation et planification (Gestion commerciale, ERP, GPAO ...)

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Auteur : Lebonlogiciel - Mis à jour le 12/01/2021

BAQIO est le premier logiciel web de gestion commerciale pour domaines viticoles et négoce. C'est un outil accessible partout, à tout moment et sur différents support

Gestion commerciale
Gestion de stock
Gestion de flux produit
Logistique, approvisionnements / SCM (Supply Chain Management)
Comptabilité
Analyses statistiques
Gestion des API
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Description

L'outil BAQIO est une solution de gestion commerciale complète et intuitive pour les entreprises viticoles. Simple et facile d'utilisation grâce à l'ergonomie développée de son interface, BAGIO est utilisable avec une connexion internet, en ligne. Les utilisateurs peuvent se connecter à leur compte et accéder de façon sécurisée à l'ensemble de leurs donnés.

BAQIO ne nécessite aucune installation. La solution est accessible depuis un navigateur web, donc il n'y a aucun logiciel à installer au sein du système information d'une entreprise. L'outil est régulièrement amélioré, avec des mises à jour automatiques. De nouvelles fonctionnalités y sont intégrées, directement au logiciel lui même et sans délai. L'entreprise peut effectuer des sauvegardes via son compte BAQIO. Les données sont sauvegardées automatiquement chaque nuit.

BAQIO possède toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion quotidienne de l'exploitation viticole d'une entreprise, pour une gestion administrative simplifiée. Il est possible de définir les produits que l'entreprise distribue, les tarifs, les stocks et de créer des commandes clients. Il est donc très facile de suivre les expéditions, la facturation et les encaissements.

L'outil BAQIO dispose de nombreuses fonctionnalités, faisant de lui un logiciel très complet et totalement adapté aux besoins et à la problématique métier des viticoles. Plusieurs modules :
- Les produits ; gestion du catalogue produits de l'entreprise, millésimes et variantes, fiches produits détaillées
- Les tarifs : définition des grilles tarifaires (CHR, Grand Public…), mise en place de prix par grille et quantité
- Les stocks : suivi du stock disponible (vrac, variantes produits et CRD) dans les entrepôts (droits suspendus ou acquittés)
- Les clients : suivi des clients et de leur interactions avec recherche multi critères, définition de prix marchés
- Les commandes : commandes normales, primeurs, échantillons, génération de devis, factures, proforma et édition des factures
- Les expéditions : définition des tarifs transporteurs, colisage et palettisation, suivi en temps réel du statut des livraisons
- Les déclarations douanes : suivi de la comptabilité matière, édition de la DRM et du registre capsules par entrepôt fiscal (suspensif ou acquitté)
- Les représentants ; gestion des représentants par taux de commission, calcul automatique de la commande, relevés de commissions
- La comptabilité : configuration des comptes et journaux, export des écritures de l'entreprise vers le logiciel comptable
- Les statistiques : statistiques avancées sur l'expédition viticole : chiffre d'affaires, palmarès clients, nb de bouteilles…
- API : mise à disposition d'une API pour s'interfacer avec d'autres logiciels et automatisation des communication

BAQIO est un logiciel très complet mais également personnalisable. En fonction des besoins d'une entreprise, il est possible d'enrichir le logiciel grâce aux modules complémentaires proposés par les équipes BAQIO :

- Le module " vente " : gérer les ventes au comptoir et salons grâce à une interface dédiés, tout est synchronisé en temps réel : gestion des ventes au caveau et en salon, interface optimisée pour gagner du temps à l'encaissement, clôture de caisse journalières, mensuelles et par exercice, logiciel de caisse conforme à la loi de finance 2018

- Le module " site E-commerce" : présentation de l'entreprise de façon totalement personnalisée et vendre directement depuis le site internet : identité graphique de l'entreprise avec un thème personnalisable, un site internet professionnel avec un nom de domaine, disponibilité des stocks en temps réel, vendre et recevoir des paiements en ligne

- Le module " négoce " : suivi des fournisseurs et génération de bons de commande, définition des prix d'achat et de revente : gestion des fournisseurs et catalogue produit, indication des prix d'achat et génération de bons de commande, création des bons de commandes à partir des factures, suivi et analyse des marges en temps réel

Fonctionnalités

Produits

La fonctionnalité "produit" permet de gérer facilement le catalogue produits de l'entreprise et fiches produits détaillées. Il est différent selon le type de produit :
- Vins et spiritueux : BAQIO a été pensé pour gérer les spécificités de ces produits (appellation, nomenclature douanière…). Chaque produit peut être décliné en millésimes et chaque millésime est composé de variantes. Pour chacun des produits de l'entreprise, il est possible d'ajouter des photos et de renseigner la fiche produit du vin : code GTIN, degré alcoolique, cépages, vinification, élevage, température de service…

- Autres familles de produits : sur BAQIO, il est possible de gérer tous les produits de l'entreprise et pas uniquement les vins et spiritueux. Possibilité de définir les propres familles de produits et d'indiquer s'il s'agit de produits physiques ou de services. Les entreprises peuvent par exemple créer des familles pour gérer les accessoires. Pour chaque famille de produits, les entreprises peuvent définir si BAQIO doit gérer ou non le stock de ces produits.

- Habillage : pour chaque produit, il est important de spécifier un habillage (étiquette, contre étiquette, médaille, jupe, collerette, document de préparation... qui sera ensuite repris sur le bon de préparation des commandes. Si l'entreprise possède différents habillage selon les catégories de clients ou selon les clients, il est possible aussi de préciser pour ceux-ci. ils seront automatiquement ajoutés sur les commandes et les bons de préparation

- Intégration comptable : afin de générer facilement les exports comptables de l'entreprise, il est possible de définir les comptes de ventes comptables au niveau des familles de produits ou au niveau des produits individuellement. Il est possible de spécifier si certains produits ont des taux de TVA spécifiques

Gestion commerciale
Gestion de l'Information Produit (GIP ou PIM)
Gestion de stock
Personnalisation / Paramétrage
Tarifs

La fonctionnalité "tarifs" permet de définir des grilles tarifaires (CHR, grand public…) et de mettre en place des prix par grilles et quantité. Les entreprises peuvent automatiser le calcul des tarifs sur leurs commandes :
- La gestion des grilles tarifaires : sur BAQIO, il est possible de définir différentes grilles tarifaires selon les types de client et de créer les grilles à utiliser. Les prix de vente par grille tarifaire peuvent également être définis de façon claire et visuelle

- La définition des prix en HT ou en TTC : selon les types de clients, les entreprises peuvent définir leurs tarifs HT ou TTV afin d'avoir des montants ronds sur les commandes. Le mode de calcul de la TVA est automatiquement adapté au niveau de la commande (à partir du HT ou à partir du TTC).

- Des tarifs dégressifs et franco de port : pour ajouter facilement des tarifs dégressifs selon la quantité de produits commandés, il suffit à l'entreprise d'indiquer le nombre de bouteilles minimum à partir duquel le tarif s'applique. Les entreprises peuvent définir si la dégressivité est basée sur le nombre de bouteilles du produit ou sur le nombre total de bouteilles de la commande. Il est aussi possible de gérer le franco de port en un clic. Il suffit d'indiquer qu'à partir de cette quantité de produits, le port est offert. Cela permet d'avoir différents franco selon les grilles tarifaires de l'entreprise

- Le prix du marché : les produits peuvent négocier des tarifs spécifiques sur un produit avec l'un des clients. Les entreprises peuvent facilement indiquer ces tarifs négociés ou prix du marché au niveau de la fiche du client. Ainsi lors des prises de commande, ce tarif sera automatiquement pris en compte au lieu du tarif standard.

Gestion commerciale
Configurateur de solutions, Tarification, Génération de devis (CPQ Configure Price Quote Software)
Stock

Avec BAQIO, il est possible d'avoir une vision claire et détaillée des stocks de l'entreprise :
- Une vue globale à toutes les étapes : l'outil permet de gérer facilement les stocks et de gérer les autres entrepôts (dépôts, entrepôts déportés, entrepôts temporaires…). L'entreprise peut ainsi voir le stock global ou filtrer par entrepôt. Pour chaque produit, il est possible de connaître le stock à chaque étape de sa fabrication (stock de vrac, stock de tiré bouché, stock de produit capsulés, habillés. L'entreprise peut visualiser directement la quantité de produit réservés (réservation client ou réservation commande) et ainsi savoir combien de bouteilles disponibles restent à la vente.

- Mises en bouteille : l'entreprise peut renseigner les mises en bouteilles en indiquant la quantité de vrac utilisée, le numéro de lot et les quantités de bouteilles obtenues par format (demi, 75, magnum…). Le stock de l'entreprise est décrémenté et les stocks de bouteilles sont automatiquement mis à jour.

- Inventaire : réaliser facilement l'inventaire des entrepôts de l'entreprise pour visualiser le stock théorique des produits et indiquer directement le stock réel. Lors de la validation de l'inventaire, des mouvements de stocks sont générés pour mettre à jour les stocks avec le stocks réel de l'entreprise

- Gestion des matières sèches : pour chaque matière sèche, l'entreprise pourra indiquer l'étape de fabrication (mise en bouteille, dégorgement pour les mousseux et champagne, habillage). Les matières sèches liées seront automatiquement décrémentés dans les bonnes quantités

- Comptabilité matière : il est possible de gérer le stock des capsules par taille et couleur, de voir le stock de l'entreprise en capsule disponible et apposées. De même pour les lies et le sucre.

Gestion commerciale
Gestion de stock
Stockage
Clients

BAQIO permet de gérer les relations de l'entreprise avec ses clients et de partir à la conquête de nouveaux marchés :
- Catégories de clients : l'entreprise peut gérer les différentes catégories de clients. Pour chacune d'entre elle, il est possible d'attribuer une grille tarifaire par défaut et des informations relatives aux conditions de paiement (moyen de paiement et délais de paiement). Les factures peuvent être personnalisées : langue utilisée, fichier joint, conditions générales de vente, affichage ou non des codes barres…

- Des fiches clients détaillées : pour chaque client, l'entreprise peut indiquer sa catégorie, sa grille tarifaire, ses informations de facturation et de livraison, les moyens pour le contacter. Si l'entreprise gère des dépôts déportés, elle peut indiquer qu'un client est rattaché à l'un de ces dépôts, les commandes crées seront prises depuis ce dépôt. Si le client appartient à un agent indépendant, l'entreprise peut le préciser et les commandes de ce client seront ainsi par défaut rattachées à cet agent pour le calcul automatique des commissions

- Gestion des interactions et rappels clients (CRM) : pour chaque client, l'entreprise peut ajouter les interactions avec celui-ci, qu'il s'agisse d'un compte rendu de rdv, d'un email ou d'un appel téléphonique. De cette façon, l'entreprise peut avoir un coup d'œil sur l'historique de ses échanges avec les clients ou les collaborateurs. La possibilité d'envoyer un email directement depuis la fiche client, de cette façon, l'email est automatiquement ajouté à la liste des interactions ou savoir si le mail a bien été reçu, ouvert…

- Tarifs marchés et réservations : l'entreprise et son client peuvent négocier des tarifs spécifiques pour certains produits. Il est possible de les renseigner sur la fiche produit du client et ils seront automatiquement pris en compte sur les commandes de ce client. De même si l'entreprise alloue des réservations à un client. Elles peuvent être indiquées directement sur la fiche client, lors des commandes, le stock de produits réservés sera ainsi décrémenté automatiquement

- Recherche multi critère : l'entreprise peut rechercher facilement l'un de ses clients en croisant des critères : catégorie de client, grille tarifaire, pays de résidence, département... L'entreprise peut créer facilement un mailing à partir des résultats de recherche.

Gestion commerciale
Moteur de recherche
Configurateur de solutions, Tarification, Génération de devis (CPQ Configure Price Quote Software)
Commandes

Une gestion de commandes pensée pour faire gagner du temps à l'entreprise :
- Gérer les commandes à toutes leurs étapes : BAQIO permet de créer facilement des devis, facture proforma et factures définitives. Il suffit de rechercher le client concerné et l'outil génère une commande avec les bonnes informations (adresses de facturation et de livraison, grille tarifaire, entrepôt de départ, agent commercial, etc.). L'entreprise doit ensuite indiquer les produits concernés et leur quantités, les tarifs sont automatiquement récupérés.
A chaque étape de la commande, il sera possible de l’envoyer par email au client directement depuis BAQIO. De cette façon, il est possible de voir directement depuis la commande les devis envoyés au client.

- Tarifs et promotions : Calcul automatique des tarifs en fonction de la grille tarifaire et de la quantité de produit commandée : gestion des prix marchés, des tarifs dégressifs à la ligne ou à la commande. Possibilité de forcer manuellement le prix de vente. Ajouter rapidement des promotions sur vos commandes : montant de réduction, pourcentage de réduction et bouteilles offertes.

- Acomptes et règlements : ajouter les acomptes et règlements des clients directement depuis la commande, voir l’ensemble des règlements liés à la commande et le reste à payer. BAQIO gère tous les types de paiement : espèces, carte bancaire, chèques, virements, traites… Il est possible d'effectuer les remises en banque de l'entreprise et d'éditer ses relevés de chèques. Possibilité de filtrer les commande non payées, payées partiellement, d’enregistrer des règlements qui payent plusieurs commandes.

- Relances automatiques : sur BAQIO, l'entreprise peut définir des étapes de relances en indiquant le numéro de relance, combien de temps à partir de la date d’échéance elle doit se déclencher et le contenu de cette relance. Tous les matins, BAQIO regarde les factures qui correspondent à un niveau de relance et crée automatiquement les alertes correspondantes (Relance n°1, Relance n°2, etc.). L'entreprise peut ainsi consulter facilement les relances depuis son tableau de bord et décider de l’action à effectuer.

Trésorerie / Communication bancaire / rapprochement bancaire
Gestion des paiements
Gestion commerciale
Configurateur de solutions, Tarification, Génération de devis (CPQ Configure Price Quote Software)
Comptabilité

Exporter facilement les factures et règlements en comptabilité :
- Paramétrage facile des exports comptables de l'entreprise : elle peut indiquer les différents comptes de vente utilisés en fonction des familles de produits ou même des produits eux-mêmes. L'entreprise peut paramétrer les comptes des moyens de paiement et les comptes clients.

- Export des journaux de l'entreprise pour les passer en comptabilité : l'entreprise peut définir les périodicité des exports comptables et télécharger ensuite les fichiers pour les transmettre à l'expert comptable

- Compatible avec les logiciels comptables : Le format d’export est totalement personnalisable, l'entreprise peut définir les colonnes utilisées et leur ordre, le format des dates et le type de fichier. De part cette souplesse, BAQIO est compatible avec les logiciels comptables : Cegid, Isacompta, EBP, etc.

Comptabilité
Facturation
Personnalisation / Paramétrage
Expédition

De la préparation à la livraison, BAQIO permet de faciliter la gestion des expéditions :
- Transporteurs : l'entreprise peut définir les différents transporteurs et pour, chaque transporteur, les frais de livraison à facturer au client en fonction des zones de livraison et des quantités commandées. Ainsi, lors des commandes, les frais de livraison sont automatiquement calculés. Si l'entreprise défini des tarifs franco, ils sont alors automatiquement annulés et la livraison est offerte.

- Préparation de commandes : BAQIO permet de gérer facilement la préparation des commandes. Possibilité de demander la préparation des commande en 1 clic à vos préparateurs. Ceux-ci peuvent alors marquer la commande en cours de préparation, télécharger le bon de livraison et les étiquettes correspondantes (étiquettes colis et étiquettes palettes). Enfin, quand ils ont fini la préparation de la commande, ils peuvent indiquer celle-ci comme préparée.

- Colisage et palettisation : Dès qu’une commande est validée, BAQIO crée un colisage automatique de l’expédition et gère notamment le panachage. Mais l'entreprise peut tout à fait modifier manuellement le colisage en fonction de ses besoins. Ensuite, il est possible de créer une palettisation en ajoutant les différentes palettes et les colis qui la composent. Le poids brut de la commande est mis à jour avec le poids des colis et palettes et l'entreprise peut générer des étiquettes colis et palettes

- Expéditions des commandes : lorsque l'entreprise valide une commande, une expédition est générée à partir de la commande, créer des expéditions partielles ou créer des expéditions non liées à une commande. En fin de mois, l'entreprise peut regrouper les expéditions et créer une commande à partir de ces expéditions. Si l'entreprise indique un transporteur au niveau de la commande, elle peut envoyer un email de demande de livraison directement depuis l'expédition, envoyer un email au client pour lui indiquer que la commande a été expédié.

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