Expensya

Gestion des cartes de paiement

Expensya propose des cartes de paiement professionnelles adaptées aux équipes d'entreprise, offrant à vos collaborateurs une autonomie contrôlée.

Avec des cartes d'entreprise virtuelles et physiques, vous pouvez définir des budgets pré-approuvés et des limites personnalisées en temps réel. Cela permet de maintenir la sécurité du compte bancaire tout en respectant la politique de dépenses de l'entreprise.

Grâce à la fonction de contrôle du budget, vous pouvez définir des budgets pour vos équipes, avec des plafonds, des périodes d'utilisation et des types de dépenses autorisées spécifiques pour chaque carte. La fonction de suivi en temps réel fournit une vision immédiate de la trésorerie et de l'évolution de chaque budget, ce qui élimine les surprises lors de la réconciliation bancaire.

L'intégration de contrôle et de validation intelligents automatise le rapprochement des transactions et facilite la gestion des reçus de paiement, permettant ainsi un gain de productivité significatif dans les processus comptables.

Automatisation de la gestion des dépenses

Expensya simplifie la gestion des dépenses d'entreprise en automatisant le processus de gestion des notes de frais.

Grâce à sa technologie OCR+ auto-apprenante, Expensya élimine la saisie manuelle en extrayant automatiquement les données pertinentes des factures.

Cette automatisation réduit les erreurs de saisie et accélère le processus de traitement des dépenses. La gestion des forfaits et des per diem est également simplifiée grâce à un module intégré permettant une gestion rapide et automatisée des indemnités journalières.

De plus, la fonction de traitement des e-mails instantané permet de saisir rapidement les données des factures reçues par e-mail, ce qui accélère encore le processus de gestion des dépenses.

Dématérialisation

Expensya propose un processus 100% dématérialisé pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité.

Les données sont archivées dans un serveur certifié conforme à la législation en vigueur, offrant ainsi une sécurité et une traçabilité maximales.

Cette dématérialisation permet d'éliminer l'archivage physique et les coûts associés, tout en facilitant l'accès aux données archivées.

Grâce à l'archivage à valeur probante, les documents numériques ont une valeur légale et sont opposables aux autorités fiscales, ce qui simplifie la gestion et réduit les coûts de stockage des factures.

Contrôle et validation

Avec Expensya, vous bénéficiez d'une validation agile des dépenses professionnelles, conforme à la politique de dépenses de l'entreprise.

L'automatisation de l'application de la politique de dépenses permet de simplifier toutes les étapes de validation des dépenses, en offrant la possibilité de configurer des règles de dépenses et des plafonds de remboursement.

Les flux de validation automatisés offrent une meilleure visibilité sur les dépenses engagées et les demandes d'avances, avec la possibilité de paramétrer plusieurs niveaux de validation.

De plus, la détection des dépenses dupliquées permet de remédier efficacement aux erreurs de gestion et aux tentatives de fraude !

Application mobile

L'application mobile Expensya offre une solution 100% mobile pensée pour les équipes nomades, permettant une gestion nomade du déplacement professionnel. Avec une application native sur Android et iOS, les utilisateurs peuvent gérer leurs dépenses en temps réel, même en déplacement.

L'application offre une gestion complète de tous les types de frais de déplacement, y compris les frais kilométriques, et permet l'envoi automatique des dépenses pour validation.

Grâce à une gestion automatisée des frais kilométriques et des véhicules professionnels, Expensya simplifie la gestion des déplacements professionnels et permet un suivi précis des dépenses engagées.

Gestion des déplacements et voyages

Expensya simplifie la gestion des déplacements professionnels en offrant un contrôle efficace des dépenses engagées et une optimisation du ROI des dépenses de voyage.

Avec la gestion des ordres de mission, des avances et des frais en devises étrangères, Expensya facilite la planification et la gestion des voyages d'affaires.

Grâce à un module voyage intégré, les utilisateurs peuvent réserver leurs voyages d'affaires directement depuis Expensya, ce qui simplifie la réservation, le paiement et la gestion des dépenses liées aux voyages.

Comptabilité automatisée

Expensya automatise la gestion de la comptabilité en réduisant le temps consacré à la gestion comptable et en éliminant les saisies manuelles.

Avec la saisie comptable automatisée, les écritures comptables sont générées automatiquement, ce qui évite la double saisie des données et automatise les processus comptables.

Les dépenses approuvées sont automatiquement envoyées en comptabilité pour une validation finale, tandis que la comptabilité analytique permet de gérer les imputations comptables et de configurer des axes analytiques par projet, par groupe d'utilisateurs ou par type de structure.

Business Intelligence

Expensya offre une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, ce qui permet un suivi efficace et une prise de décision éclairée.

Grâce à des tableaux de bord interactifs et à la Business Intelligence, les utilisateurs peuvent consulter leurs dépenses en temps réel et générer des rapports personnalisés pour une analyse approfondie des coûts.

La consolidation des données permet de regrouper les dépenses par centre de coûts, par filiale ou par projet, offrant ainsi une vue d'ensemble sur les dépenses de l'entreprise.