ASAP’gap, Logiciel de gestion des affaires et projets !
Description
ASAP’gap est une suite progicielle de gestion intégrée permettant un pilotage en temps réel des projets de votre entreprise.
Cette solution de gestion d’affaires vous permet de gérer les relations fournisseur et client, d’avoir un suivi d’activité et de planifier les ressources en fonction des projets. De plus vous aurez une vision à 360° de votre entreprise grâce aux tableaux de bords de suivi des temps, d’avancement de vos affaires et projets.
ASAP'Gap vous permet de gérer les notes de frais, la gestion d'agendas, la dématérialisation factures fournisseurs.
ASAP’gap possède également un puissant moteur d’échange de données lui permettant de communiquer avec des logiciels en amont et en aval. Simple, performant et efficace.
Fonctionnalités
Dématérialisation Chorus
Réception et intégration de vos sources de factures clients depuis
o Logiciels de bureautique (txt, doc, xls)
o Logiciels de gestions
o Base de données
Mise aux normes Chorus et transmissions des données
Suivi depuis l’envoi jusqu’au règlement
Note de Frais
Saisie des notes de frais
Workflow de validation hiérarchique
Tableau de bord
Transfert des données vers le Système d’Information comptabilité et RH sans ressaisie
Gestions des acomptes et des paiements des notes de frais par collaborateurs
Gestion des règles de TVA et des indemnités kilométrique
Interfaces avec le S.I
Interfaces d’export des factures clients, factures fournisseurs et notes de frais
Interfaces d’import ou d’export des encaissements clients et règlements fournisseurs et NDF
Interfaces d’import ou d’export des pointages main d’œuvre vers la paie
Interfaces d’export des agendas et planning
Gestion des documents et demandes clients
Gestion des dossiers d’affaires : suivi documentaire et traçabilité des évènements
Gestion des demandes clients par affaire : incidents, demandes d’intervention
Interfaces bureautiques
Export vers les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PDF, …)
Synchronisation des agendas avec Outlook, Google Agenda et Lotus notes
Imports de tableaux Excel (bases articles, référentiel, devis pour appels d’offres)
Gestion des ressources et compétences
Base des collaborateurs internes et externes
Gestion de la base R.H. (données contractuelles et personnelles, suivi des salaires, charges et primes, habilitations techniques, E.P.I., D.I.F.)
Gestion des moyens communs (matériels, véhicules, téléphones, outillages…)
Gestion des compétences
Calcul des coûts moyens par catégorie ou par collaborateur
Gestion des disponibilités par compétence
Tableaux de bord
Tableaux de synthèse et de suivi des projets et affaires
Tableaux de suivi de l’avancement, calcul d’encours et alertes sur les dépassements en fonction des objectifs par agence
Suivi des différents indicateurs : marge brute, marge nette, coefficient de vente, restes dus clients, encours…
Trésorerie par affaire : prévisions d’encaissements et de décaissements par affaire et par agence
Gestion des achats et stocks
Gestion des achats (fournitures, intérim., location, …) et de la sous-traitance
Demandes d’achats, commandes fournisseurs, réceptions, factures fournisseurs
Workflow de validation par les responsables
Workflow de BAP et suivi des règlements
Interfaces avec la comptabilité
Gestion des stocks
Statistiques achats par fournisseur et/ou par produit
Etat de suivi des engagements par affaire
Gestion des projets et planification
Gestion du planning par collaborateur (agenda) et par projet ou affaire
Plan de charge global par semaine ou mois avec taux d’occupation
Planification depuis la fiche projet en fonction des disponibilités par compétence
Facturation client et situations
Tableau de prévision de facturation mensuelle
Facturation directe ou suivant un échéancier de facturation
Gestion des factures d’acompte et des situations d’avancement de travaux
Déduction des retenues de garantie
Etat de synthèse de suivi de la facturation par affaire
Interface avec la comptabilité
Encaissements clients et suivi du recouvrement
Saisie des encaissements clients et interface comptable
Suivi des encaissements par affaire
Relances clients et suivi du recouvrement
Gestion d’affaires et budgets
Portefeuille de commandes clients et synthèse des affaires (marché, budget, engagements, réalisation et reste à réaliser)
Suivi détaillé par tâche et par nature de dépense : main d’œuvre, fournitures, sous-traitance, intérim., matériel et frais divers
Construction budgétaire suivant ces différents postes et suivi de l’avancement et du reste à réaliser en temps réel
Prospection, devis et contrats
Saisie détaillée des devis par poste de main d’œuvre, fourniture et sous-traitance
Saisie et suivi des devis facilités s’appuyant sur des bordereaux de prix ou sur une base article interne
Import Excel de trame de devis ou bordereaux, réponse aux appels d’offre
Regroupement par chapitres et lots
Gestion des versions de devis
Workflow de validation par les responsables
Etats de synthèse de suivi des devis, commandes et de la facturation
Gestion des contrats (élaboration rapide suivant des modèles de contrats types, suivi administratif, commercial et technique)
Revalorisation des contrats suivant des indices de révision
Facturation suivant l’échéancier de facturation des contrats
Etat de synthèse de suivi des contrats
