Utilisez Windex GED et dématérialisez la gestion des documents stratégiques pour optimiser la compétitivité de tous les services
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Description
WINDEX GED est une solution de gestion permettant la gestion électronique documentaire (GED).
La solution est développée et commercialisée par Multimédia solutions. Elle est destinée à tous les collaborateurs d'une entreprise, quelque soit sa taille ou son secteur.
La solution est faite pour gérer les gros volumes et vous permettra de partagez vos documents avec les utilisateurs habilités, de traiter et valider vos documents numériques, à les signer, mais aussi de les dématérialiser et les centraliser.
La solution travaille conjointement avec le logiciel BotServer qui permet une meilleure gestion électronique de vos documents.
L'hébergement des données se fait soit sur vos serveurs en local ou bien en cloud, où vos données seront hébergées dans un data-center sécurisé.
Au niveau de l'achat, il se fait en mode licence ou abonnement, à un prix compétitif. Le nombre d'utilisateurs est illimité.
Les avantages que présentent WINDEX GED :
- Optimisation des traitements
- Réduction des coûts
- Réactivité et Traçabilité
- Développement durable
- Aucune installation sur le poste des utilisateurs
- Moteur de recherche puissant
Windex GED est un logiciel vous permettra de dématérialiser, centraliser, gérer électroniquement vos documents efficacement. Accessible avec une simple connexion internet, rapide à prendre en main et facile d'utilisation, il vous facilitera la collaboration et la communication entre vos collaborateurs des différents services mais également avec vos clients, fournisseurs et prestataires.
Fonctionnalités
Archivage des documents
Les documents archivés peuvent provenir
• de la numérisation par un scanner ou un photocopieur,
• de la messagerie électronique,
• d'un logiciel métier,
• du bureau Windows de l'utilisateur...
Les documents sont déposés dans l'entrepôt documentaire de Windex GED.
Ils sont immédiatement indexés. Ainsi, le moteur de recherche permet de les retrouver sans parcourir l'arborescence
des dossiers.
Les documents peuvent être automatiquement rangés
• avec la détection d'un code barre,
• l'analyse d'une zone (une référence de courrier, par exemple),
• des règles de classement propres à votre entreprise.
Plan de classement des documents
Windex GED donne accès à une arborescence de dossiers contenant vos fichiers.
Les droits d'accès aux dossiers sont définis pour chaque profil d'utilisateurs. Ainsi, le service comptabilité peut se voir
interdire la vue du dossier des Ressources Humaines.
S'il en a le droit, l'utilisateur peut créer librement ses dossiers.
Moteur de recherche
Il permet de retrouver les documents en quelques clics !
Plus précisément, l'indexation des documents permet de rechercher les informations contenues dans :
• le nom du document,
• l'intégralité du texte,
• le titre et dans les méta-données (champs auteur, sujet, propriétés...).
La recherche d’informations dans le corps de texte des documents :
- Le gain de temps et la rapidité de traitement des fichiers
- La sauvegarde de vos recherches de documents
Windex GED permet de traiter et valider les documents sans quitter la liste des réponses du moteur de recherche.
Partage de documents
Partagez vos documents avec les utilisateurs habilités.
Les utilisateurs externes autorisés à se connecter sur leur dossier partagé (fournisseurs, clients, partenaires...).
