AirFact

Par PROGISEM
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AirFact c'est quoi ?

AirFact est un logiciel en ligne de gestion des factures fournisseurs.

Licence : Achat / Location
Hébergement : Local / Cloud

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AirFact
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Fonctionnalités de AirFact

Gestion de la facturation et des saisies

AirFact se distingue par sa suite complète de fonctionnalités dédiées à la gestion intégrale de la facturation en ligne. Cette solution permet aux utilisateurs d'effectuer des opérations telles que la saisie, la création, la modification et la validation des factures avec une efficacité optimale.

En ce qui concerne la saisie, AirFact offre de la flexibilité aux fournisseurs pour entrer leurs situations mensuelles. Cette fonctionnalité permet la saisie par quantité réalisée, quantité décompte, pourcentage d'avancement ou prix.

De plus, elle offre la possibilité de trier les informations par zones, calculer automatiquement le total de la saisie, et enregistrer ces saisies en mode provisoire avant la validation des factures. Cela englobe la saisie de factures, de décomptes mensuels et de décomptes finaux, offrant une gestion complète du processus de facturation.

Création/validation de la facture

L'étape cruciale de création et validation des factures est également parfaitement prise en charge par AirFact. Lors du lancement du processus de facturation, cette application procède à des vérifications des conditions du marché.

Elle calcule ensuite les montants à payer pour chaque ligne réalisée, prenant en compte des éléments tels que les déductions liées aux sous-traitants, les retenues de garantie, l'avance due, la résorption d'avance pour les titulaires et sous-traitants, ainsi que la révision des prix et l'actualisation. Cette phase englobe également les corrections liées à la parution des indices définitifs sur les factures passées.

La validation de la facture déclenche automatiquement la génération d'un document PDF accompagnant la facture électronique, son dépôt sur le portail Chorus Pro (selon le paramétrage) et l'envoi d'un e-mail de notification aux parties impliquées dans la chaîne de validation, conformément aux paramètres définis.

Gestion des processus de validation

Un autre aspect clé d'AirFact réside dans sa gestion avancée des processus de validation. Chaque utilisateur peut sélectionner la facture à valider ou modifier.

À chaque validation, une nouvelle version de la facture est générée, et un e-mail est automatiquement envoyé à la personne suivante dans la chaîne de validation, conformément aux paramètres définis. AirFact propose par défaut un processus de validation en plusieurs niveaux, du fournisseur à différents niveaux d'intervenants tels que l'OPC, le Maître d’Œuvre, le Maître d’Ouvrage Opérationnel et le Maître d’Ouvrage Marchés.

Cependant, la flexibilité de personnalisation est offerte, permettant l'ajout ou la suppression de niveaux de validation, ainsi que le paramétrage des droits pour chaque valideur, afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation.

Gestion des marchés

AirFact permet de gérer les marchés, permettant la saisie de nouveaux marchés et la consultation des marchés existants.

Cette fonctionnalité englobe des aspects essentiels tels que l'affectation d'un fournisseur à un marché, l'importation des tâches DQE/DPGF rattachées, la validation interne ou externe dématérialisée des engagements et des avenants.

Elle couvre également la gestion des titulaires, des sous-traitants, des co-traitants, des lots, des tranches, des avances, des retenues de garantie, des révisions et actualisations. AirFact prend en charge l'import de catalogues et bordereaux, ainsi que la génération automatique d'avenants à partir d'un DQE/DPGF modifié.

Cette fonctionnalité s'étend aussi à la gestion des plannings de travaux et des rémunérations de suivi, couvrant des marchés à bon de commande, ainsi que des marchés à bon de commande multi-tiers et multi-opérations.

Gestion des prestations et des contacts

La gestion des prestations par AirFact inclut non seulement celles liées aux marchés mais aussi celles hors-marchés. Cette fonctionnalité liste toutes les prestations associées à un fournisseur ou une tranche, et permet des modifications directes ou via OS/Avenants. Elle offre également la possibilité de suivre l'état d'avancement de la facturation par prestation, nature, zone ou poste bilan, assurant une visibilité détaillée sur chaque aspect des prestations.

AirFact facilite également la gestion des tiers et des contacts en synchronisant ces données avec d'autres logiciels de la suite Universem. Les utilisateurs peuvent définir avec précision les personnes autorisées à se connecter à AirFact et attribuer des droits d'utilisation, de facturation et de validation, contribuant ainsi à une gestion centralisée et sécurisée des tiers et contacts.

Dépôt des factures sur Chorus Pro

AirFact simplifie le processus de dépôt des factures sur Chorus Pro en permettant un dépôt automatique à chaque étape du processus de validation, conformément aux paramètres définis.

En outre, après la mise en paiement dans GO, le statut des factures est automatiquement modifié dans Chorus Pro, assurant une synchronisation transparente entre les deux plateformes.

Outils de suivi & paramétrage

Les outils de suivi et paramétrage d'AirFact offrent la possibilité de suivre l'avancement des engagements de multiples manières, que ce soit par marché, fournisseur, co-traitant, sous-traitant, ou ligne de DQE/DPGF.

La gamme d'outils de paramétrage comprend des critères tels que les zones d'interventions, les droits, les indices de révision, la configuration des catalogues (DQE/DGPF), les opérations, les interfaces comptables (produits et tiers), ainsi que l'administration couvrant les pages, natures, validation/statuts, produits et banques.

Ces fonctionnalités permettent une personnalisation poussée pour s'adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation.

Présentation et description de AirFact

AirFact est une application de facturation en ligne complète et accessible à tous les acteurs de la chaîne de facturation.

En tant qu'application web, elle offre aux fournisseurs la possibilité de saisir et de valider leurs factures en ligne directement depuis leur compte. Cette approche facilite le contrôle préalable des situations par rapport aux engagements, assurant ainsi une gestion efficace des factures électroniques à travers un processus de validation entièrement dématérialisé et personnalisable.

Les situations validées sont ensuite intégrées à la Gestion Opérationnelle GO, avec la facture finale automatiquement liée à l'engagement.

AirFact peut être utilisé en tant qu'application web autonome ou au sein de la Suite Universem. Les utilisateurs bénéficient de fonctionnalités telles que la saisie par ligne des factures par les fournisseurs, le contrôle et la validation des factures par tous les intervenants, l'importation des données via Excel, la synchronisation des situations validées avec la Gestion Opérationnelle et le dépôt automatique des factures fournisseurs sur Chorus Pro.

Cette application se destine à différents acteurs tels que les fournisseurs, les OPC (Ordonnancement Pilotage Coordination), les Maîtres d'Œuvre, et les Maîtres d'Ouvrage (opérationnel/financier). En comparaison avec Chorus Pro, AirFact offre une approche plus conviviale en permettant des modifications ligne par ligne avec un suivi clair des changements. Les factures créées dans AirFact sont automatiquement déposées sur Chorus Pro à la fin du processus de validation.

AirFact propose des fonctionnalités étendues pour la gestion de la facturation, y compris la saisie, la création, la modification et la validation des factures en ligne. Le processus de validation est paramétrable avec des niveaux définis, permettant une personnalisation selon les besoins spécifiques de chaque organisation. La gestion des marchés, des prestations, des tiers et des contacts est également intégrée, offrant une solution complète pour la gestion globale du processus de facturation.

En outre, AirFact offre des outils de suivi avancés, permettant de suivre l'avancement des engagements par marché, fournisseur, co-traitant, sous-traitant et ligne de DQE/DPGF. Les fonctionnalités de paramétrage comprennent la configuration des zones d'interventions, des droits, des indices de révision, des catalogues, des opérations, des interfaces comptables, et plus encore.

L'interopérabilité avec la Gestion Opérationnelle GO assure une synchronisation efficace des données entre les deux applications, simplifiant ainsi la gestion globale des opérations.

En résumé, AirFact se positionne comme une solution complète, flexible et conviviale pour la facturation en ligne, offrant un contrôle optimal et une gestion efficace des processus.

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2 avis sur AirFact

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ACCUEIL ET FRAIS GÉNÉRAUX

Construction de bâtiments

5/5
Les points positifs

On a pas de remise en cause sur ce logiciel et même pour mes collègues, ça l'air d'aller. Nous sommes contents de notre logiciel


Les points négatifs

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Le 19/10/2022
Assitante administrative

Activités d'architecture et d'ingénierie ; activités de contrôle et analyses techniques

5/5
Les points positifs

Notre outil Progisem est spécialisé dans notre secteur d'activité et c'est un bon outil. Il est très complet et dispose de plusieurs fonctionnalités comme la comptabilité, la paie, le reporting ainsi que la partie CRM.


Les points négatifs

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Le 22/09/2020

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Assistance et FAQ de AirFact

Quelles certifications pour AirFact ?

Le logiciel est certifié ISO 9001 et NF (par ANFOR).

Comment obtenir plus d'informations sur AirFact ?

L'espace client disponible sur le site de Progisem vous offre l'accès à de nombreuses ressources, notamment de la documentation sur le logiciel ou encore un espace d'aide pour l'utilisation de certaines fonctionnalités de AirFact.

Quels sont les avantages de l'application full-web d'AirFact ?

L'application full-web d'AirFact offre une accessibilité totale à tous les intervenants de la chaîne de facturation, permettant une saisie et une validation en ligne depuis n'importe quel compte en ligne, favorisant ainsi une collaboration efficace.

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