Zeendoc c'est quoi ?

Présentation de Zeendoc

Zeendoc, la solution de GED, qui fait rentrer votre entreprise dans le numérique de manière sécurisée. Dématérialisation et exploitation de l'ensemble de vos documents, à tout moment.

Licence : Achat / Location
Hébergement : Local / Cloud
Les prix
Zeendoc
Devis


Gestion documentaire (GED)
Signature électronique
Notes de frais
Dématérialisation
Facturation
Comptabilité
Gestion des coûts
Trésorerie / Communication bancaire / rapprochement bancaire
Analyses statistiques
Gestion de tâches
Partage de fichiers
Paie
Sauvegarde
Archivage
Zeendoc
Zeendoc

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Fonctionnalités de Zeendoc

GED

Avec Zeendoc, vous pouvez tirer le meilleur parti des documents de votre entreprise. Disponible en un clic depuis votre ordinateur ou votre smartphone, vous trouvez et exploitez des contenus jusqu'alors inaccessibles avec les systèmes traditionnels.

Avec la solution de GED Zeendoc, vos données prennent vie et sont reliées entre elles afin de pouvoir circuler entre collègues ou au-delà des frontières de l'entreprise. Elle renforce le travail collaboratif tout en contrôlant le flux d'informations entre les départements.

L'archivage électronique des documents offre un accès plus rapide aux données importantes, ce qui accroît la productivité et l'efficacité.Vous pouvez accéder à tous les documents de votre entreprise, en utilisant la même interface et les mêmes fonctionnalités, où que vous soyez. L'application mobile Zeendoc permet aux employés de consulter n'importe quel document à tout moment, directement sur leur téléphone ou leur tablette.

Trouvez et visualisez le document que vous recherchez en quelques secondes. Travaillez avec vos collaborateurs pour le modifier immédiatement, enregistrez les changements au fur et à mesure, plutôt que d'attendre que chacun ait fini de rédiger sa contribution.

Grâce à l'utilisation de la technologie portable, vous n'avez plus à craindre de perdre des documents importants lors de vos déplacements. Les informations sont immédiatement transmises à votre entreprise pour une meilleure collaboration et des gains de productivité.
Vous pouvez également commenter vos documents, créer un processus de circulation pour que d'autres personnes puissent voir et valider (approuver ou rejeter) le contenu.

Zeendoc est une solution pour stocker, classer et automatiser les processus documentaires. Elle permet également une meilleure collaboration en vous permettant de partager des documents avec d'autres utilisateurs de Zeendoc via un système d'échange interne/externe.

Zeendoc permet de distribuer des documents dans toute l'entreprise, d'y ajouter des annotations et des commentaires, de vérifier l'exactitude des informations, tout en maintenant une sécurité totale.

La plateforme SaaS de Zeendoc dans le cloud permet à chacun d'accéder aux mêmes documents et à leurs différentes versions, quel que soit le service utilisé. Elle facilite également la collaboration, augmentant ainsi la productivité tout en assurant une sécurité totale.

Le partage des informations est essentiel à la communication et à la productivité des entreprises. Grâce à l'édition en ligne, les employés peuvent créer ou modifier le contenu des documents Microsoft Office 365 depuis leur environnement Zeendoc, facilement et rapidement.

Les utilisateurs ont accès à toutes les versions enregistrées d'un document, y compris celles des autres collaborateurs.

Le document déposé dans Zeendoc n'est jamais modifié ni supprimé. Lorsque les utilisateurs consultent ou modifient une version archivée d'un document, ils accèdent à une copie.

Zeendoc enregistre toutes les actions que les utilisateurs effectuent lorsqu'ils travaillent avec le programme, tout en garantissant qu'une version originale reste intacte.

Les documents au sein de Zeendoc ont une vie propre. Vous pouvez les commenter, mettre en place des processus de circulation et de validation par les personnes concernées - et même créer des alertes de rappel ou de paiement.

Vous gardez le contrôle de vos documents en gérant les droits d'accès des collaborateurs.

Zeendoc relie entre elles toutes les pièces qui composent un même dossier (devis, bon de commande, facture) afin que vous puissiez vérifier en un clic que la facture d'un fournisseur est correcte ou justifier l'émission d'un relevé client actualisé.

Vous pouvez envoyer vos factures et pièces jointes par e-mail, les adresses des destinataires étant automatiquement renseignées.

L'application permet aux utilisateurs de créer des alertes qui les préviennent lorsque des factures ont été envoyées, non reçues ou consultées.

L'archivage électronique

Lorsque les employés d'une entreprise sont confrontés au problème du classement et de l'archivage, ils doivent être en mesure de trouver les documents lorsqu'ils en ont besoin.

Chaque employé passe un temps considérable à rechercher des documents mal classés ou archivés en fonction de ses propres critères. Cependant, il est préférable de pouvoir les retrouver à tout moment plutôt que d'avoir un système de classement non organisé qui oblige les employés à prendre l'habitude inefficace - et frustrante - de rechercher eux-mêmes les dossiers.

Gagnez du temps et évitez les frustrations en utilisant le logiciel de GED Zeendoc pour retrouver vos documents. Numérisez et classez-les automatiquement dans une base documentaire unique afin que toutes les informations soient accessibles en un seul clic.

Grâce à un système de gestion des documents, vous pouvez réduire le temps passé par vos employés à archiver des documents et leur permettre de trouver plus facilement les informations pertinentes.

Combien de temps passez-vous chaque jour à chercher des documents, soit parce que vous les avez perdus, soit parce que vous ne vous souvenez plus où ils sont ?

Zeendoc analyse et classe les documents. Quelle que soit leur source - courrier électronique, fichiers électroniques, papier - vos documents sont regroupés dans une seule base de données.

Après avoir été déposés dans Zeendoc, les documents seront automatiquement classés par notre outil, sans autre intervention de votre part, grâce à sa technologie de reconnaissance.

L'application va d'abord lire et conserver l'intégralité du contenu de vos documents (ce qui vous permet de rechercher n'importe quel mot ou expression dans ces documents), analyser leur structure, leur contenu, puis les classer selon un plan d'indexation que vous spécifiez.

La facture électronique

La création de factures, le traitement des données et la gestion des documents des clients sont quelques-uns des domaines dans lesquels notre société fournit des services.

Ces tâches prennent beaucoup de temps et apportent peu de valeur ajoutée. Le logiciel de GED Zeendoc vous permet de réduire considérablement le temps consacré à ces opérations.

Avec Zeendoc, les factures ne sont plus des documents papier - elles sont numériques. Si vous travaillez avec des institutions et des administrations publiques, cela peut être particulièrement important à savoir !

Zeendoc ne vous fait pas seulement gagner du temps, mais apporte également une valeur ajoutée à votre entreprise en générant des économies directes : réduction du volume d'impression, de stockage et d'archivage des factures papier.

Vous rendez service à vos clients en leur donnant accès à un espace client, où ils peuvent trouver et télécharger leurs factures électroniques archivées.

Evoluez avec le contexte légal : Vous avez la garantie de fournir une " piste d'audit fiable ", l'une des conditions légales préalables à la dématérialisation. Lorsque vous déposerez une facture dans Zeendoc, elle sera automatiquement classée et liée afin que votre équipe puisse accéder à tous les documents qui la justifient

Vous pouvez facilement retrouver et justifier une transaction (devis, bon de commande, bon de livraison...) en cliquant dessus.

Zeendoc utilise une empreinte digitale unique pour garantir que votre facture électronique est authentique et n'a pas été modifiée. Il horodate ensuite chaque action (analyse/lecture) effectuée sur la facture, de sorte qu'à tout moment, en cas de questions sur le moment ou la manière dont quelque chose s'est produit, la facture peut être recréée à l'aide de ces informations.

Chorus ProSi votre entreprise est fournisseur d'une institution publique, l'administration fiscale vous impose de transmettre les factures par voie électronique via Chorus à partir de 2020. Zeendoc simplifie ce processus grâce au connecteur Chorus Pro Fournisseurs qui permet aux entreprises qui l'utilisent de les envoyer directement dans leur comptabilité.

Si vous êtes une collectivité locale et que vous souhaitez recevoir vos factures Chorus dans Zeendoc, découvrez le connecteur Pro Collectivités de Chorus.

D'un seul clic, Zeendoc permet la distribution instantanée de toutes vos factures, en associant automatiquement les documents correspondants.

Plus de saisie ni de risque d'erreur : les adresses des destinataires sont automatiquement identifiées et transmises. La transmission sécurisée permet un suivi en temps réel.

Vous bénéficiez également du fait que vos clients peuvent archiver et traiter vos factures électroniquement, plutôt que de les imprimer. Cela réduit leurs besoins en espace de stockage tout en leur permettant de choisir parmi d'autres options pour le traitement des paiements. Vos relations avec les clients sont renforcées car vous avez l'occasion non seulement de fournir des services, mais aussi de démontrer comment ces services contribuent à faciliter la vie des clients de manière tangible.

La signature électronique

Avec Zeendoc, vous pouvez envoyer des documents à vos clients par voie électronique et les faire signer sans avoir à imprimer quoi que ce soit.

La signature électronique qui est intégrée dans la solution Zeendoc GED par l'intermédiaire d'un tiers de confiance a la même valeur juridique que toute autre signature manuscrite.

Utilisez Zeendoc pour sélectionner le document que vous souhaitez envoyer, renseignez les signataires si nécessaire et choisissez si vous souhaitez que les documents soient envoyés en une seule fois ou un par un.

Vous pouvez définir le temps dont disposent les destinataires pour visualiser votre document avant qu'il n'expire de leur ordinateur. Le délai d'expiration par défaut pour les nouveaux documents envoyés à l'aide de ce programme est de 30 jours.

Dès qu'un signataire reçoit le contrat par courrier électronique avec un lien sécurisé, il peut accéder et lancer le processus de signature électronique depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Après que l'utilisateur a consulté, validé et signé électroniquement le document - qui a été préalablement crypté pour des raisons de sécurité - un SMS contenant un code d'authentification est envoyé sur son téléphone portable.

Le suivi en ligne du statut de la signature (en attente, signée ou refusée) par le destinataire vous permet d'être informé en temps réel de l'avancement d'un contrat. Une fois que toutes les parties l'ont signé, Zeendoc archive automatiquement le fichier.

En France, la signature manuscrite et la signature électronique ont la même valeur juridique. Toutes deux garantissent l'intégrité d'un document et permettent d'identifier son auteur.Le règlement sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (EIDAS) a été mis en œuvre en 2016. Le règlement classe le niveau de sécurité des signatures électroniques en 3 catégories : Simple, Avancée et Qualifiée.

Pour quel type de document non réglementé ? Un contrat de fournisseur, un contrat de location et un contrat de travail sont des types de documents non réglementés.

Export comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel de comptabilité. En dématérialisant les factures des fournisseurs et des clients, les chefs d'entreprise peuvent les faire durer plus longtemps et les utiliser plus efficacement.

Oubliez les difficultés de la facturation sur papier et adoptez une solution de GED qui vous permet d'archiver vos factures électroniquement, de les saisir plus facilement et de suivre leur statut.

Zeendoc se connecte à votre logiciel de comptabilité, et il fait le reste ! Déposez vos factures papier ou numériques dans Zeendoc - les informations pertinentes sont lues automatiquement. Une affectation correspondant à vos critères sera proposée ; un contrôle du solde (crédit/débit) avant l'importation.

La GED Zeendoc s'intègre parfaitement aux logiciels de comptabilité Sage, EBP, Cegid et Quadratus.

Zeendoc vous permet de réduire le temps et l'effort de saisie des données, de limiter les erreurs et de classer les factures directement dans le bon dossier. Le traitement et la recherche de vos documents s'en trouvent grandement facilités. Vous pouvez relier les factures aux pièces justificatives. En tenant votre comptabilité à jour, vous réaliserez des gains de productivité.

Optimisez votre GED, dématérialisez vos factures, et libérez du temps pour les dossiers et les clients !

La dématérialisation des dossiers fournisseur

Zeendoc simplifie et rationalise votre cycle d'achat en offrant une visibilité en temps réel de la situation financière de chaque fournisseur, en automatisant le traitement des factures et en vous permettant de partager les informations en interne ou avec les fournisseurs.

Toutes les transactions commerciales commencent par la réception d'un document de la part de votre fournisseur, qu'il vous parvienne sous forme de papier par la poste ou sous forme électronique, comme une pièce jointe à un courriel ou un fichier proposé au téléchargement sur une plateforme en ligne.

Papier : Quel que soit leur format (carte de visite, lettre, légal ou autre) et compatibles avec tous les scanners et copieurs.

Document électronique : Téléchargez-le sur Internet ou envoyez-en une copie par courrier électronique.

Toutes les factures ne sont pas reçues par email ou par courrier : certaines restent uniquement disponibles dans les espaces clients des sites de vos fournisseurs. Zeendoc propose une solution pour collecter ces invoces directement sur le site de leur fournisseur.

Le format du fichier facture-X est conservé lorsqu'une transaction de dépôt est effectuée et donc toute information présente dans ce fichier XML sera récupérée.

La nouvelle norme hybride franco-allemande de facturation électronique, appelée Factur-X en français et service de facturation eIDAS en allemand, est disponible gratuitement en version 1.0 pour le moment.

La version actuelle de Factur-X en France est conforme à la norme EN 16931, qui équivaut à la norme ZUGFeRD 2.1, et inclut toutes les exigences de compatibilité avec les factures CIUS X 1.2 des autorités allemandes ainsi que Chorus Pro™ en France (Chorus Pro est une marque déposée de GFI Software Ltd).

La France et l'Allemagne ont créé une norme pour l'échange de données électroniques, appelée ZUGFeRD 2.1 / Factur-X, qui fonctionne pour les petites et les grandes entreprises et ne nécessite que des ressources minimales de la part de toutes les parties concernées.

La norme Factur-X combine deux formats de facture couramment utilisés : XML et PDF/3 : Le résultat est une vue détaillée des informations - et la forme structurée que doit prendre une facture.

Le Forum national pour la facturation électronique et les marchés publics (FNFE-MPE) continue à affiner la norme de facturation électronique.

Lorsque vous déposez vos documents dans Zeendoc, chacun d'eux est marqué d'un horodatage et crypté. Cette archive garantit que l'authenticité et l'intégrité du document seront toujours préservées.

Ce document est dupliqué au format PDF/A. Ainsi, toute modification apportée par l'utilisateur à cette copie n'affectera pas le fichier original stocké dans Zeendoc.

Les informations que vous avez désignées pour être enregistrées - comme le fournisseur, les dates, les montants et les numéros de référence - sont lues automatiquement. Ces données seront ensuite classées dans la catégorie appropriée (par exemple "Fournisseurs" ou ceux qui se situent dans une certaine fourchette de coûts) selon des critères que vous aurez préalablement établis.

Le circuit de validation permet de mettre en place des processus de commentaire, de circulation et de validation des documents du fournisseur par les personnes appropriées. Des rappels peuvent également être générés lorsque les alertes de paiement sont complétées. Vous pouvez contrôler l'accès à vos documents en définissant qui peut les consulter et les modifier, quelles actions ils peuvent entreprendre, etc. Un historique des modifications vous permet de toujours savoir ce qui a été fait avec un document.

Grâce à son système de pointe en matière de numérisation, de classification et de recherche, rendu possible par des algorithmes uniques développés au cours d'une décennie, Zeendoc permet un accès instantané à l'information, qu'il s'agisse d'une facture électronique datant d'il y a trois ans ou de l'histoire complète d'une entreprise donnée.

La GED Zeendoc analyse les documents et reconnaît les données communes pour créer un document unique qui regroupe toutes les informations relatives à un fournisseur, vous permettant d'y accéder en un seul clic.

Gestion automatiséeLa circulation des devis, des bons de commande et des factures vous permet d'identifier clairement le rôle des différents collaborateurs ; mettez en place un circuit de validation efficace. Contrôle - paiement - validation - traçabilité assurée

En quelques clics, vous pouvez voir instantanément l'historique de vos relations commerciales avec n'importe quel fournisseur.
Le traitement automatisé de vos factures réduit les erreurs et accélère l'échange d'informations avec vos clients.

Le système de lecture intelligent vous permet d'extraire facilement les données de classification ou les propriétés de vos documents, puis de les utiliser dans un tableau récapitulatif. Il est ainsi facile de créer des rapports tels que les dépenses/budgets mensuels et bien d'autres choses encore !

Zeendoc vous permet de choisir les informations et de créer votre tableau de bord en quelques clics. Il vous permet également d'afficher ces données dans plusieurs graphiques.

Zeendoc remplit automatiquement votre plan comptable et exporte ensuite les informations vers votre logiciel de comptabilité, le tout dans un format prêt à être importé.

Vérifiez que les montants des crédits et des débits sont équilibrés, et si une erreur est détectée, accédez en un clic à la facture pour vérifier son affectation comptable.

La solution GED de Zeendoc est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité du marché.

Les notes de frais

L'application mobile de Zeendoc permet aux employés de : photographier les reçus avec leur téléphone et les envoyer automatiquement via l'application Plus de reçus perdus, et les dépenses sont immédiatement partagées avec l'entreprise.

La solution de comptabilité intelligente de Zeendoc reconnaît automatiquement les données importantes (date, montants, fournisseur) - il ne vous reste plus qu'à affecter les dépenses. Le système génère ensuite les écritures correspondantes dans vos livres et simplifie le contrôle des notes de frais.

L'archivage et le traitement des notes de frais se font en quelques clics, ce qui vous permet de vous consacrer à des tâches plus importantes.Vous gagnerez en productivité ! Éliminez les retards dans la transmission des reçus et les erreurs de saisie de données, tout en suivant les dépenses en temps réel.

Le traitement des données de santé

Zeendoc héberge vos données chez un hébergeur agréé HADS (Données Personnelles de Santé). Notre offre HADS Santé vous permet de prendre en charge l'ensemble du processus de numérisation, d'archivage, d'accès et de partage, y compris la conformité aux réglementations commerciales et gouvernementales.

Avantages immédiats : avec Zeendoc, les dossiers des patients peuvent être archivés et classés facilement et efficacement - avec un gain d'espace dû à la réduction du stockage papier. Les opérateurs ne sont plus confrontés aux erreurs de saisie de données ou à la perte d'informations lorsqu'ils utilisent le système pour rechercher les dossiers nécessaires.

Zeendoc vous permet de partager des informations sensibles entre employés et parties prenantes partout dans le monde,

La gestion des courriers entrants

La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services. Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants :
- Numérisation des courriers, archivages et classement automatique.
- Distribution et notification auprès des différents services.
- Recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents.
- Suivi des traitements des demandes et traçabilité des réponses.
- Envoi par email ou postal (sans gérer les contraintes de la mise sous pli et de l'affranchissement).
- Possibilité de lier un courrier avec la réponse.

Ressources Humaines

La dématérialisation est le processus de transformation d'objets physiques en informations numériques. Elle peut s'avérer utile tant au niveau de l'entreprise que dans le cadre des relations personnelles avec les employés - elle génère également des économies pour votre entreprise !

Que doit faire un département RH ? Gérer rapidement les dossiers des employés. Classez et récupérez facilement les documents, y compris les fiches de paie électroniques. Distribuer ces documents en toute sécurité tout en étant capable de les archiver facilement pour les retrouver plus tard si nécessaire.

Soyez alerté si une pièce justificative manque dans un dossier.Créez une archive de "papiers" numériques personnalisables (RGPD...).Créez une CVthèque.

Quels sont les avantages de la dématérialisation de vos processus RH ? Mise en place du télétravail et de la mobilité. Archivage sécurisé de tous vos documents dans un espace unique. Reconnaissance pour le classement automatique . Trouvez et partagez facilement des documents avec vos employés (actuels ou retraités) grâce au moteur de recherche multicritères et à la possibilité de les envoyer par voie électronique. Faites envoyer automatiquement les bulletins de salaire dans un coffre-fort numérique personnel.

Signature électronique de documents, de contrats de travail et de permis de travail. Validation des formulaires pour les demandes de congé/formation ainsi que le suivi des actions effectuées sur les dossiers des employés (contrôle d'exhaustivité).

La dématérialisation des RH va au-delà de la numérisation des documents ou de leur migration vers une archive électronique. Elle permet l'automatisation de certains processus et simplifie les relations avec les employés en réduisant les systèmes de classement sur papier.

 Gagnez du temps en classant, retrouvant et partageant vos documents. Réduisez vos coûts : réduisez l'utilisation de papier, l'impression et l'affranchissement... et l'espace de stockage ! Alertez si vos dossiers sont incomplets ou périmés ; rappelez des événements importants comme l'expiration de contrats ou de périodes d'essai.

Gains de productivité : élimination des tâches manuelles fastidieuses. Sécurité et confidentialité des documents que vous échangez ou archivez - accessibles partout et à tout moment pour un nombre illimité d'utilisateurs sur des appareils.

Faciliter le télétravail permet de réduire l'empreinte écologique et de se conformer aux réglementations, ce qui en fait un meilleur choix.

Chorus Pro avec Zeendoc

ZeendocChorus Pro est une solution pour automatiser la facturation et l'envoi de documents aux services de l'État, des communes et des entreprises depuis 2017.

D'ici 2020, toutes les entités publiques, y compris les collectivités locales, devraient recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.

Grâce à un accès automatisé au portail chorus pro, les entités publiques locales peuvent travailler efficacement sur les différentes obligations liées aux marchés publics.

Zeendoc combine l'automatisation des factures avec une interface permettant d'envoyer tous vos documents directement à Chorus Pro. En quelques clics, vous pouvez envoyer instantanément toutes vos factures, électroniques ou non, vers le portail et laisser les utilisateurs les gérer depuis celui-ci.

Un système automatique pour la manipulation, le stockage et la récupération de documents PDF. Des contrôles sur l'accès aux fichiers et l'envoi de factures incluant des liens vers des documents connexes. Traçabilité des preuves de dépôt lors du traitement des factures des fournisseurs.

La transmission électronique des factures à l'ÉtatArchivage : maintien d'une méthode de stockage respectueuse de l'environnement.

Zeendoc vous permet de visualiser le traitement de vos factures et notes de crédit directement dans son interface, sans avoir à vous connecter préalablement à Chorus Pro.

Le statut de votre facture sera automatiquement mis à jour dans Zeendoc dès qu'une modification sera apportée à son statut actuel dans Chorus Pro.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de paie est rendue possible par un processus entièrement automatisé. Les bénéfices apportés par ce changement - optimisation de la traçabilité et de la confidentialité ainsi que suppression des tâches sans valeur ajoutée - sont disponibles en quelques clics.

Réduire les coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage en éliminant le papier ; économiser sur le transport.

Évaluez votre modèle d'entreprise en tenant compte des dernières technologies numériques et concentrez-vous sur les activités qui apportent une réelle valeur ajoutée

Une solution conforme à la loi El Khomri (le code du travail français, promulgué le 14 septembre) est la mise en conformité d'un service des ressources humaines avec cette législation.

Suppression des tâches fastidieuses : gains de productivité avec un traitement optimisé, une diffusion automatisée et un archivage simplifiéRecherche optimisée des dossiers des employés dans un espace uniqueMise en correspondance précise entre les différents types d'échanges (workflow/échange)Accès sécurisé à l'information via la signature numérique des utilisateurs finaux.

Les employés peuvent accéder à leurs fiches de paie depuis n'importe quel PC, tablette ou smartphone connecté à Internet. Ils disposent également d'un espace sécurisé dans lequel ils peuvent stocker les documents de l'entreprise, tels que leur contrat de travail et leur règlement intérieur. Les bulletins sont stockés dans un coffre-fort numérique personnel, et archivés pour une consultation ultérieure. Le format électronique est incontestable et opposable à toute organisation, (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…).

Garantit l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des données

Le rapport est transféré dans le coffre-fort en ligne personnel et sécurisé de l'employé, qui peut être consulté 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 depuis n'importe quel ordinateur et qui préserve les données pendant au moins 50 ans. Les employés recevront leurs fiches de paie par voie électronique, qui seront signées par un certificat électronique. Cela signifie que le salarié disposera d'une copie de la fiche de paie et de sa signature.

Le bulletin de paie électronique a le même statut juridique que son prédécesseur en papier, lorsqu'il est utilisé dans ces conditions.

Rappel juridique : Le décret n° 2016-1762 relatif au bulletin de paie électronique, entré en vigueur le 1er janvier dernier, encadre la dématérialisation et l'accessibilité des bulletins de paie.

L'employeur doit informer ses employés des changements à venir au moins 1 mois à l'avance. Les employés ont le droit de s'opposer s'ils souhaitent conserver une version papier du bulletin.

Les employés ont le droit de refuser une fiche de paie électronique, que ce soit avant ou après sa mise en œuvre. Des ajustements appropriés doivent être effectués par les Ressources humaines dans les 3 mois suivant la date à laquelle l'employé a été informé qu'il ne voulait plus de ce mode de rémunération.

Les bulletins sont émis dans un format lisible et portable (PDF), signés électroniquement pour garantir leur intégrité et conservés pendant 50 ans ou jusqu'à ce que l'employé ait 75 ans.

Application mobile

Ged Zeendoc est la solution cloud 100% française qui vous permet de traiter toutes les données de votre entreprise dans une base de données en ligne unique et sécurisée. La dématérialisation, c'est-à-dire le passage d'objets physiques et de documents imprimés à des documents virtuels, est en train de se produire dans toutes les entreprises aujourd'hui.

Les processus administratifs sont de plus en plus dématérialisés et les systèmes de gestion électronique des documents font désormais partie intégrante de l'infrastructure de collecte d'informations des entreprises.

Fluidité, traçabilité, gain de temps et d'argent, la dématérialisation apporte de multiples avantages aux collaborateurs en toute mobilité. Avec l'outil expert de GED de Zeendoc, y compris sur les smartphones et les tablettes, vous bénéficiez d'un système unique pour vos besoins en matière de rapports commerciaux internationaux.

Voici pourquoi ce logiciel SaaS est la solution idéale pour les besoins de votre entreprise en matière de gestion de documents.

La réglementation ayant évolué en France, les entreprises acceptent de plus en plus les documents numérisés comme preuve valable.

Les documents numériques sont tout aussi valables et juridiquement contraignants que les documents écrits. Et ce n'est pas fini : de nombreuses entreprises ont commencé à demander à leurs fournisseurs de produire des factures électroniques.

En 2016, l'administration fiscale a clarifié les formats de documents acceptables pour la comptabilité. Ces changements ont été apportés par l'article 1366 du Code civil, qui explique la valeur probante en ce qui concerne les pièces justificatives.

Le code général des impôts stipule que la facture électronique est une forme légale d'archivage et l'obligation d'utiliser cette technique s'applique à toutes les entreprises travaillant avec le secteur public.

Dans un avenir proche, tous les fournisseurs et clients professionnels établis en France devront utiliser des factures numériques pour toute transaction soumise à la TVA.

Que propose une application de GED mobile pour les documents dématérialisés ? Une application mobile de GED est conçue pour produire des solutions concrètes qui conduisent à la dématérialisation des documents. Par exemple, l'avènement du monde sans papier a conduit de nombreuses entreprises à adopter des systèmes de facturation électronique. Il s'agit souvent d'un modèle SaaS ("software as a service"), dans lequel toutes les factures entrantes sont scannées et traitées électroniquement par un logiciel fonctionnant sur des serveurs distants plutôt que par des programmes installés localement.

La reconnaissance de caractères OCR permet une capture intelligente des informations numériques, et les fichiers peuvent être consultés pendant toute la période légale.

Un système de comptabilité capable de gérer automatiquement les formalités administratives telles que les notes de frais ou les approbations de factures.

Quels sont les avantages du déploiement de projets de GED dans votre entreprise ? Le passage d'un système basé sur le papier à un système électronique est déjà en cours dans de nombreuses entreprises. Celles qui n'ont pas encore effectué cette transition bénéficieront grandement de la mise en œuvre d'un tel projet avant de rendre les factures électroniques obligatoires.

Zeendoc est une solution évolutive et conviviale sur le plan mobile qui donne des résultats probants. Voici les avantages de notre logiciel de GED pour votre entreprise et ses utilisateurs potentiels

Zeendoc est une application mobile qui réduit le temps et les coûts de stockage des documents en permettant aux utilisateurs de partager des informations numériques sur plusieurs plateformes.

Les employés peuvent facilement rechercher, transmettre et annoter des documents électroniques. La transmission de données par voie électronique permet aux utilisateurs de systèmes de gestion de documents à l'échelle de l'entreprise (GED) de réaliser d'importants gains de productivité.

Enfin, grâce à l'élimination du traitement du papier, vous économiserez également sur le coût de l'archivage des documents, mais aussi en réduisant les frais d'envoi et autres coûts indirects tels que les déchets ou le temps liés à la manipulation du papier.

Les applications de GED (gestion électronique des documents) peuvent réduire le temps que vous passez à rechercher des documents d'entreprise, tout en facilitant leur recherche.

Grâce à la capture et à l'indexation intelligentes des informations par le logiciel, il vous suffit de saisir des critères de recherche dans celui-ci. Comparez cela à la méthode traditionnelle basée sur le papier dans les archives, parfois compliquée pour retrouver la bonne boîte (surtout si elle a disparu).

Zeendoc est un système de gestion électronique de documents qui garantit une traçabilité totale. Avec cet outil, vous disposez d'un suivi des consultations et annotations effectuées sur les documents numériques archivés - une sorte de "kifekoi".

La numérisation de la documentation d'entreprise apporte de la commodité aux utilisateurs. Les employés en déplacement peuvent accéder au contenu électronique de n'importe où, même via un smartphone, ce qui rend possible les flux de travail sans papier dans l'environnement professionnel actuel, où tout va très vite.

En fonction du flux de travail défini dans leur entreprise, ils accèdent à un contrat client et approuvent une note de frais. Ils effectuent ensuite une signature électronique par SMS ou autorisent le paiement d'une facture.

Ils sont extrêmement efficaces dans tous les logiciels de mobilité GED, contribuant à la fluidité des processus administratifs. Ils participent à l'accélération du processus de traitement documentaire et permettent ainsi de réaliser plus rapidement les objectifs de l'entreprise.

L'application mobile GED de Zeendoc : une solution totalement françaiseL'application mobile GED est accessible via notre cloud sécurisé (HTTPS). Cependant, nous vous garantissons que vous n'utiliserez qu'une version exclusivement française de cette application.

Tous nos hébergements sont réalisés dans des centres de données situés en France, que ce soit pour les réseaux, les serveurs ou les équipements de stockage.

En outre, l'infrastructure multisite assure une redondance en cas de défaillance de l'un des centres de données.

Les deux centres de données physiquement éloignés travaillent ensemble en temps réel pour assurer une récupération rapide et efficace des services perdus.

Zeendoc, un système de gestion électronique des documents respectueux de l'environnement, vous permet de mieux gérer vos documents.

Nous nous sommes engagés à utiliser de l'énergie propre et renouvelable dans notre principal centre de données, ce qui nous permet d'atteindre un taux de 100 % avec des certificats d'origine hydraulique de France.

En 2020, Zeendoc a lancé ZeenPlanet : un programme à faible émission de carbone.

Les TPE, PME et collectivités locales bénéficient non seulement d'une solution de gestion électronique de documents (GED) à faible émission de carbone mais compensent également les émissions que son utilisation représente en capitalisant sur les avantages environnementaux uniques de Zendoc.

En 2021, Zeendoc a réduit son empreinte carbone de plus de 594 tonnes d'équivalent CO². En s'engageant à replanter une forêt gérée durablement en France aux côtés d'Ecotree, un processus certifié par le Bureau Véritas.

Zeendoc est un outil de dématérialisation de l'information comptable, qui permet de gagner du temps et de s'intégrer dans l'environnement existant de l'entreprise.

L’application mobile GED ne constitue pas un système isolé. Au-delà des services de capture intelligente, d'indexation, de classement, de partage et d'archivage de la documentation sous forme de fichiers électroniques, Zeendoc apporte d’autres fonctionnalités.

L'application mobile de GED échange des informations avec le logiciel de comptabilité des entreprises.

Notre système nous permet de lire des informations telles que les coordonnées du fournisseur, les dates, le numéro de pièce et le montant. Lorsqu'une imputation est proposée par le service comptable sur votre téléphone (dont vous vérifiez la validité), nous implémentons automatiquement ces données dans notre système ERP.

Il génère ensuite les fichiers que votre logiciel de comptabilité doit importer.

L'outil de GED disponible sur les smartphones échange ainsi avec les logiciels de comptabilité traditionnels des entreprises. Notre technologie nous permet de lire des informations telles que les coordonnées du fournisseur, les dates, la référence du document et le montant, puis de les imputer dans un système comptable.

Vous contrôlez et vérifiez les données, puis il crée des fichiers que les logiciels de comptabilité peuvent lire.

Présentation et description de Zeendoc

Zeendoc est une solution SaaS française de gestion électronique de documents, qui permet de dématérialiser vos dossiers et d'automatiser les processus tout en archivant les documents. Vous pouvez trouver et accéder à toutes vos informations en quelques clics, à tout moment et en tout lieu - vous n'avez donc pas à vous soucier de vous souvenir de quoi que ce soit.

Son interface intuitive rend l'outil facile à prendre en main. L'application personnalisable peut être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise (professionnels de la santé, collectivités locales, transport et logistique, etc.) Il s'agit d'une solution complète et sécurisée qui permet aux TPE et PME de communiquer facilement avec leurs partenaires commerciaux.

Zeendoc est un outil pratique qui vous permet de numériser et de dématérialiser rapidement tous les documents de votre entreprise : notes de frais, devis, bons de commande, factures et même bulletins de salaire. La solution vous permet de partager des informations avec vos collaborateurs, vos partenaires (clients, fournisseurs), le département des ressources humaines et la comptabilité...

Grâce à cette application, vous pouvez envoyer vos fichiers par courrier électronique directement à partir de celle-ci, avec l'avantage supplémentaire de pouvoir suivre les envois et de contrôler les factures. L'outil intègre une fonction de signature électronique qui réduit les temps de traitement - ce qui, à son tour, augmente la productivité tout en réduisant les coûts associés à la gestion des fichiers imprimés.

Vos documents sont stockés, centralisés et archivés dans une base documentaire unique et sécurisée. Accessible depuis tous vos appareils : ordinateur, smartphone ou tablette. Vous pouvez les consulter, y ajouter des commentaires, les télécharger ou les supprimer selon vos besoins.

Vous pouvez organiser vos flux de données comme vous le souhaitez et réduire le risque de perdre un document en prenant des mesures pour le sauvegarder. La solution de gestion électronique de documents Zeendoc analyse et classe automatiquement vos fichiers, ce qui vous permet de gérer plus facilement qui a accès à quoi. Vous optimisez l'efficacité du travail collaboratif entre les membres de votre équipe, en interne dans votre organisation comme en externe.

Toutes les informations que vous partagez via Zeendoc sont protégées et sécurisées par une empreinte numérique générée lors du dépôt des fichiers. Ces fichiers sont enregistrés sur différents dispositifs de stockage. Vos données sont stockées en France et cryptées selon la norme ISO 18033-3, qui utilise une clé dédiée qui bénéficie elle-même d'un autre niveau de cryptage par mot de passe.

Zeendoc met à votre disposition une équipe dédiée pour répondre à toutes vos questions et vous apporter des solutions pour la gestion, la dématérialisation et l'archivage électronique des documents de l'entreprise. Vous pouvez prendre rendez-vous avec l'équipe commerciale, mais vous pouvez aussi essayer directement les fonctions d'automatisation ou de cartographie des données de Zeendoc en demandant une démo. En choisissant cette solution de GED, vous bénéficierez de l'assistance d'experts dans certains domaines ainsi que de mises à jour régulières de l'actualité du secteur.


Les bénéfices de ZEENDOC

* Made in France. 100 % Cloud avec des données hébergées dans deux Data Centers

* Autre avantage du cloud, vos données sont accessibles où vous le souhaiter avec l'outil de votre choix ! (Ordinateur, tablette, smartphone). De plus, vous pouvez y accéder peu importe la marque de votre appareil !

* Accès sécurisé à votre Zeendoc armoires depuis un navigateur web. Vos données sont stockées et chiffrées suivant les protocoles avec une clé spécifique. Celle-ci est indépendante pour chaque client, cryptée, avec votre mot de passe.

* Classer, retrouver et apporter de la valeur légale à vos documents. Zeendoc centralise l'ensemble de vos documents dans une base de données unique et classe automatiquement ceux-ci.

* Automatiser vos tâches quotidiennes répétitives et sans valeur ajoutée. Par exemple, l'automatisation de la gestion des factures clients et fournisseurs, rappel automatique des échéances de paiement, gestion commande client...

* Faciliter la transformation digitale de votre entreprise. En effet, le stockage de vos documents vous permettra de les retrouver et de les partager aisément. Le filtre de recherche sera votre meilleur ami !

* Une solution modulable et évolutive. C'est vous qui choisissez ce que vous voulez intégrer à Zeendoc, mais aussi les accès à chaque document. De plus, Zeendoc prend en compte chaque spécificité des différents métiers.

* Une intégration avec vos logiciels existants

* Favorise le respect de l’environnement de différentes manières. Zeendoc contrôle son intégrité avec le calcul de l'empreinte numérique de chaque document. D'ailleurs, la solution GED est bas en carbone.

* En plus de son bas carbone, vous contribuez avec Zeendoc à planter des arbres. Depuis le 1er Janvier 2020, l'entreprise a planté 1510 arbres !



A l'heure actuelle, les prix Zeendoc sont disponibles uniquement sur demande. Vous pouvez tout de même demander votre essai gratuit !

Zeendoc avis : vous pouvez voir sur notre page les différents avis des entreprises ! Ainsi, vous pouvez avoir une idée de la compatibilité du logiciel pour votre entreprise !

A ce sujet, la solution a recensé 94% de satisfaction de ses utilisateurs et 91% recommandent leur solution !

Actualités, dossiers sur Zeendoc

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58 avis clients

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Activités d'architecture et d'ingénierie ; activités de contrôle et analyses techniques

5/5
Les points positifs

Nous avons fait l'acquisition récemment de Zeendoc et pour le moment ça se passe bien. Nous l'utilisons notamment pour les notes de frais.


Les points négatifs

Non renseigné.


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POSER UNE QUESTION...
Le 26/03/2024
RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Commerce de gros, à l'exception des automobiles et des motocycles

5/5
Les points positifs

L'outil fonctionne parfaitement bien, nous en sommes contents.


Les points négatifs

Non renseigné.


N’hésitez pas à lui poser une question !

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Le 22/12/2023

Commerce de gros, à l'exception des automobiles et des motocycles

5/5
Les points positifs

Ca se passe très bien sur Zeendoc, on en est satisfaits.


Les points négatifs

Non renseigné.


N’hésitez pas à lui poser une question !

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Le 14/12/2023
Comptabilité

Commerce de détail, à l'exception des automobiles et des motocycles

4/5
Les points positifs

On l'utilise pour la gestion documentaire, on gère les factures achat et fait la saisie sur Zeendoc puis l'outil envoie directement en comptabilité.


Les points négatifs

Non renseigné.


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Le 10/05/2023

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Assistance et FAQ de Zeendoc

Quel prix Zeendoc ?

Etant conçu pour correspondre à votre métier, Zeendoc est disponible sur devis et en version d'essai gratuit

Pourquoi utiliser Zeendoc ?

Zeendoc vous permet une dématérialisation de vos documents, et réduit donc divers coûts.
Par exemple vos coûts de papiers seront nettement réduit, et vous gagnerez surtout du temps !
Le système de recherche et de filtrage vous permettront de retrouver et de partager vos documents en seulement quelques clics !

Par qui est édité Zeendoc ?

Zeendoc est édité par Sage Informatique.

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Mais pour quoi faire ?

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