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Comment classer & indexer les documents ?

Choisir une GED (Gestion Électronique des Documents) implique, en premier lieu, de s’interroger sur les pratiques internes concernant la circulation des documents, de leurs données et informations ainsi que les différents processus documentaires et métiers existants. En la matière, il existe bien sûr des règles communes liées au RGPD ou à certaines obligations réglementaires qui devront être prises en compte par le logiciel. Toutefois, il n'existe pas de modèle unique, mais plusieurs types de pratiques qui cohabitent les unes avec les autres pour permettre aux collaborateurs d’une même entreprise de travailler efficacement en fonction de leur métier.

La mise en place d'un plan de classement modèle et de règles automatisant certains processus ou favorisant la bonne application de contraintes réglementaires permet déjà aux entreprises de mieux gérer leurs documents courants (factures, bons de commande, contrats de travail, etc.). Elle limite ensuite certains risques ou la perte d'information et/ou de données clients, par exemple. Une attention particulière doit être portée sur l'indexation de chaque document. Celle-ci doit permettre non seulement de retrouver facilement une ou plusieurs informations dans le logiciel, mais également d'y appliquer des règles fines de gestion.

Comment la GED améliore la collaboration en interne & externe ?

Une GED ordonne, stocke et apporte la sécurité à vos documents et fichiers, mais elle doit proposer bien plus : plateforme de collaboration, de diffusion, et de traitement des documents courants.

Un logiciel GED n’offre pas uniquement du stockage ou de l’archivage mais peut aussi intégrer d'autres fonctionnalités comme la signature électronique, l'envoi en courrier recommandé, la création de data room pour partager en sécurité des documents, des notifications, des alertes, du versioning, des annotations…

Pour faire le bon choix de GED, vérifiez que l’ensemble de ces critères sont effectivement intégrés au logiciel et proposent un parcours sans couture aux utilisateurs. Assurez-vous également de disposer d’un support clients de qualité afin d’être en mesure d’accompagner vos collaborateurs dans la mise en place de cet outil.

Comment la GED permet d'être plus éco responsable ?

La GED permet tout d’abord d’éviter l’envoi de mails avec des pièces jointes volumineuses qui ont un impact environnemental très fort (pouvant atteindre 50g de CO2 par mail) au profit de liens sécurisés vers les documents. 
La GED permet également d’éviter les doublons de documents grâce au concept de document unique visible et accessible par tous en temps réel. Grâce à ce système, les documents ne sont plus démultipliés réduisant également le risque d’erreur au sein de l’entreprise.
Notre solution factu’flow vous permet également de réduire votre empreinte carbonique grâce aux factures électroniques dont le bilan carbone est 63% inférieur aux factures papiers.