Open Bee c'est quoi ?
Open Bee est une solution logicielle de dématérialisation des documents, comprenant deux outils : Open Bee Sphere et Open Bee la plateforme globale GED.
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Fonctionnalités de Open Bee
Factures clients
Open Bee est une plateforme en ligne respectueuse de la conformité qui vous permet de créer des espaces privés pour chacun de vos clients et de distribuer tous les documents commerciaux, tels que les bons de commande, les bons de livraison, les factures, etc.
Avec open bee Envoyez une facture à un client directement depuis votre logiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, etc.). Nous pouvons personnaliser nos factures pour n'importe quelle application). Partagez des documents au sein d'un portail cloud sécurisé et marqué aux couleurs de votre entreprise.
Avec Chorus Pro, automatisez la communication de vos factures aux entités du secteur public via le connecteur du portail intégré - une obligation depuis le 1er janvier 2020.
Open bee vous assure de répondre aux exigences réglementaires françaises en mettant en place une signature électronique, un horodatage et la conservation de vos documents au sein d'un composant de coffre-fort numérique certifié par l'AFNOR.
Avec open bee, utilisez la Piste d'Audit Fiable (PAF) pour renforcer votre conformité en conservant une trace chronologique et probante de tous les documents liés aux commandes des clients - du bon de commande à la preuve de paiement.
Avec open bee, vous pouvez identifier les clients qui ont (ou n'ont pas) téléchargé vos factures, puis envoyer automatiquement des rappels à ceux qui n'ont pas consulté leurs relevés.
Avec open bee, vous pouvez réduire le nombre de litiges en animant un fil de discussion avec vos contacts. En simplifiant la validation des ordres de paiement, il associe dynamiquement tous les documents liés à chaque facture : bons de commande signés et bons de livraison.
Factures fournisseurs
Quel que soit le volume ou le format des factures reçues au sein de votre organisation, Open Bee vous permet de réduire le temps et les coûts en automatisant l'intégration comptable.
Vous pouvez vous concentrer sur les tâches plus difficiles, en laissant les tâches plus simples à d'autres.
Avec open bee Capturez vos factures quel que soit leur format (papier et électronique). Bénéficiez de la technologie de reconnaissance et des algorithmes de déduction avancés pour extraire les informations utiles - en-têtes, pieds de page, lignes d'articles.
Avec open bee Vérifiez la pertinence des informations capturées en balayant visuellement une console d'encodage vidéo multi-utilisateurs et multi-fichiers.
Open bee déclenche automatiquement des circuits de validation électronique au sein de vos différents services, accélérant ainsi le processus d'obtention des pièces justificatives de paiement. Open bee s'intégrera également de manière dynamique aux logiciels de comptabilité (Sage, Cegid) pour accepter de manière transparente vos entrées dans leur système.
En utilisant open bee, vous pouvez renforcer votre conformité avec la Piste d'Audit Fiable (PAF) en conservant une trace chronologique et probante de tous les documents liés aux commandes des fournisseurs - des bons de commande aux reçus de paiement.
Coffre-fort numérique
Avec open bee, vous pouvez stocker vos données dans un datacenter français hautement sécurisé et certifié ISO/CEI 27001 (cloud souverain). Avec open bee, gardez tous vos documents accessibles depuis un seul endroit.
Notre produit open bee applique dynamiquement un horodatage et un sceau de serveur conformément à la réglementation eIDAS. Les horodatages sont créés par notre propre tiers qualifié, comme défini par le règlement eIDAS.
Vous pouvez distribuer des fiches de paie en format électronique à tous vos employés, et conserver les documents juridiquement contraignants (contrats, transactions commerciales, etc.) bien organisés.
Avec open bee, une solution qui a obtenu la certification Digital safe component, certifiée AFNOR NF Logiciel (NF 203) peut vous aider à garder vivante la mémoire de votre entreprise.
Avec open bee, vous pouvez produire des copies numériques fiables de vos documents en conformité avec la norme NF Z42-026 en choisissant de détruire vos originaux papier.
Dématerialisation de vos bulletins de salaires
La flexibilité de la solution Open Bee est parfaitement adaptée aux exigences numériques des services RH, permettant de fluidifier la distribution, la validation et le stockage de tous les documents relatifs aux employés.
Openbee vous permet de distribuer les bulletins de salaire aux employés par voie numérique, de conserver une copie de ces informations afin de satisfaire aux obligations légales et de stocker les données individuelles des employés dans des zones de stockage sécurisées.
Openbee permet aux employés d'accéder à leurs documents depuis n'importe quel ordinateur, conserve tous les documents RH (contrats, évaluations, lettres - tout ce que vous voulez) dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR.
Openbee permet de valider facilement les documents à approuver, en une fraction du temps qu'il faudrait pour utiliser les méthodes traditionnelles. Gagnez en agilité avec les formulaires électroniques, en particulier ceux associés à la gestion des feuilles de temps, des demandes de congé, des rapports d'entretien d'embauche ou des évaluations.
Avec Openbee, ne laissez pas les rappels d'échéances ou le partage de documents vous échapper. Non seulement un avocat du cabinet gère pour vous toutes les phases du procès (vous n'avez donc aucune excuse pour perdre le fil des échéances), mais les conseillers et les associés peuvent également consulter tous les documents d'un seul coup d'œil.
En utilisant Openbee, vous pouvez réduire considérablement votre temps et vos coûts liés à l'impression, à la distribution et au stockage en supprimant tous les documents papier des armoires de bureau.
En choisissant Openbee, votre entreprise pourra renforcer sa confidentialité en gérant l'accès aux documents en fonction du niveau des employés. S'inscrivant dans une démarche écologique, elle limitera l'impression de papier
Intranet
La solution Open Bee permet à votre entreprise de stocker tous ses documents en un seul endroit, ce qui simplifie les opérations quotidiennes des employés.
Avec Openbee, créez des espaces documentaires par département (ventes, technique) ou par thème (produits, clients), faites glisser et déposez instantanément des informations de votre bureau dans l'application pour les ajouter comme contenu ; validez le tout avant de publier.
Avec Openbee, vos collaborateurs sont informés en temps réel de l'ajout ou de la mise à jour d'un document. Ce coup de pouce à la collaboration vous permet de travailler ensemble plus efficacement, où que vous soyez ! Accédez à toutes les informations de l'entreprise depuis votre téléphone et votre tablette grâce à Digital Workplace.
Avec Openbee, vous pouvez accélérer le traitement de l'information et éliminer le papier en organisant vos fichiers de projet dans un endroit centralisé qui offre un accès rapide aux utilisateurs sur place et à distance.
Openbee réduit le nombre de fichiers en double dans votre organisation et élimine le risque que quelqu'un envoie des informations incorrectes à un seul destinataire alors qu'il voulait les adresser à plusieurs.
Digital Workplace
Gestion des documents : Centralisez tous vos documents, quel que soit leur format (PDF, Word, Excel ou image) et vos vidéos. Donnez aux utilisateurs différents niveaux d'accès à la plateforme en fonction de leur rôle au sein de votre entreprise (administrateur/utilisateur standard). Recherchez tout contenu sur votre ordinateur grâce à une barre de recherche intégrée. Partagez des documents avec quiconque, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation, en les joignant simplement à des courriels.
Stockage et partage
Conservation des documents : La plateforme agit comme un coffre-fort numérique pour vos données. Elle est hébergée dans un centre de données français certifié ISO/CEI 27001 et dispose de plusieurs couches de sécurité pour protéger les informations contre les menaces extérieures. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des bulletins de paie et des documents électroniques pour mettre en place des contrôles d'intégrité sur votre paie.
Signature Electronique
Signez vos documents à partir de votre solution GED
Note de frais
Une solution note de frais intégrée à votre GED pour une validation plus rapide de vos factures
Dossiers RH
- Reconnaissance automatique et classement intelligent selon les règles de cet usage pour les documents RH paie, contrats…
- Envoi des bulletins de paie dans un espace sécurisé de conservation pour le salarié.
- Accès gratuit pour l’expert-comptable : créez un compte gratuit pour votre comptable afin qu’il accède aux documents nécessaires.
- Envoi de liens par email automatisés aux collaborateurs
- Documents chiffrés
Présentation et description de Open Bee
La plateforme numérique Open Bee est une solution personnalisée qui automatise les processus d'entreprise et gère les documents par voie électronique. La plateforme de dématérialisation Open Bee permet à tout un chacun de classer, partager, sécuriser et archiver facilement des documents. Vous pouvez accéder à vos informations de n'importe où et à tout moment : À la maison, en déplacement ou même à l'étranger. Grâce à l'automatisation, vous pouvez vous concentrer sur le travail que seuls les humains, et non les machines, sont capables de faire, comme réfléchir de manière critique aux problèmes, créer de nouvelles idées ou améliorer les processus. Les modèles d'entreprise sont en train d'être redéfinis par les changements constants et exponentiels dans notre façon de travailler. L'agilité, la rapidité, l'économie et l'expérience client sont des facteurs déterminants qui vont transformer l'entreprise telle que nous la connaissons. La capacité de gérer, d'analyser et de traiter les informations en temps réel est essentielle pour les entreprises qui veulent devenir plus flexibles, connectées et innovantes. Par conséquent, les entreprises numérisent rapidement les principaux processus commerciaux : Les ressources humaines, la comptabilité et l'administration ainsi que les ventes. Créez des espaces de travail privés pour la collaboration au sein de votre organisation, et partagez plus facilement des informations au-delà des frontières de l'organisation.
Actualités, dossiers sur Open Bee
Commerce de gros, à l'exception des automobiles et des motocycles
Nous avons installé le logiciel open bee pour la gestion documentaire au mois d'octobre. Nous sommes encore en plein rodage, mais je peux déjà dire que ça va, ça se passe bien. A voir dans les mois à venir.
Les points négatifs
Non renseigné.
N’hésitez pas à lui poser une question !
Activités des sièges sociaux ; conseil de gestion
On utilise open bee pour la dématérialisation de nos documents.
Les points négatifs
Je trouve ce logiciel beaucoup trop lent. Nous brassons beaucoup de documents et ce logiciel manque de performance. On met trop de temps à numériser nos facture avec openbee
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Commerce de gros, à l'exception des automobiles et des motocycles
Il fonctionne très bien, pas de remise en cause. Les documents sont très bien classés, très bien traités, même si je ne l'utilise pas personnellement mais d'après les retours de mes collaborateurs, ça se passe super bien.
Les points négatifs
Non renseigné.
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Travaux de construction spécialisés
Nous sommes très satisfaits, la capacité de stockage et la sécurité y sont. Les documents sont bien traités et ça nous fait gagner du temps.
Les points négatifs
Non renseigné.
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Assistance et FAQ de Open Bee
Quel format est proposé pour la dématérialisation ?
Reconnu pour son outil de capture, de traitement et d'automatisation des factures, la solution automatise dorénavant l'extraction de données de tous types de documents. Adapté pour des multiples usages professionnels, on parle alors de capture multi-documents qui embarque une technologie d'intelligence artificielle lui permettant de s'améliorer en permanence.
La solution est-elle disponible en Cloud ou On Premise ?
La solution Open Bee est disponible en Cloud et On Premise, la plateforme est compatible et s'adapte selon les infrastructures des entreprises. Un consultant vous conseille selon vos besoins à chaque demande de contact via le site de la marque.
La facture electronique est elle obligatoire ?
Oui, elle deviendra progressivement obligatoire :
- Septembre 2026 : Toutes les entreprises devront réceptionner leurs factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Les ETI et grandes entreprises devront également émettre leurs factures électroniques.
- Septembre 2027 : Toutes les entreprises, y compris les TPE et PME, devront émettre leurs factures électroniques et réaliser l’e-reporting via une PDP.
Anticiper cette transition vous aidera à rester en conformité.
Quelle est la durée de conservation légale des documents dématérialisés ?
Les sociétés doivent observer les durées de conservation légale pour chaque type de document, qu'ils existent en format physique ou numérique. Ces périodes de conservation obligatoires diffèrent en fonction du type et de l'usage du document pour l'entreprise. À titre d'exemple, le code du commerce stipule la conservation de certains documents comptables pour une durée minimale de dix ans.
Pour éclairer les entreprises sur ces obligations légales, nous mettons à disposition un guide complet qui décrit les normes de rétention pour divers documents : Durées de conservation des documents d'entreprise : les impératifs à connaître :
https://contenu.openbee.com/ebook-conservation-des-documents
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