Sage Business Cloud Compta et Facturation

par SAGE

Finance et comptabilité (comptabilité, trésorerie ...)

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Auteur : Lebonlogiciel - Mis à jour le 30/07/2020

FAQ

Peut On Réinitialiser Les Données Saisies Dans Compta & Facturation?

Description
Il se peut que vous soyez amené à supprimer toutes vos données suite à des erreurs pendant une période d'essai par exemple.

Nous vous expliquons comment faire dans cet article.


Cause
Résolution
Cliquez sur l'onglet Paramètres
Depuis la rubrique PERSONNALISATION cliquez sur Gérer vos données
Cliquez sur "Supprimer mes données"

Veuillez noter que cette option supprimera l'ENSEMBLE de vos données.

Une fois le compte réinitialisé, vous pourrez procéder de nouveau aux paramétrages comme s'il s'agissait d'un tout nouveau compte.

NB: Vous avez la possibilité à tout moment de récupérer vos données dans le cas où vous auriez besoin d'y avoir recours, et ce même après avoir saisi de nouvelles transactions.

Créer Et Gérer Des Factures D'achat Dans Compta & Facturation

Description
Pour vous aider à procéder au suivi des sommes dues à vos fournisseurs et de tout montant impayé, vous pouvez enregistrer les factures qu'ils vous envoient dans Compta & Facturation. Avant de pouvoir enregistrer une facture d'achat, il vous faut, si ce n'est déjà fait, créer un dossier pour le fournisseur.

Remarque : Si vous achetez régulièrement les mêmes produits à un même fournisseur, vous pouvez créer un enregistrement de produit afin de gagner du temps.

Création de factures d'achats pour des stocks
Le programme fait le suivi de vos mouvements de stock en enregistrant les achats et les ventes d'articles en stock. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un achat ou une vente de stock. Par exemple, si vous créez une facture d'achats qui inclut un article en stock, le programme crée une opération d'entrées de produits et augmente automatiquement le nombre d'articles.

Enregistrer une facture d'achat
Remarque : Les informations du produit ou du service sélectionné sont affichées sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Vous pouvez modifier ces renseignements, au besoin. Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement, cliquez sur Ajouter produit. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

Dans Achats, cliquez sur Factures d'achats.
Cliquez sur Nouvelle facture d'achat.
Saisissez les informations suivantes :
Fournisseur * Saisissez le nom du fournisseur. Au fil de la saisie, une liste de fournisseurs s'affiche. Choisissez le fournisseur souhaité dans la liste.
Conseil : Pour ajouter un nouveau fournisseur, cliquez sur Ajouter un fournisseur. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.
Date de facturation * Saisissez la date de facture.
Date d'échéance * Cette date est calculée automatiquement en fonction des modalités de paiement renseignées dans le dossier fournisseur. Si vous n'avez pas entré de modalités de paiement spécifiques, elle est calculée en fonction du nombre de jours de crédit définis dans les paramètres par défaut de votre entreprise. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette date.
Référence fournisseur Si nécessaire, entrez une référence pour votre fournisseur, son numéro de facture par exemple.
Référence Si nécessaire, entrez une référence supplémentaire, telle qu'un numéro de commande.
* Indique un champ obligatoire.

Pour enregistrer l'achat d'un produit spécifique, tapez le nom du produit dans la case [Chercher un produit] et choisissez le produit approprié.
Pour ajouter d'autres produits sur votre facture, répétez l'étape précédente.
Si vous ne voulez pas ajouter de produit à la facture, saisissez les informations suivantes :
Description * La description de l'achat.
Grand livre * Choisissez le compte du grand livre correspondant à votre achat.
Qté/Hres * Entrez la quantité d'articles achetés.
Prix/Taux * Saisissez la valeur nette de l'article.
Taux de TVA/Montant * Si applicable et disponible, préciser le taux ou le montant de la TVA.
La valeur totale brute de ce poste est affichée sous Total.

* Indique un champ obligatoire.

Si vous avez créé des types d'analyses d'opération, par départements par exemple, cliquez sur l'outil de recherche et sélectionnez la catégorie d'analyse appropriée.
Pour ajouter d'autres transactions, répétez l'étape précédente sur la ligne suivante.
Si nécessaire, entrez une note relative à cet achat.
Si vous voulez joindre un fichier (par exemple, la copie d'un reçu), cliquez sur le bouton Pièce jointe, puis sur Télécharger fichiers, naviguez jusqu'au fichier et double-cliquez dessus. En savoir plus sur les pièces jointes
Choisissez l'une des options suivantes :
Enregistrer comme ébauche Pour enregistrer un brouillon de la facture, cochez la case Enregistrer comme brouillon et cliquez sur Enregistrer. Utilisez cette option si vous ne souhaitez pas envoyer immédiatement la facture à votre facture et que vous ne souhaitez pas mettre à jour les comptes du grand livre. Une fois prêt à envoyer la facture, ouvrez le brouillon de la facture, apportez toutes les modifications nécessaires, décochez la case Enregistrer comme brouillon et cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer Permet d'enregistrer uniquement la facture.
Enregistrer & Nouveau Permet d'enregistrer la facture en cours et de saisir une nouvelle facture.
Vous avez saisi les détails de votre facture d'achat avec succès et elle apparaît dans l'activité du fournisseur. Si nécessaire, vous pouvez gérer la facture depuis la liste des achats.

Gérer une facture d'achat existante
Dans Achats, cliquez sur Factures d'achats.
Cliquez sur la facture d'achats concernée.
Vous pouvez ici modifier la facture existante. Pour ce faire, suivez les étapes indiquées dans la section précédente Enregistrer une facture d'achat. Si la facture a déjà été réglée ou créditée, vous ne pouvez pas la modifier. Pour de plus amples informations, veuillez consulter Éditer ou annuler une facture d'achat.

Vous pouvez enregistrer un paiement contre la facture d'achat. Dans le menu Plus, vous pouvez créer un avoir ou indiquer que la facture d'achat est actuellement Contestée.

Remarque : Si vous contestez une facture, sa valeur reste sur vos comptes. Vous pouvez effacer l'état contesté d'une facture d'achat en l'ouvrant et en sélectionnant l'option Retirer l'état constesté dans le menu Plus.

Convertir une ébauche de facture
Dans Achats, cliquez sur Factures d'achats.
Cliquez sur la facture d'achat enregistrée comme ébauche.
Si nécessaire, modifiez les détails de la facture.
Décochez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer.
La facture n'est plus à l'état d'ébauche et les valeurs apparaissent dans les comptes du grand livre correspondants.

Créer Et Gérer Des Factures De Vente Dans Compta & Facturation

Créez une facture de vente pour vous aider à effectuer le suivi des produits que vos clients vous achètent, des sommes qu'ils vous doivent et de la date d'échéance des paiements. Vous pouvez choisir d'imprimer la facture et de l'envoyer à votre client, ou bien vous pouvez l'envoyer par e-mail. Lorsque vous recevez le paiement d'un client, vous pouvez l'imputer à la facture. Vous pouvez créer un nombre illimité de factures.

Avant de pouvoir créer une facture, vous devez ajouter un enregistrement de contact pour votre client. Si vous fournissez à vos clients les mêmes produits ou services, vous pouvez créer des enregistrements spécifiques pour gagner du temps lors de la saisie de factures.

Pour personnaliser des factures afin de refléter la marque de votre entreprise :
Spécifiez des paramètres des factures, estimations et devis, notamment des numéros de document, préfixes ou termes et conditions.
Ajouter un logo de société et appliquer un modèle
Configurer des messages e-mail par défaut
Enregistrement de factures de ventes pour des stocks
Le suivi de votre stock est assuré par l’enregistrement des mouvements de stock à chaque achat et vente de stock. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un ajout ou un retrait de stock. Donc, chaque fois que vous enregistrez un avoir sur ventes qui inclut un article en stock, une opération de sortie de produits est réalisée et vos niveaux de stock pour cet article augmentent automatiquement.

Le niveau de vos articles en stock ne peut pas être négatif. Si vous essayez de créer une facture de ventes pour un article en stock au-delà de la quantité disponible, un message vous indiquant que le stock disponible n’est pas assez élevé s'affiche. Vous devez enregistrer cette facture comme brouillon jusqu'à ce que vous ayez enregistré toutes vos opérations d'achat. Au besoin, vous pouvez ajuster manuellement le niveau de vos stocks pour modifier le nombre d'articles que vous avez en stock. Cette option permet notamment de passer en perte des stocks endommagés ou de rectifier les quantités suite à une prise d'inventaire.

Enregistrement d'une facture de vente
Accédez à la section Ventes, puis cliquez sur Factures de ventes.
Cliquez sur Nouvelle facture.
Saisissez les informations suivantes :
Client * Choisissez le client dans la liste.

Conseil : Pour ajouter un nouveau client, cliquez sur Ajouter un client, renseignez les champs, puis cliquez sur Enregistrer.
Date de facturation * Saisissez la date de facture.
Date d'échéance * Cette date est calculée automatiquement en fonction des modalités de paiement saisies dans l'enregistrement du client. Si vous n'avez pas saisi de modalités de paiement personnalisées, elle est calculée en fonction du nombre de jours de crédit par défaut dans Paramètres > Paramètres par défaut. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette date.
Référence Si nécessaire, saisissez une référence (par exemple, un numéro de commande client).
Adresse de facture * Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci apparaît automatiquement. Sinon, saisissez l'adresse dans ce champ.
Adresse de livraison Par défaut, l'adresse de livraison est la même que l'adresse principale du client. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse, choisissez l'adresse souhaitée dans la liste déroulante Adresse de livraison. Si l'adresse ne figure pas dans la liste, choisissez Personnalisée et saisissez les informations demandées.
Date de livraison/réalisation En Allemagne, saisissez la date de livraison des marchandises ou la date de réalisation du service.
* Indique un champ obligatoire.

Pour créer une nouvelle facture de ventes :
Produit/Service *
Saisissez le nom du produit ou du service que vous vendez dans ce champ, puis sélectionnez le dans la liste. Si l'article n’est pas dans la liste, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur Créer un article.

Remarque : Par défaut, la liste présente d’abord la description du produit en premier, puis le code de l’article. Vous pouvez néanmoins modifier cet ordre pour que le code soit affiché en premier dans le champ Ordre de tri pour les menus Produit/Service de la section Paramètres de produits et services (allez dans Paramètres, puis cliquez sur Paramètres par défaut, et enfin dans Paramètres des produits et services.

Les informations du produit ou du service sélectionné sont affichées sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Vous pouvez modifier ces renseignements, au besoin. S'il existe plusieurs prix ou taux pour l'article, choisissez le taux à utiliser.

Description * Saisissez une description pour la vente.
Compte du grand livre* Choisissez le compte de grand livre de la vente.
Qté/Hres * Saisissez la quantité d'articles vendus. Ce champ sert aussi à entrer le nombre d'heures de service.
Prix/Taux * Saisissez le prix ou le taux de l'article.

Si vous avez défini plusieurs prix ou taux pour cet article, cliquez sur la case Prix/taux.
Remise Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de montant fixe, saisissez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage défini sur zéro. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur de la case Montant définie sur zéro et saisissez le pourcentage dans la case %.
Taux TVA * Le cas échéant, choisissez le taux de TVA.
Montant TVA * Il est calculé automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de TVA.
Total Il s'agit de la valeur brute totale de la facture.
* Indique un champ obligatoire.

Pour ajouter d'autres transactions sur la ligne suivante, répétez l'étape précédente. Si des types d'analyse ont été définis, une icône de double flèche s’affiche à la fin de chaque ligne de la facture. Cliquez dessus pour sélectionner le type d’analyse correspondant pour chaque ligne d’opération.
(Uniquement en France)Si vous souhaitez facturer votre client pour les frais de port, saisissez le montant net dans la case Frais de port et choisissez le taux de TVA approprié, le cas échéant. (Allemagne et Espagne) Si vous voulez facturer l’expédition à votre client, ajoutez une ligne d’opération et choisissez le compte approprié pour la facturer dans le champ Compte général.
Si vous voulez enregistrer cette facture comme une ébauche, parce que vous n'êtes pas prêt à l'envoyer à votre client, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la facture à votre client, ouvrez l'ébauche de facture, apportez les éventuelles modifications nécessaires et décochez la case Enregistrer comme ébauche.
Vérifiez et modifiez les notes, les modalités/conditions et les détails de TVA.
Le montant net total de la facture et le montant de la TVA s'affichent au bas de la facture.
En Espagne, vous pouvez cliquer sur le montant IRPF pour modifier le pourcentage d’IRPF ou indiquer que la facture est exemptée d’IRPF. Au besoin, ajoutez des commentaires, ainsi que vos modalités et conditions.
Pour envoyer la facture par email, cliquez sur Enregistrer & envoyer par email pour ouvrir la fenêtre Envoyer la facture par email.
Si une adresse e-mail figure dans l'enregistrement du client, elle est affichée dans le champ À.
Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres adresses email en les séparant par un point-virgule.
Votre adresse e-mail apparait dans le champ Cc.
Sélectionnez M’envoyer une copie si vous voulez recevoir une copie de l’email.
Les factures de ventes sont stockées sur internet, ce qui signifie que vos clients vont recevoir un lien hypertexte vers leur facture dans cet email. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent consulter leur facture, l’enregistrer au format PDF ou l’imprimer depuis leur navigateur web. Vous pouvez éventuellement cocher Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure un PDF de la facture dans l'email.
Vous pouvez éventuellement modifier la ligne Objet, le texte par défaut de l’email dans le champ Message, ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer la facture.
Cliquez sur Envoyer (si vous envoyez la facture par email) ou Enregistrer.

Créer Et Gérer Les Avoirs De Vente Dans Compta & Facturation

Créer et gérer les avoirs de vente dans Compta & Facturation
Cet article décrit comment créer un avoir à partir d'une facture de vente et comment enregistrer un avoir de vente indépendant.

6 mars 2017•Product Documentation
Description
Si vous fournissez un avoir à un client parce qu'il vous a renvoyé des marchandises endommagées, vous pouvez le créer à partir de la facture originale. Vous pouvez aussi créer un avoir indépendant et le relier à toute facture impayée à une date ultérieure. Vous pouvez choisir d'imprimer ou d'envoyer l'avoir par email au client.

Enregistrement d'avoirs sur ventes pour des stocks
Le suivi de votre stock est assuré par l’enregistrement des mouvements de stock à chaque achat et vente de stock. Chaque mouvement de stock comporte un type qui enregistre si du stock a été ajouté ou supprimé. Donc, chaque fois que vous enregistrez un avoir sur ventes qui inclut un article en stock, un mouvement de sorties de produits négatives est réalisé et vos niveaux de stock augmentent automatiquement puisque des marchandises ont été retournées. Si vous voulez rectifier un prix au lieu de modifier votre quantité de stock, consultez Comment rectifier le prix ou la quantité d'un article en stock dans un avoir sur ventes.

Créer un avoir à partir d'une facture de vente
Dans Ventes, cliquez sur Factures de ventes.
Cliquez sur la facture que vous voulez créditer.
Dans le menu Plus, cliquez sur Créer avoir. L'avoir apparaît avec les détails de la facture originale.
Saisissez et modifiez les détails, au besoin. Pour en savoir plus, veuillez consulter la section suivante ("Pour enregistrer un avoir sur ventes indépendant").
S'il s'agit d'une ébauche d'avoir, cochez la case Enregistrer comme ébauche. Lorsque vous êtes prêt à remplir la facture, vous pouvez revenir à l'avoir plus tard et décocher cette case.
Au besoin, entrez toute note nécessaire et enregistrez.
Vous avez correctement entré un avoir sur la facture de vente originale. Si l'avoir couvre la valeur totale de la facture, l'état de la facture indique Payé, dans le cas contraire, l'état indique Paiement partiel.

Enregistrer un avoir sur ventes indépendant
Dans le menu Ventes, cliquez sur Avoirs sur ventes.
Cliquez sur Nouvel avoir.
Ajoutez les informations suivantes :
Nom * Choisissez le client dans la liste.
Date * Saisissez la date de l'avoir.
Référence Ce champ est facultatif. Entrez un numéro de référence, tel qu'un numéro d'autorisation de retour client.
Adresse principale * Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci apparaît automatiquement. Si l'adresse principale du client ne figure pas dans son enregistrement, saisissez-la ici.
Adresse de livraison Vous pouvez choisir d'envoyer l'avoir à une adresse autre que l'adresse principale. Si l'adresse ne figure pas dans l'enregistrement, choisissez Personnalisable, puis saisissez l'adresse.
* Indique un champ obligatoire.

Afin de fournir un avoir pour un produit ou service spécifique, tapez le nom de l'article dans la case [Chercher un produit/service] > choisissez l'article.
Les informations du produit ou du service sélectionné sont affichées sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Vous pouvez modifier ces renseignements, au besoin.

Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement de produit, cliquez sur Créer produit. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

Si vous voulez ajouter un nouveau service, cliquez sur Créer service, entrez les informations voulues et enregistrez.

Remarque : Si vous n'êtes pas prêt à envoyer l'avoir à votre client et que vous voulez l'enregistrer comme ébauche, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'avoir à votre client, ouvrez l'ébauche de l'avoir, apportez toute modification nécessaire et décochez la case Enregistrer comme ébauche.

Pour ajouter d'autres produits ou services sur l'avoir, répétez l'étape précédente.
Si vous ne voulez pas ajouter de produit ou de service à la facture, saisissez les informations suivantes :
Produit/Service *
Le cas échéant, entrez un code (par exemple une référence ou un code de stock).

Description *
Entrez une description.

Compte général *
Choisissez le compte général.

Qté/Hres * Entrez la quantité d'articles vendus ou le nombre d'heures.
Prix/Taux *
Saisissez la valeur nette de l'article.

Remise *
Si une remise est offerte, indiquez le montant à cet endroit.

Taux de taxe * Choisissez le taux de taxation voulu.
* Indique un champ obligatoire.

Pour créditer des frais d'expédition, cliquez sur Expédition, choisissez le taux de taxation voulu, puis entrez le montant HT. Le montant HT total de la facture et le montant total de taxe apparaissent dans le bas de l'avoir.
Le cas échéant, ajoutez des commentaires supplémentaires dans le champ Notes.
Pour envoyer par email l’avoir, cliquer sur Enregistrer & envoyer pour ouvrir la fenêtre Envoyer avoir par email :
Si une adresse e-mail figure dans l'enregistrement du client, elle est affichée dans le champ À.
Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres adresses email en les séparant par un point-virgule.
Votre adresse e-mail apparaît dans le champ Cc.
Sélectionnez M’envoyer une copie si vous voulez recevoir une copie de l’email.
Les avoirs sur ventes de Compta & Facturation sont stockés sur internet, ce qui signifie que vos clients vont recevoir un lien hypertexte vers leur avoir dans cet email. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent consulter leur avoir, l’enregistrer au format PDF ou l’imprimer depuis leur navigateur web. Vous pouvez éventuellement cocher Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure un PDF de l’avoir sur ventes dans l'email.
Vous pouvez éventuellement modifier la ligne Objet, le texte par défaut de l’email dans le champ Message, ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer l’avoir sur ventes.
Cliquez sur Envoyer (si vous envoyez l’avoir par email) ou Enregistrer.
Vous avez correctement créé un avoir que vous pouvez ventiler sur une facture.

Aide Et Formation - Compta & Facturation

Description
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Si vous êtes intéressé veuillez nous contacter par chat ou envoi de requête et nous vous informerons de la prochaine date organisée. Webinaires - Compta & Facturation


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