Pourquoi s’orienter vers une solution GED ? Fluidifier et maîtriser le cycle de vie des documents (création, signature, diffusion), Suivre et piloter en temps réel la vie des documents (tâches réalisées ou à accomplir, par quels acteurs ?), Archiver, centraliser et rechercher simplement des documents, S’assurer du bon référencement et mise à jour des documents.
Description
Logiciel GED : un outil performant pour répondre à vos besoins de gestion documentaire
Efficace, simple et convivial, ce logiciel GED organise et gère l’ensemble des documents inhérents à votre fonctionnement.
Chaque collaborateur a accès simplement et à tout moment à tous les documents liés à son activité et à ses processus.
Un outil GED répondant à de nombreuses exigences réglementaires (ISO 9001, 14001, OHSAS 18011…)
Fonctionnalités
1| LA GED : UNE GESTION OPTIMALE DE VOS DOCUMENTS
INTRAQUAL DOC est un logiciel de GED (gestion documentaire) adapté à tous les processus de votre structure : Qualité, Sécurité, Environnement, Ressources Humaines, Achats, Informatiques…
Il gère très facilement tout type de document : cartographie de processus, procédures, instructions, modes opératoires, fiches de poste/fonction, notes internes, comptes-rendus, fiches techniques, etc.
Circuit de fonctionnement de la GED (Gestion documentaire)
Il intègre tout le cycle de vie (=Workflow) des documents pour une gestion 100% « Zéro papier », grâce à son interface personnalisable ergonomique.
2| UN PARAMÉTRAGE SOUPLE ET INTUITIF
Associez des droits en fonction du profil que vous souhaitez attribuer à vos collaborateurs (administrateur, rédacteur, signataire, lecteur).
Une synchronisation dynamique de votre annuaire : une liaison avec votre annuaire est possible pour que le logiciel intègre les entrées et sorties du personnel. Votre organisation est alors paramétrable dans l’outil avec vos sites, vos groupes, vos fonctions …
Classez vos documents : paramétrez le classement de vos dossiers de façon claire et rigoureuse. Définissez votre propre arborescence à partir de vos processus, catégories et typologies. Plus qu’un simple répertoire, chaque catégorie est dotée de paramétrages spécifiques qui facilitent la rédaction. Vous pouvez également créer vos propres mots clés (métadonnées) pour obtenir une recherche encore plus précise.
3| UNE RÉDACTION SIMPLE ET RAPIDE
Première étape
Créez facilement un document en saisissant les éléments essentiels d’identification (titre, type, version, catégorie…) et les acteurs (signataires/liste de diffusion).
Deuxième étape
Choisissez simplement les collaborateurs qui seront en diffusion pour application ou pour information, avec une sélection liée à votre annuaire et votre organisation.
Troisième étape
Importer un document existant (Word, Excel, PDF, Power Point, Images, Vidéo…) ou le créer directement dans le logiciel GED à partir d’un modèle paramétrable (données dynamique: version, acteurs, dates…)
4| UN TABLEAU DE BORD DES DOCUMENTS A SIGNER
Filtré en fonction du profil des utilisateurs.
Regroupement d’événements intervenus sur les documents intégrés dans Intraqual DOC (pour information)
Regroupement des action à réaliser par l’utilisateur (pour action)
5| UN SYSTÈME COMPLET DE RECHERCHE DOCUMENTAIRE
Le mode de recherche proposé par notre logiciel de GED est très complet : par type, par mot-clé, par catégorie, par référence, par full text, par cartographie de processus…
Le système propose de créer des liens entre documents (exemple : procédure vers enregistrements et/ou indicateurs…) avec une mise à jour automatique des liens.
La navigation par processus apporte un gain de temps conséquent pour tous les collaborateurs et permet une appropriation de l’approche par processus, par une démarche très pédagogique.
6| DES INDICATEURS, DES ALERTES ET UN PILOTAGE EN TEMPS RÉEL
Sur le suivi des documents et la production documentaire
Outils multiples de pilotage de la Gestion documentaire
Par période / par type / par profil / par diffusion / …
