AirFact

Gestion de la facturation et des saisies

AirFact se distingue par sa suite complète de fonctionnalités dédiées à la gestion intégrale de la facturation en ligne. Cette solution permet aux utilisateurs d'effectuer des opérations telles que la saisie, la création, la modification et la validation des factures avec une efficacité optimale.

En ce qui concerne la saisie, AirFact offre de la flexibilité aux fournisseurs pour entrer leurs situations mensuelles. Cette fonctionnalité permet la saisie par quantité réalisée, quantité décompte, pourcentage d'avancement ou prix.

De plus, elle offre la possibilité de trier les informations par zones, calculer automatiquement le total de la saisie, et enregistrer ces saisies en mode provisoire avant la validation des factures. Cela englobe la saisie de factures, de décomptes mensuels et de décomptes finaux, offrant une gestion complète du processus de facturation.

Création/validation de la facture

L'étape cruciale de création et validation des factures est également parfaitement prise en charge par AirFact. Lors du lancement du processus de facturation, cette application procède à des vérifications des conditions du marché.

Elle calcule ensuite les montants à payer pour chaque ligne réalisée, prenant en compte des éléments tels que les déductions liées aux sous-traitants, les retenues de garantie, l'avance due, la résorption d'avance pour les titulaires et sous-traitants, ainsi que la révision des prix et l'actualisation. Cette phase englobe également les corrections liées à la parution des indices définitifs sur les factures passées.

La validation de la facture déclenche automatiquement la génération d'un document PDF accompagnant la facture électronique, son dépôt sur le portail Chorus Pro (selon le paramétrage) et l'envoi d'un e-mail de notification aux parties impliquées dans la chaîne de validation, conformément aux paramètres définis.

Gestion des processus de validation

Un autre aspect clé d'AirFact réside dans sa gestion avancée des processus de validation. Chaque utilisateur peut sélectionner la facture à valider ou modifier.

À chaque validation, une nouvelle version de la facture est générée, et un e-mail est automatiquement envoyé à la personne suivante dans la chaîne de validation, conformément aux paramètres définis. AirFact propose par défaut un processus de validation en plusieurs niveaux, du fournisseur à différents niveaux d'intervenants tels que l'OPC, le Maître d’Œuvre, le Maître d’Ouvrage Opérationnel et le Maître d’Ouvrage Marchés.

Cependant, la flexibilité de personnalisation est offerte, permettant l'ajout ou la suppression de niveaux de validation, ainsi que le paramétrage des droits pour chaque valideur, afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation.

Gestion des marchés

AirFact permet de gérer les marchés, permettant la saisie de nouveaux marchés et la consultation des marchés existants.

Cette fonctionnalité englobe des aspects essentiels tels que l'affectation d'un fournisseur à un marché, l'importation des tâches DQE/DPGF rattachées, la validation interne ou externe dématérialisée des engagements et des avenants.

Elle couvre également la gestion des titulaires, des sous-traitants, des co-traitants, des lots, des tranches, des avances, des retenues de garantie, des révisions et actualisations. AirFact prend en charge l'import de catalogues et bordereaux, ainsi que la génération automatique d'avenants à partir d'un DQE/DPGF modifié.

Cette fonctionnalité s'étend aussi à la gestion des plannings de travaux et des rémunérations de suivi, couvrant des marchés à bon de commande, ainsi que des marchés à bon de commande multi-tiers et multi-opérations.

Gestion des prestations et des contacts

La gestion des prestations par AirFact inclut non seulement celles liées aux marchés mais aussi celles hors-marchés. Cette fonctionnalité liste toutes les prestations associées à un fournisseur ou une tranche, et permet des modifications directes ou via OS/Avenants. Elle offre également la possibilité de suivre l'état d'avancement de la facturation par prestation, nature, zone ou poste bilan, assurant une visibilité détaillée sur chaque aspect des prestations.

AirFact facilite également la gestion des tiers et des contacts en synchronisant ces données avec d'autres logiciels de la suite Universem. Les utilisateurs peuvent définir avec précision les personnes autorisées à se connecter à AirFact et attribuer des droits d'utilisation, de facturation et de validation, contribuant ainsi à une gestion centralisée et sécurisée des tiers et contacts.

Dépôt des factures sur Chorus Pro

AirFact simplifie le processus de dépôt des factures sur Chorus Pro en permettant un dépôt automatique à chaque étape du processus de validation, conformément aux paramètres définis.

En outre, après la mise en paiement dans GO, le statut des factures est automatiquement modifié dans Chorus Pro, assurant une synchronisation transparente entre les deux plateformes.

Outils de suivi & paramétrage

Les outils de suivi et paramétrage d'AirFact offrent la possibilité de suivre l'avancement des engagements de multiples manières, que ce soit par marché, fournisseur, co-traitant, sous-traitant, ou ligne de DQE/DPGF.

La gamme d'outils de paramétrage comprend des critères tels que les zones d'interventions, les droits, les indices de révision, la configuration des catalogues (DQE/DGPF), les opérations, les interfaces comptables (produits et tiers), ainsi que l'administration couvrant les pages, natures, validation/statuts, produits et banques.

Ces fonctionnalités permettent une personnalisation poussée pour s'adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation.