Proginov GED

par PROGINOV

Collaboration et communication (GED, messagerie ...)

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Auteur : LeBonLogiciel

Proginov met à disposition un outil pour faciliter le stockage et la recherche de vos documents. La Gestion Électronique des Documents améliore la sécurité et le partage de l’information.

Archivage
Gestion documentaire (GED)
Moteur de recherche

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Description

Une base documentaire partagée
La GED est le principe de stockage et de dématérialisation de la documentation de l’entreprise, que ce soit pour des factures, des bons de livraison, des commandes, des documents internes, des documentations produits, etc. Elle participe au processus de travail collaboratif en facilitant l’accès à l’information et les échanges. Elle capitalise les documents de l’entreprise selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions.

Les principales fonctionnalités qu’elle apporte sont : la gestion multiclasseur (avec gestion des droits d’accès), la facilité de la recherche par mots-clés et en full-text, l’archivage automatique depuis un scanner, la consultation depuis l’extérieur de l’entreprise (partenaires, fournisseurs, commerciaux, etc.) de manière totalement sécurisée via un navigateur internet.

Plus qu’une simple Gestion Électronique de Documents, la GED Proginov est une véritable base documentaire partagée.

De multiples cas d’usage
Au-delà des cas d’usage classiques d’une gestion documentaire (stockage des devis, factures, bons de livraisons, etc.), Proginov propose d’étendre les contextes d’utilisation grâce à la GED en WEB. Ainsi, le partage d’informations peut s’élargir aux échanges entre clients et fournisseurs pour la mise à disposition de documentation produit, de descriptifs techniques, de bons de livraisons, … Elle peut aussi être utilisée dans la gestion de projets métiers ou de projets internes à l’entreprise comme la construction d’un bâtiment. Elle se révèle également indispensable dans la mise en place d’horodatage et de signature électronique.

La fluidité de circulation de l’information
La mise en place d’une GED engendre des gains rapides en termes de qualité et de coûts pour les organisations. Elle est également le point de départ de nombreuses extensions comme la dématérialisation des factures, la mise en place d’intranets ou de forums. Que ce soit en usage cœur de l’ERP ou en usage web, différents scénarios de workflows peuvent être mis en place : envoi d’un email à la modification d’un document, ou mise en place d’un circuit de validation avant publication d’un document ...Totalement intégrée à l’ERP, la GED est accessible directement depuis les fiches produits, clients, fournisseurs, affaires, etc.

Fonctionnalités

Et bien d'autres fonctionnalités

Sécurité & droits d’accès aux documents

Droits par emplacement et droits par utilisateur / groupe

Traçabilité des modifications de classeurs et documents

Consultation des propriétés des documents
Historiques des actions sur les fichiers (consultation, modification, édition, suppression, ...)

Archivage différé des documents

Notion de documents en attente

Archivage
Historisation des documents

Stockage des différentes versions de documents

Archivage depuis Proginov ERP

Éditions issues de Proginov ERP (devis, bons de livraison, factures, ...)
Consultation depuis l’ERP des documents archivés

Archivage automatique depuis un scanner

Paramétrage du classeur de destination
Paramétrage de l’alimentation des critères de recherche (mots-clés)

Recherche full text

Recherche sur critères ou mots-clés (tags)

Visibilité des documents en arborescence

Notion de documents internes / externes
Gestion des raccourcis et alias vers des documents externes
Modification décentralisée des documents
Utilisation des critères de recherche
Association de documents et de pièces jointes

Gestion multiclasseur

Notion de classeurs publics / privés / systèmes
Paramétrage spécifique par classeur
Gestion de critères de recherche et informatifs
Gestion de chapitres et sous-chapitres

Gestion documentaire (GED)
Moteur de recherche
RESPONSABLE INFORMATIQUE
Fabrication de produits en caoutchouc et en plastique
4/5
Les plus

bien pour l'archivage

Les moins

Le 16/03/2018
Responsable ADV
Commerce de gros, à l'exception des automobiles et des motocycles
5/5
Les plus

Cet outil se charge de l'enregistrement des données des dossiers par clients.

Les moins

Le 04/01/2018

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