MyPrimobox c'est quoi ?
MyPrimobox, un espace personnel dédié à tous les collaborateurs de l'entreprise. Il permet de dématérialiser et de stocker en toute sécurité les documents de l'entreprise et notamment les documents de gestion des ressources humaines.
Myprimobox
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Fonctionnalités de MyPrimobox
Visualisation des bulletins de paie
Depuis plusieurs années, le gouvernement français modernise et encourage les entreprises à dématérialiser leurs documents afin d'allier simplicité, efficacité et rapidité.
En 2009, le bulletin de paie - un document qui indique combien d'argent un employé a été payé et pour quel travail - est devenu tout aussi valable juridiquement lorsqu'il a été dématérialisé (c'est-à-dire stocké dans un ordinateur au lieu d'être imprimé sur papier) qu'auparavant.
Il est vrai que les entreprises françaises ne sont pas encore pleinement conscientes des avantages de fournir à leurs employés des bulletins de paie électroniques ; beaucoup le font parce qu'elles y sont obligées par la loi, mais d'autres ne savent même pas que c'est une option. C'est pourquoi nous avons répondu à ces quatre questions sur ce que vous pouvez gagner avec les bulletins de paie électroniques - et comment votre entreprise pourrait en bénéficier.
Ajout d'un document personnel
MyPrimobox permet d'ajouter un document personnel sur la plateforme, le consulter, le télécharger et le partager avec les équipes et autres collaborateurs. Gain de temps, de productivité permettant une transparence et un partage des documents très facilement et accessible à tous.
Cela s'effectue en plusieurs étape :
- 1ère étape : " je me connecte sur mon espace personnel"
- 2ème étape : " je clique sur ajouter un document"
- 3ème étape : " je l'importe depuis mon ordinateur"
- 4ème étape : " je choisie le dossier de destination"
- 5ème étape : " je peux maintenant le consulter, le télécharger ou le paratger"
Distribution des documents automatisée
Simplifiez l'envoi de tous les documents RH qui jalonnent la carrière d'un salarié (bulletins de salaire, règlement intérieur, note d'information, attestation employeur et solde) en utilisant une seule plateforme en ligne.
Avec DEMAT RH, vous pouvez à la fois distribuer et imprimer vos documents sous un format dématérialisé. Vous gagnerez ainsi du temps chaque mois tout en fiabilisant vos envois.
Signature électrique
DEMAT HR offre une solution de signature électronique sécurisée qui permet aux employés, aux candidats et aux représentants de l'entreprise d'accéder à distance aux documents qu'ils doivent signer et de les signer électroniquement après relecture, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
Coffre fort électronique
MyPrimobox dispose d'un système de coffre-fort électronique. Ce coffre permet aux salariés de conserver, classer et sécuriser leurs documents électroniquement. Le coffre-fort du salarié est automatiquement lié au CPA (compte personnel d'activité). Il gère lui-même ses documents confidentiels ou non. Il les télécharge, peut les consulter ou même les partager et donner l'accès à ses collègues.
Espace personnel collaborateur
L'espace personnel DEMAT HR permet aux salariés d'accéder facilement aux documents dématérialisés que vous leur transmettez, même après avoir quitté votre entreprise. Ils peuvent le faire de manière sécurisée et à tout moment depuis un smartphone ou un ordinateur.
Présentation et description de MyPrimobox
Avec MyPrimobox, il est possible de dématérialiser les bulletins de paie et d'offrir un espace de stockage sécurisé et personnels à tous les collaborateurs de l'entreprise : conservation des documents, création de rappels et envoie de relance, partage des documents par mail et archivage des documents à la Caisse des Dépôts.
MyPrimobox est une solution complète avec de nombreux bénéfices : la sécurité avec un espace de stockage qui bénéficie de condition de sécurité très élevées, bien au delà des standards habituels du web, la disponibilité avec un service disponible 24/24h, 7/7J et un engagement contractuel de 99,5%.
MyPrimobox s'engage à maintenir le plus haut niveau de confidentialité sur les informations et documents stockés. Il n'est fait aucune utilisation commerciale des données personnelle, et celles-ci sont hébergées exclusivement en France. Au niveau de l'archivage, MyPrimobox aide les entreprises à gagner du temps : les bulletins de salaires sont archivés pendant 50 ans chez CDC Arkhinéo ou jusqu'aux 75 ans du collaborateur. Les salariés peuvent stocker jusqu'à 1 Go de documents personnels. L'utilisateur garde l'accès et l'usage gratuitement de son espace même après son départ de l'entreprise.
Avec MyPrimobox, il est possible d'envoyer des documents électroniques qui s'accordent avec les conditions légales afin de garantir l'intégralité des données clients. L'ensemble des données sont sécurisées et confidentielles. Personne ne peut avoir accès aux documents apposés dans le coffre fort du salarié, excepté lui-même. Les données ne sont accessible ni par l'intégrateur du logiciel, ni par le dirigeant de l'entreprise, ni par aucun autre salarié.
L'application MyPrimobox est disponible gratuitement et elle permet de retrouver toutes les fonctionnalités de MyPrimobox sur smartphone. Elle est téléchargeable sur App Store et Google Play.
En cas de dysfonctionnement ou lors de difficultés à se connecter ou pour tout autre problème, l'équipe support de MyPrimobox répond rapidement à la demande dans un délai maximum de 48h jours ouvrés.
Actualités, dossiers sur MyPrimobox
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Travaux de construction spécialisés
On a mis en place MyPrimobox il y a 2 mois et pour l'instant tout se passe bien, nous sommes satisfaits.
Les points négatifs
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Enquêtes et sécurité
A mon niveau je suis satisfait de cette solution et je l'ai prise en main facilement.
Les points négatifs
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Activités des services financiers, hors assurance et caisses de retraite
C'est un très bon outil pour la dématérialisation et la gestion documentaire. il a une bonne sécurisation des données. de plus il fait l'interface avec notre erp proginov. Nous sommes satisfaits.
Les points négatifs
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Assistance et FAQ de MyPrimobox
Combien de temps peut-on conserver les documents sur myPrimobox ?
L’espace de stockage sécurisé myPrimobox est accessible par les collaborateurs même s’ils quittent l’entreprise. Les documents sont donc accessibles à vie dans myPrimobox.
Quelle est la capacité de stockage sur MyPrimobox ?
Les collaborateurs disposent d’1 Go de stockage pour sauvegarder leurs documents personnels en toute sécurité (copie de carte d’identité, factures, etc.).
Cela correspond à environ 10 000 documents !
Qu'est-ce qu'un tiers de confiance ?
Primobox est membre de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique. Cette organisation s’engage dans la promotion les techniques et méthodes pour garantir la confiance dans le Numérique et favoriser la transmission des meilleures pratiques. Les membres partagent des valeurs fortes d’éthique et d’intégrité et s’engagent pour un Numérique plus fiable.
Comment me garantissez-vous la confidentialité de mes données ?
L’accès aux données personnelles est strictement réservé à nos salariés et sous-traitants qui ont besoin d’y accéder afin de les traiter en notre nom. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité et font l’objet de sanctions en cas de manquement à ces obligations.
Comment me garantissez-vous la sécurité de mes données ?
Bien avant la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données, Primobox s’engageait déjà à faire de la sécurité des données personnelles une priorité. Les précautions élémentaires proposées par la CNIL sont respectées pour améliorer la sécurité d’un traitement de données à caractère personnel. Toutes les mesures nécessaires sont prises pour assurer la sécurité de vos données personnelles :
Garantie de la sécurité des informations échangées lors de transactions ou actes de paiement
Mise en place d’audits pour vérifier la bonne application opérationnelle de ces règles
Pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter à l’adresse de notre Déléguée à la Protection des données : dpo@primobox.com !
Quelle est la différence entre dématérialisation et numérisation ?
La numérisation est l’action d’effectuer un duplicata numérique d’un document papier (scan ou recopie). Dans un processus dématérialisé, tous les documents sont générés, transmis et traités exclusivement dans un format numérique, chaque étape s’effectuant depuis un outil informatique.
Une formation est-elle prévue pour une bonne prise en main des solutions ?
Dès la signature du contrat, votre chargé.e de compte dédié.e prendra contact avec vous pour planifier une formation. D’une durée d’environ deux heures, elle s’effectue à distance. A l’issue de cette formation, vous serez en mesure d’utiliser nos solutions en totale autonomie
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