Plus qu’une Gestion Électronique des Documents, dématérialisation des échanges, automatisation des tâches répétitives, exploitez vos données en toute simplicité et sécurité avec ZEENDOC pour les TPE, PME et collectivités.
Description
ZEENDOC est une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) en SaaS qui collecte, classe et met à votre disposition l’ensemble de l’information de votre entreprise. Il traite les informations de votre société et vous permet de les retrouver de façon rapide et précise, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette mise à disposition se fait de façon totalement sécurisée.
Vos informations, c’est-à-dire les données contenues dans l’ensemble des documents archivés ou actuels de votre entreprise, sur tous les supports imaginables (papier, email, pièce jointe, etc…) sont valorisées par ZEENDOC.
C’est aussi l’automatisation de vos tâches répétitives : génération d’écritures comptables, validation de facture fournisseurs, envoi de factures clients, comparaison d'écritures comptables ou bancaires, validation de notes de frais, etc…
L’application ZEENDOC lira l’ensemble des documents, les classera automatiquement et vous les restituera en un clic.
Ne cherchez plus vos documents : plus de documents perdus, plus de documents oubliés
Les bénéfices de ZEENDOC
- Made in France. 100 % Cloud
- Accès sécurisé depuis un navigateur web
- Classer, retrouver et apporter de la valeur légale à vos documents.
- Automatiser vos tâches quotidiennes répétitives et sans valeur ajoutée
- Faciliter la transformation digitale de votre entreprise
- Une solution modulable et évolutive
- Une intégration avec vos logiciels existants
- Favorise le respect de l’environnement
ZEENDOC, votre assistant personnel au quotidien
Fonctionnalités
GED
Zeendoc valorise les informations qui se trouvent sur vos documents d’entreprise et vous permet de les utiliser en permanence.
Disponibles en un clic depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, vous retrouvez vos contenus, mieux… vous les exploitez.
Avec Zeendoc vos informations prennent vie et se relient entre elles, elles circulent entre collègues ou au-delà des frontières de l’entreprise, vous renforcez le travail collaboratif entre les différents services tout en maitrisant le flux des données. La rapidité d’accès offerte par l'archivage électronique des documents accroit votre productivité et renforce votre efficacité.
- Vous pouvez envoyer un document ou un lot de documents par email
- Vous pouvez également mettre un ou plusieurs documents au sein d’un espace sécurisé. C’est particulièrement utile lorsque
le poids des documents à transmettre est trop important, ou lorsque vous souhaitez suivre que le destinataire accède bien
aux documents
- Vous pouvez enfin, directement depuis Zeendoc, envoyer des documents par voie postale... Zeendoc se rend au bureau de poste à votre place !
Un document au sein de Zeendoc, c’est une information qui vit. Vous pouvez le commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement.
Des bénéfices concrets et mesurables
- Diminution des coûts d’envoi
- Réduction des coûts de traitement manuel
- Diminution des coûts de stockage
- Suppression des risques d’erreurs
- Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement
L'archivage électronique
Les solutions de dépôt de vos documents dans Zeendoc sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports.
Zeendoc accepte tous les types de documents numériques.
Plusieurs méthodes d'archivage numérique sont disponibles afin de vous faciliter le dépôt des documents :
- Glisser et déposer votre document électronique directement,
- Transfert direct des e-mail et des pièces jointes,
- par imprimante virtuelle sur votre ordinateur (Numérisation papier en 1 clic vers Zeendoc)
Zeendoc permet aussi le dépôt de l’ensemble des documents papiers par numérisation quels que soient leurs formats (Ticket CB, A4, A3, A0,…). Compatible avec l'ensemble des scanners et copieurs, Zeendoc gère la suppression des pages blanches et le redressement des documents. Numérisez par lots, et profitez de plusieurs solutions de découpage : par séparateur, par tampon, par code-barres, par reconnaissance des documents (RAD) ou encore par apposition d’une marque de couleur (breveté).
La facture électronique
La dématérialisation des factures
Réalisez jusqu’à 70 % d’économies sur le coût de gestion de vos factures clients, simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients !
La création des factures, le traitement, la recherche et la mise en lien avec les autres documents du cycle client, la gestion des envois, le contrôle des paiements et des litiges, etc… Ces tâches sont chronophages et à faible valeur ajoutée pour votre entreprise.
Zeendoc génère un gain financier direct au-delà d'une économie de temps importante pour votre entreprise :
- Une diminution des volumes d'impression des factures papier
- Une suppression du coût d'affranchissement
- Une réduction de l'espace physique alloué à l'archivage papier
- Une amélioration des délais d'encaissement
Vous développez également votre service client en permettant à vos usagers d'accéder à un espace client, véritable coffre-fort qui contient leurs factures électroniques archivées.
Vous avez ainsi avec Zeendoc la garantie de fournir une « piste d’audit fiable », condition légale de la dématérialisation.
En allouant une empreinte digitale unique à votre facture, en horodatant chacune des actions de dépôt puis d’envoi du document par voie électronique, Zeendoc garantit son intégrité et son authenticité tout en générant une version pdf/A pérenne.
La signature électronique
Zeendoc permet de signer vos documents par voie électronique
Zeendoc permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation préalable.
La signature électronique intégrée dans Zeendoc à travers un tiers de confiance possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
- Réduction des délais de traitement
- Économie des déplacements
- Dématérialisation
- Économie d’impression / d’affranchissement
- Gain de temps et de productivité : suppression des tâches manuelles
- Sécurité des échanges
- Suivi : visibilité sur le statut des contrats, émission de relances.
- Gain d’espace
- Conformité
- Respect de l’environnement
La passerelle comptable
Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable :
La dématérialisation des factures permet de les pérenniser, de les faire circuler et de les traiter plus efficacement. Elle s’accompagne aussi souvent d’une double saisie des factures, archive numérique et logiciel comptable.
Oubliez ce désagrément et adoptez une solution qui vous permet à la fois d’archiver vos factures et de faciliter leur saisie.
Connectez Zeendoc à vos logiciels comptables et il fait le reste !
- Déposez vos factures papier ou numériques dans Zeendoc
- Les informations pertinentes sont lues automatiquement
- Une imputation comptable est proposée selon vos critères
- Un Contrôle de l’équilibrage crédit/débit est effectué avant l’import
- Les écritures sont générées et importées dans votre logiciel comptable
Numériser ses factures, c’est bien… Simplifier leur saisie comptable, c’est mieux !
Zeendoc vous permet de :
- Réduire très fortement le temps et l’effort de saisie
- Limiter les risques d’erreurs
- Classer directement la facture dans le bon dossier
- Faciliter le traitement et la recherche
- Lier les factures avec les documents justificatifs
- Tenir votre comptabilité à jour
- Réaliser des gains de productivité
La dématérialisation des dossiers fournisseur
Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs
Zeendoc vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur. Il améliore le circuit de traitement et de paiement, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.
Avec un système unique de numérisation, de classement et de recherche, Zeendoc permet de retrouver très simplement toutes les informations déposées au préalable.
Lors du dépôt, Zeendoc analyse les documents, reconnaît les données communes pour ensuite créer des dossiers qui regroupent l'ensemble des informations relatives à un fournisseur.
Zeendoc permet une gestion accélérée et par conséquent une meilleure anticipation et maîtrise de vos processus.
- Amélioration de votre circuit de validation ;
- Ne loupez plus des échéances (paiements etc…) ;
- Fluidifiez vos échanges et le partage des informations ;
- Visualiser instantanément la globalité des actions avec vos fournisseurs ;
- Gagnez du temps de traitement
- 0 facture papier
Les notes de frais
Pour vos collaborateurs en déplacement :
Grâce à l’application mobile Zeendoc, les collaborateurs :
- Photographient leurs justificatifs avec leur téléphone
- Envoient automatiquement leurs notes de frais dans Zeendoc
- Plus de perte de justificatif, et des dépenses immédiatement partagées avec l’entreprise
Pour votre entreprise :
- Reconnaît automatiquement toutes les données comptables importantes (date, montants, prestataire…)
- Vous réalisez l’affectation des frais
- Zeendoc génère les écritures comptables
- Simplifie la validation et le contrôle des notes de frais
Simplifiez la gestion de vos notes de frais :
- Ne perdez plus votre temps
- Plus de saisie, vous vous consacrez à des taches à plus forte valeur ajoutée
- Gagnez en productivité
- Avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais
- Maitrisez vos dépenses
- Plus de retard de transmission des justificatifs ni d’erreurs de saisie et un - suivi des frais en temps réel.
Le traitement des données de santé
Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur agréé HADS (Données de Santé à caractère personnel)
Notre offre Santé HADS vous permet de traiter l’ensemble du processus de numérisation, d’archivage, d’accès et de partage des données dans le respect des contraintes métier et légales.
Des bénéfices immédiats :
- Gain de productivité pour l’archivage et le classement des dossiers patients
- Gain d’espace, moins de stockage papier
- Plus d’erreurs ni de pertes de données
- Gain de temps dans la recherche des informations
- Partage sécurisé des informations
- Accès aux données en mobilité
La gestion des courriers entrants
La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services. Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants :
- Numérisation des courriers, archivages et classement automatique.
- Distribution et notification auprès des différents services.
- Recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents.
- Suivi des traitements des demandes et traçabilité des réponses.
- Envoi par email ou postal (sans gérer les contraintes de la mise sous pli et de l'affranchissement).
- Possibilité de lier un courrier avec la réponse.
Ressources Humaines
Centraliser et partager en un point unique toutes vos informations pour faciliter le pilotage de votre activité RH - Documents relatifs à vos collaborateurs (Contrat de travail, bulletin, plan de formation ...) ou de votre organisation interne (procédure, règlement intérieur, base de contacts...)
- Simplifier la validation des documents - Administrer facilement les demandes de notes de frais ou de congés.
- Gérer la distribution électronique des bulletins de salaire.
- Faciliter les échanges de documents entre vous et vos collaborateurs.
En dématérialisant votre fonction RH, Zeendoc vous permet de :
- Bénéficier des gains de productivité et de réduction de vos coûts en optimisant la validation des documents.
- Disposer de vos documents RH en tout lieu et à tout heure, y compris en situation de mobilité.
Chorus Pro avec Zeendoc
ZEENDOC intègre un connecteur qui facilite l’envoi vers Chorus Pro : une fois les factures électroniques déposées dans Zeendoc, l’envoi automatique permet de diffuser en quelques clics les documents électroniques.
Sur Zeendoc, vous disposez de 2 solutions pour dématérialiser vos factures :
- Fichier sécurisé par une signature électronique
- La mise en place d’une piste d’audit fiable
Préparer sa transformation digitale et respecter l'échéance légale
- Au plus tard le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.
Avec ZEENDOC, pour chorus pro, gérez la dématérialisation et l’envoi de vos factures depuis une seule interface.
- Lecture et classement automatique des documents.
- Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures
- Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro
- Signature électronique des factures avec un certificat RGS**
- Transmission sécurisée et preuve de dépôt
- Archivage à valeur probante
Bulletin de salaire électronique
Directement depuis Zeendoc, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques.
La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.
Pour les entreprises :
- Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage
- Diminution de l’empreinte écologique, en supprimant papier et transport
- Disposer d’un logiciel moderne qui contribue à donner une image dynamique de votre entreprise en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies du numérique
- Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée
Pour le service des ressources humaines :
- Une solution conforme à la loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)
- Suppression des tâches chronophages : gains de productivité avec une optimisation des traitements, automatisation de la distribution et simplification de l’archivage
- Traçabilité et sécurisation des échanges
- Recherche simplifié et accès permanent aux dossiers salariés dans un espace unique et sécurisé
Pour vos collaborateurs :
- Accès sécurisé aux bulletins de paie à tout moment, à partir d’un PC connecté à Internet ou d’une tablette/smartphone
- Espace Zeendoc personnel et sécurisé pour retrouver l’ensemble des documents (contrat de travail, bulletins de paie, règlement intérieur,….) mis à disposition par son entreprise
- Confidentialité des échanges et sécurité contre les pertes des documents ou d’accès par un tiers non autorisé
- Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel
- Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…)
Conformité à la loi du travail, Zeendoc garantit l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des données et assure un lien avec le Compte personnel d’activité (CPA)
Responsable administratif et financier
Édition
Les plus
Notre objectif est d'élagrir l'utilisation de la base de données. Nous en sommes très satisfaits.
Les moins
Nous avons du faire beaucoup de préparatifs pour la mise en place de la gestion de workflow.
Directeur
Commerce de gros, à l'exception des automobiles et des motocycles
Les plus
J'utilise le logiciel pour la partie ged, la centralisation des données de l'entreprise est gérée sur zeendoc, le logiciel est ergonomique et simple d'utilisation.
