Alp-Facturation

Facturation et devis

Création, édition des factures et devis :
- Création rapide simplifiée des factures
- Base de donnés de clients intégrée au logiciel permettant de sélectionner le client à facturer en quelques clics
- Possibilité de forcer le taux de TVA dans toute la facture
- Possibilité d'utiliser plusieurs taux de TVA dans une même facture
- Fonctionnalité pour mettre un commentaire sur la facture visible pour le client ou caché
- Insérer ses propres informations légales et de les modifier au cas par cas
- Annoter une remarque, slogan sur toutes les factures
- Saisie des désignations au kilomètre
- Personnaliser la police de caractères ou la couleur de chaque désignation
- Outil d'insertion de photographie dans les devis et factures
- Module de sauvegarde de modèles de factures pour les réutiliser
- Forçage de montant invisible
- Outil pour appliquer une coefficient sur l'ensemble d'un devis ou d'une facture
- Possibilité d'imprimer, d'exporter en PDF, envoyer par mail, faxer factures et devis
- gestion des remises globales et par désignation

Fonction spécifique au devis :
- Transfert des devis en facture avec 3 clics consécutifs (sélection du devis, transfert, validation)
- Suivi des devis par des états

Outils gravitant autour de la facturation :
- Listing des factures par période
- Listing des factures par client
- Outil de recherche de facture
- Impression, sortie PDF, export vers Microsoft, Excel

Gestion des fournisseurs

Création, modification et gestion des fournisseurs :
- Fiche fournisseur regroupant toutes les informations standards sur chaque fournisseur
- Possibilité de créer une remise globale accordée par le fournisseur
- Outil de gestion des contacts pour chaque fournisseur
- Impression de la fiche fournisseur

Gestion commerciale concernant les fournisseurs :
- Possibilité de saisir les factures des fournisseurs
- Historique des règlements de chaque fournisseurs
- Module d'abonnement permettant de comptabiliser des factures automatiquement aux échéances souhaitées
- Avertissement automatique lors de la dernière échéance d'un abonnement
- Possibilité d'enregistrer un règlement en même temps que la saisie d'une facture

Outil gravitant autour de la gestion des fournisseurs :
- Listing des fournisseurs par ordre alphabétique
- Listing des factures fournisseurs par période et par fournisseur
- Outil de recherche de fournisseur
- Impression, sortie PDF, export vers Microsoft Excel de la liste des fournisseurs avec différentes informations
- Impression, sortie PDF, export vers Microsoft Excel des factures d'achat avec différentes informations

Gestion des articles

Création, modification et gestion des articles :
- Fiche article regroupant toutes les informations standards sur chaque article
- Classement des articles par famille et sous-familles
- Tarification unique ou selon la quantité commandée
- Outil de calcul du prix de vente
- Possibilité d'insérer des caractéristiques à chaque article
- Possibilité d'importer une liste d'articles depuis un fichier Microsoft Excel
- Impression de la fiche article

Stock :
- Possibilité d'activer ou désactiver la gestion des stocks sur chaque article
- Supporte un stock alerte pour chaque article
- Possibilité d'enregistrer des entrées dans le stock
- Visualisation du prix moyen d'achat de chaque article
- Visualisation du stock
- Visualisation des articles indisponibles
- Outil d'estimation du stock

Outil gravitant autour de la bibliothèque d'articles :
- Listing des fournisseurs par ordre alphabétique
- Listing des factures fournisseurs par période et par fournisseur
- Outil de recherche de fournisseur
- Impression, sortie PDF, export vers Microsoft Excel de la liste des articles avec différentes informations
- Impression, sortie PDF, expert vers Microsoft Excel des stocks avec différentes informations

Mise en page et configuration

Mise en forme des factures et devis :
- Possibilité d'insérer un logo ou d'utiliser un papier à en-tête
- Création d'une trame préremplie pour les références (date, numéro du document, numéro client)
- Personnalisation des colonnes à afficher dans les factures (quantité, TVA, unité, montant HT/TTC)
- Possibilité de numéroter automatiquement les documents avec l'utilisation de préfixes et de jokers
- Possibilité de prédéfinir les informations à afficher dans les factures te devis (commentaires devis et/ou factures, informations légales, pied de page personnalisé…)
- Modification de la police et des couleurs de chaque partie des documents (références, remarques, désignations…)
- Impression de l'adresse du client prévu pour les enveloppes à fenêtres
- Possibilité d'encadrer l'adresse client
- Possibilité d'influer sur l'espacement des désignations et leurs séparations
- Possibilité d'afficher le sigle monétaire sur le net à payer
- Possibilité d'afficher les dates d'échéance sur les factures et devis


-

Gestion des clients

Création, modification et gestion des client :
- Fiche client regroupant toutes les informations standards sur chaque client
- Possibilité de créer une remise globale accordée à un client imputée automatiquement à chaque devis et facture
- Possibilité de classer les clients par type
- Outil de gestion de contacts pour chaque client
- Possibilité d'importer une liste de client automatiquement depuis un fichier Excel
- Possibilité d'exporter la base des clients sous forme de fichier Microsoft Excel pour les mailings
- Impression de la fiche client

Outils gravitant autour des clients :
- Listing des clients par ordre alphabétique, état, type
- Outil de recherche de clients
- Impression, sortie PDF, export vers Microsoft Excel de la liste des clients avec différentes informations (nom, téléphone, e-mail…)
- Outil de gestion des types de clients
- Historique des règlements de chaque client

Règlements

Généralités :
- Gestion de plusieurs comptes bancaires
- Possibilité d'être alerté d'un règlement (client ou fournisseur) non effectué après x jour de l'échéance
- Outil de visualisation des abonnements non traités
- Outil de sélection des règlements non parvenus par client
- Outil d'affichage d'un prévisionnel de règlement

Création, modification de règlement :
- Possibilité d'enregistrer plusieurs règlements des clients en une fois
- Possibilité d'enregistrer le paiement de factures fournisseurs en une fois
- Possibilité d'enregistrer des règlements divers

Mode de règlements :
- Possibilité de créer des modes de règlements qui vont directement en banque
- Supporte les règlements en plusieurs étapes
- Gestion des jours de décalage de paiement
- Support l'option fin de mois
- Support l'option le x du mois

Outils gravitant autour de la trésorerie :
- Listing des règlements par période et par banque
- Listing des mouvements comptables par périodes
- Impression, sortir PDF, export vers Microsoft Excel de la liste des règlements avec différentes informations
- Impression, sortir PDF, export vers Microsoft Excel de l'encours client
- Impression, sortir PDF, export vers Microsoft Excel de l'encours fournisseur
- Impression, sortir PDF, export vers Microsoft Excel des alertes de règlements

Reporting et statistiques

Informations générales :
- Nombre de factures émises/reçues avec leurs montants entre deux dates
- Nombre de devis émis/en attente/acceptés/refusés avec leurs montant entre deux dates
- Visualisation du panier moyen avec leurs montants entre deux dates
- Nombre de règlements clients avec leurs montants entre deux dates
- Nombre de règlements client en attente/expirés avec leurs montants entre deux dates
- Nombre de règlements fournisseurs avec leurs montants entre deux dates
- Nombre de règlements fournisseurs en attente/expirés avec leurs montant entre deux dates
- La trésorerie pendant une période avec les mouvements
- Les charges, chiffre d'affaires et bénéfices pour une période
- Evolution des charges, produits et résultat par jour et mois
- Hit parade des articles les plus vendus
- Traçabilité des articles par période
- Chiffre d'affaires par famille d'articles, par client, par type de client
- Chiffre d'affaires des fournisseurs
- Chiffre d'affaires pour chaque articles
- Chiffre d'affaires par type de projet
- Outil d'aide à la création des déclaration de TVA

Graphiques :
- Camembert 3D de la répartition des états des devis pour une période
- Camembert 3D de la répartition de la trésorerie dans les différents comptes bancaire pour une période
- Camembert 3D de la répartition des clients par type pour une période
- Camembert 3D des débits et crédit bancaires
- Camembert 3D des produits et charges
- Diagramme en bâton de l'évolution du chiffre d'affaires par jour et par mois

Sécurité

Sauvegarde :
- Possibilité de planifier les sauvegardes du logiciel (données et configuration)
- Sauvegarde protégées par mot de passe
- Fonction de copie de sauvegarde sur internet (en option)
- Restauration automatique des données
- Sauvegarde compressée

Gestion des utilisateurs :
- Possibilité de restreindre l'accès au logiciel par mot de passe
- Possibilité de limiter l'accès à certaines rubriques du logiciel pour chaque utilisateur

Autres fonctionnalités

Fonctions génériques :
- Tous les listings peuvent être imprimés, exportés en PDF, exportés vers Microsoft Excel
- Tous les listings peuvent être triés par colonnes

Interactions :
- Possibilités d'importer des données au format Excel
- Possibilité d'exporter des données au format Excel
- Option permettant de lire des flux XML et de générer des factures automatiquement