Collaboration et communication (GED, messagerie ...)

Liste des logiciels pour Collaboration et communication (GED, messagerie ...)

Les logiciels de Collaboration et communication (GED, messagerie ...), qu'est ce que c'est ?

Un logiciel collaboratif est un outil qui vous permettra de partager des fichiers et des documents de travail entre les collaborateurs de l'entreprise. Les supports partagés peuvent remplir différentes tâches :

– Organisation et suivi d’un planning

– Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel)

– Création de formulaires (enquêtes, études de marché)

– Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers word, pdf)

Le but d'un outil collaboratif est d'ainsi pouvoir réunir les collaborateurs et de pouvoir échanger des informations, de les retrouver facilement, les modifier à tout moment.

Un logiciel de communication est un outil vous permettant de faciliter la communication interne et externe de l’entreprise. Il a pour but de de diffuser des informations avec les collaborateurs ou personnes externes à l’entreprise.

Si vous travaillez dans une entreprise ayant un ou plusieurs sites ou avec des filiales dans d’autres pays, les logiciels de collaboration et de communication vous donneront la possibilité de mieux échanger entre les collaborateurs et de les réunir les salariés de manière connecté.

Ces logiciels permettront aux entreprises de réduire leurs frais de déplacement, de réduire leur impact écologique en limitant les trajets, et avec une consommation moindre en papier.

Les outils de collaboration et de communication permettent de faire travailler les collaborateurs ensemble et plus efficacement, de renforcer l'esprit d'équipe.

Quelles sont les fonctionnalités dans les logiciels de collaboration ?

• GED
• Partage et transfert de fichiers
• Dématérialisation
• Signature électronique

Quelles sont les fonctionnalités dans les logiciels de communication ?

• Prise de notes
• Visio-Conférence
• Présentation
• Partage d’écran
• Messagerie instantanée

Les avantages

Ils sont multiples pour l'entreprise :

– Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à distance à tout moment, sur tous types d’appareils (ordinateur, smartphone, tablette).

– Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément

– Les documents en ligne sont synchronisables : les modifications apportées à un document depuis n’importe quel appareil sont prises en compte en temps réel et pourront éliminer les travaux en doublon

– Une meilleure gestion dans les flux informatiques de l’entreprise.

Les inconvénients

• Ne pas mettre des données trop confidentielles de l'entreprise sur ces outils.
• Peut créer de la compétition entre les collaborateurs
• Empiéter sur la vie privée

Les évolutions des logiciels de collaboration et de communication?

Au début de l'utilisation des logiciels, 3 outils de collaboration étaient principalement utilisés par une entreprise :

• Messagerie mail
• Un annuaire d'entreprise
• Système de partage de documents

Les logiciels de collaboration doivent évoluer avec leur entreprise qui elle-même doit évoluer en fonction de son environnement.

Aujourd'hui nous sommes dans une transformation digitale des entreprises et où les collaborateurs souhaitent disposer de l'information en temps réel pour pouvoir y apporter des modifications.

Le cloud, les messageries instantanées ont permis aux entreprises de pouvoir répondre à l'augmentation du travail collaboratif.