Mycellia Factu'Flow
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Mycellia Factu'Flow c'est quoi ?
Solution de dématérialisation pour les factures fournisseurs qui permet d’automatiser le traitement au format digital des factures d’achat.
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Fonctionnalités de Mycellia Factu'Flow
Archivage
Renforcer la fiabilité de la traçabilité des événements afin de répondre auxexigences de la Piste d’Audit Fiable (=PAF) :
- Horodatage régulier des fichiers logs contenant l’historique des événements.
- Chaînage des fichiers logs.
- Versement sécurisé vers un prestataire d’archivage NF 461 et ISO 27001.
Workflow
Le circuit du workflow pré-paramétré pour le traitement des factures entrantes :
1) Facture déposée
2) Facture rapprochée
3) Bon à payer
4) Mise en paiement
5) Facture réglée
Reporting
Mycellia génère nativement des tableaux de bords à deux dimensions qui sont à choisir dans une liste déroulante de tableaux prédéfinis.
Nous pouvons également générer des tableaux de bords avancés grâce à notre collaboration avec DigDash, expert en Business Intelligence.
Acquisition des formats
Voici les différents formats pris en charge par notre solution :
- Format image : document scanné
- Format PDF
- Format hybride : Factur-X conforme à la législation française
Les documents clés (commande, bon de livraison, contrat, devis ...) sont automatiquement reliés à la facture.
Présentation et description de Mycellia Factu'Flow
Mycellia vous propose une solution qui s’adapte à votre structure tout en respectant les évolutions du cadre normatif et législatif. Cette solution permet ainsi de s’affranchir des contraintes et coûts associés au format papier.
La solution fonctionne en 4 étapes simples :
1) CAPTURE DES DONNÉES
Le logiciel lance le processus d‘extraction des données de mes factures reçues au format papier ou par email. Les informations utiles sont automatiquement extraites.
2) WORKFLOW DE VALIDATION
Le logiciel automatise le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
3) EXPORT COMPTABLE
Le logiciel permet d’intégrer dynamiquement les écritures comptables dans le progiciel.
4) TRAÇABILITÉ
Le logiciel consolide la Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte d’achat (du bon de commande à la preuve de paiement).
Actualités, dossiers sur Mycellia Factu'Flow
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Assistance et FAQ de Mycellia Factu'Flow
Pourquoi utiliser un logiciel GED pour la gestion des factures fournisseurs ?
La mise en place d’un logiciel de dématérialisation des factues permet d'éviter les erreurs, les retards de paiement ou les problèmes de trésorerie. Un logiciel de GED offre une solution complète pour organiser, stocker et gérer les factures fournisseurs depuis leur capture jusqu’à la création des écritures comptables dans l’ERP ou le logiciel financier. À l’aide d’un outil de workflow paramétré de validation, le service comptabilité peut obtenir plus rapidement la validation d’une facture et donc d’un bon à payer.
En adoptant un tel outil, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire les coûts administratifs et minimiser les risques d’erreurs humaines.
Quelle est la durée de conservation d'une facture fournisseur ?
Les factures fournisseurs doivent respecter le délai de conservation de 10 ans selon le code du commerce et de 6 ans selon le droit fiscal, il conviendra d’archiver les factures, ses différentes données et les éléments de traçabilité. Ainsi, vous serez assuré de sécuriser l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des données dans le temps.
Qu'est-ce qu'une facture électronique conforme ?
Selon l’article 289 du Code général des impôts, pour qu’une facture électronique soit conforme, elle doit respecter 3 points techniques fondamentaux :
– L’authenticité : prouver que l’émetteur de la facture est bien celui qui est mentionné dans les données du document.
– La lisibilité : assurer de la lisibilité du document numérique dans le temps.
– L’intégrité : le contenu de la facture ne peut être modifié ou falsifié durant toute la durée de sa conservation légale.
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