Apii

Suivi du temps

Pointer son temps en quelques secondes

Chaque collaborateur déclare ses heures par projet, en présentiel ou en télétravail, et retrouve ses projets favoris d’une semaine sur l’autre.

• Saisie des heures par projet et par jour
• Présentiel, télétravail et absences
• Projets en favoris pour gagner du temps
• Accès limité aux projets affectés et aux frais généraux

 

 

To-do collaborative

Une to-do partagée, jamais perdue de vue

Les tâches personnelles et les tâches d’équipe vivent au même endroit, accessibles dès le tableau de bord.

Congés & RTT

Des demandes d’absence sans ressaisie

Les demandes se posent sur le calendrier ; le dirigeant ou le service RH valide, refuse ou modifie en quelques secondes.

• Demandes d’absence posées sur le calendrier
• Validation, refus ou modification par le dirigeant ou la RH
• Compteur de congés, RTT et heures supplémentaires en temps réel

Notes de frais

Photographier un justificatif suffit

On ajoute une dépense, on prend le justificatif en photo depuis le smartphone : le module OCR récupère les informations. Pour le véhicule personnel, le barème kilométrique est calculé automatiquement.

• Justificatifs par import ou photo mobile (module OCR)
• Indemnités kilométriques calculées automatiquement
• Export comptable des dépenses, justificatifs inclus
• Refacturation des frais en facture client en un clic

Appels d'offres & condidatures

Répondre aux appels d’offres, à plusieurs

Suivez vos avis et leurs statuts, constituez vos dossiers en cotraitance et générez vos listes de références — sans ressaisir d’une candidature à l’autre.

• Suivi des appels d’offres et de leur statut
• Constitution des candidatures, en cotraitance et groupements
• Composition d’équipes pluridisciplinaires
• Génération de listes de références

Devis

Construire l’offre, au plus juste

Bâtissez des devis structurés au temps passé, au pourcentage des travaux ou au forfait, découpés par phase et personnalisés aux couleurs du cabinet.

• Devis au temps passé, au pourcentage ou au forfait
• Découpage par phase (loi MOP, ESQ→AOR)
• Ventilation des honoraires entre cotraitants
• Documents personnalisés (logo, mentions, CGV/CGU)

Pilotage de projets de A à Z

Une fois le marché remporté, le projet hérite directement des données de l'offre, aucune ressaisie n'est nécessaire. APii suit l'avancement phase par phase, les tâches, les comptes rendus et le chantier au sein d'un même fil.

L'outil gère la complexité propre aux marchés de maîtrise d'œuvre : tranches fermes et conditionnelles, avenants et missions complémentaires, dates clés par phase.

Le chef de projet et la chargée d'administration travaillent sur la même donnée, ce qui supprime les divergences de chiffres entre fichiers séparés et fait gagner un temps précieux sur toute la durée du projet.

Facturation à l'avancement

Les situations cumulées et les révisions de prix sont calculés automatiquement, éliminant les calculs manuels sources d'erreurs. La facturation suit l'avancement réel du projet, phase par phase.

Les acomptes, la retenue de garantie et le suivi des paiements sont pris en charge et suivent le projet dans le temps. La répartition des honoraires entre cotraitants distingue clairement la part du mandataire.

Cette automatisation permet à l'agence de facturer plus vite et plus juste, au bon moment, sans que personne n'ait à ressaisir ou recalculer.

Trésorerie prévisionnelle

APii tient à jour le solde et le prévisionnel de trésorerie automatiquement, sans tableur à maintenir à la main. L'agence projette ses achats et ses recettes et voit venir les tensions avant qu'elles n'arrivent.

Des scénarios de prévisions permettent d'anticiper différentes hypothèses d'activité. Les échéanciers, les factures en attente et le rapprochement bancaire alimentent une vision consolidée de la trésorerie.

 

 

Rentabilité consolidée

APii consolide la rentabilité de façon fine : projet par projet, phase par phase et par client. La direction voit précisément où l'agence gagne et où elle perd.

La comparaison systématique entre le prévu et le réalisé met en lumière les écarts et permet d'ajuster le pilotage en cours de projet plutôt qu'à posteriori.

Cette lecture consolidée, alimentée par la donnée saisie au quotidien par les équipes, transforme le suivi de rentabilité en véritable outil de décision.

Reporting

Chaque module d'APii dispose de son propre reporting (opportunités, projets, candidatures, rh) ce qui évite tout export manuel vers un tableur pour analyser l'activité.

Les filtres mis à disposition permettent de lire les résultats de l'agence sur la période voulue, avec des indicateurs de croissance immédiatement exploitables.

La direction dispose ainsi d'une vue d'ensemble à jour et fiable, pour décider sur des faits plutôt que sur des intuitions.

RH & Paie

Au-delà de la production, APii ouvre la facette gestion de toute l'agence : validation des temps et des absences, gestion des collaborateurs et du planning d'équipe, suivi de carrière via un trombinoscope.

L'outil couvre le recrutement et le dépôt des bulletins de salaire (via notre partenaire Ededoc), ainsi qu'une gestion fine des droits d'accès collaborateur par collaborateur.

Parce que les temps, les congés et les frais sont déjà saisis à la source par les équipes, la gestion RH et la paie s'appuient sur une donnée unique, sans ressaisie.

Un socle commun et une connectivité complète

Toutes les offres APii reposent sur un socle partagé et une ouverture forte vers l'écosystème comptable et bureautique de l'agence. Le planning d'équipe, la réservation du matériel partagé et une base de connaissance commune structurent le quotidien.

Côté comptabilité, APii propose des exports comptables (CSV, FEC, ZIP) et un export iCal, ainsi qu'un module comptable avec un accès comptable offert. Les connecteurs couvrent Chorus Pro, Pennylane, Ededoc, Dext.

Enfin, les données sont hébergées en France, avec des sauvegardes redondées et une gestion des droits d'accès par collaborateur, pour une solution française, conforme et sécurisée de bout en bout.

Plan de charge

Le plan de charge d'APii offre une double lecture, par collaborateur et à l'échelle de l'agence, directement intégrée aux projets. Chacun visualise sa charge planifiée, tandis que la direction obtient une vue d'ensemble de la disponibilité des équipes, semaine après semaine.

Le calcul tient compte du temps de travail contractuel de chaque personne ainsi que des congés et absences déjà posés, pour refléter la capacité réellement mobilisable plutôt qu'une charge théorique.

Une fois les planifications réalisées, APii en déduit automatiquement le projeté de rentabilité de chaque projet : en confrontant la charge affectée aux honoraires prévus, l'agence anticipe ses marges avant même que le travail ne démarre et ajuste ses plannings en connaissance de cause.