ASAP'gap

Gestion de la prospection, des devis et des contrats

ASAP'Gap propose une gamme complète de fonctionnalités pour gérer efficacement la phase de prospection, la création de devis et la gestion des contrats. Les utilisateurs peuvent saisir des devis détaillés en spécifiant les coûts associés à la main-d'œuvre, aux fournitures et à la sous-traitance.

Les devis peuvent être créés à partir de bordereaux de prix ou d'une base interne d'articles pour simplifier le processus. L'importation de trames de devis ou de bordereaux à partir d'Excel est également prise en charge, ce qui facilite la réponse aux appels d'offres. Le logiciel permet le regroupement des devis par chapitres et lots, et offre une gestion des versions pour assurer le suivi des modifications.

Les workflows de validation permettent aux responsables de valider les devis avant leur finalisation. Des états de synthèse offrent une vue d'ensemble du suivi des devis, des commandes et de la facturation.

La gestion des contrats est également simplifiée, avec la possibilité de créer rapidement des contrats basés sur des modèles types, un suivi administratif, commercial et technique, et une revalorisation des contrats en fonction des indices de révision.

Dématérialisation Chorus

ASAP'Gap facilite la réception et l'intégration des factures clients depuis différents logiciels tels que les logiciels de bureautique (txt, doc, xls), les logiciels de gestion et les bases de données.

Il assure également la mise aux normes Chorus et la transmission des données, en permettant un suivi depuis l'envoi jusqu'au règlement.

Gestion des notes de frais

La fonctionnalité de note de frais d'ASAP'Gap simplifie le processus de gestion des dépenses des collaborateurs. Les utilisateurs peuvent saisir leurs notes de frais, qui seront soumises à un workflow de validation hiérarchique. Le logiciel propose un tableau de bord pour un suivi clair et précis des dépenses. Les données peuvent être transférées directement vers le système d'information comptabilité et RH, évitant ainsi les ressaisies.

La gestion des acomptes et des paiements des notes de frais par les collaborateurs est également prise en charge, tout comme les règles de TVA et les indemnités kilométriques.

Gestion des interfaces S.I

ASAP'Gap propose des interfaces d'export des factures clients, factures fournisseurs et notes de frais. Les encaissements clients et les règlements fournisseurs peuvent également être importés ou exportés. Le logiciel permet également d'exporter les pointages main d'œuvre vers la paie et les agendas et planning.

Gestion des documentaire et demandes clients

ASAP'Gap propose une gestion efficace des documents liés aux dossiers d'affaires, permettant le suivi documentaire et la traçabilité des événements. Les demandes clients, telles que les incidents ou les demandes d'intervention, peuvent être gérées et suivies pour une meilleure communication avec les clients.

Exports bureautiques

ASAP'Gap facilite l'export vers les outils bureautiques tels que Word, Excel, Outlook et PDF. Les agendas peuvent être synchronisés avec Outlook, Google Agenda et Lotus Notes. L'import de tableaux Excel pour les bases d'articles, les référentiels et les devis pour les appels d'offres est également pris en charge.

Gestion des compétences et des ressources

ASAP'Gap intègre une base de données des collaborateurs internes et externes, facilitant la gestion des ressources humaines. Les informations contractuelles et personnelles, les salaires, les charges, les primes, les habilitations techniques, les équipements de protection individuelle (E.P.I.), et les droits individuels à la formation (D.I.F.) peuvent être gérés depuis le logiciel. Les moyens communs tels que les matériels, les véhicules, les téléphones et les outillages peuvent également être suivis. La gestion des compétences permet de trouver rapidement les ressources appropriées pour chaque projet. Le calcul des coûts moyens par catégorie ou par collaborateur est également pris en charge, tout comme la gestion des disponibilités par compétence.

Suivi d'activité & Tableaux de bord

ASAP'Gap fournit des tableaux de synthèse et de suivi des projets et des affaires pour une vue d'ensemble claire. Les tableaux de suivi permettent de suivre l'avancement, de calculer les encours et d'émettre des alertes en cas de dépassement des objectifs par agence. Différents indicateurs tels que la marge brute, la marge nette, le coefficient de vente, les restes dus clients, les encours, etc., peuvent être suivis. Le logiciel permet également de gérer la trésorerie par affaire avec des prévisions d'encaissements et de décaissements par affaire et par agence.

Gestion des achats et stocks

ASAP'Gap offre une gestion complète des achats, des fournitures, de la sous-traitance et des stocks. Les utilisateurs peuvent créer des demandes d'achats, passer des commandes fournisseurs, gérer les réceptions et les factures fournisseurs. Des workflows de validation assurent un suivi rigoureux des approbations. Le logiciel permet également de gérer les stocks et fournit des statistiques sur les achats par fournisseur et/ou par produit. Un état de suivi des engagements par affaire aide à contrôler les coûts et les dépenses liées à chaque projet.

Gestion des projets et planification

Le logiciel offre une gestion complète des projets avec une planification du planning par collaborateur (agenda) et par projet ou affaire. Le plan de charge global par semaine ou mois permet de visualiser le taux d'occupation. La planification peut être effectuée en fonction des disponibilités par compétence pour une gestion optimale des ressources.

Gestion de la facturation client et situations

ASAP'Gap facilite le processus de facturation client en fournissant un tableau de prévision de facturation mensuelle. Les utilisateurs peuvent effectuer des facturations directes ou suivre un échéancier de facturation en fonction des besoins. Le logiciel permet également la gestion des factures d'acompte et des situations d'avancement de travaux. Les retenues de garantie peuvent être déduites automatiquement pour un suivi précis des paiements. Des états de synthèse permettent de suivre la facturation par affaire, et une interface avec la comptabilité facilite l'intégration des données financières.

Gestion des encaissements clients et suivi du recouvrement

ASAP'Gap permet la saisie des encaissements clients avec une interface comptable. Les encaissements peuvent être suivis par affaire, et le logiciel propose également des fonctionnalités de relance clients et de suivi du recouvrement.

Gestion d’affaires et budgets

ASAP'Gap permet un suivi détaillé des affaires, avec un portefeuille de commandes clients et une synthèse des marchés, budgets, engagements, réalisations et restes à réaliser. Les dépenses peuvent être suivies par tâche et par nature de dépense (main-d'œuvre, fournitures, sous-traitance, intérim, matériel, etc.). Le logiciel facilite la construction budgétaire en temps réel avec un suivi de l'avancement et du reste à réaliser