Éditée par CEO-Vision SAS, GoFAST Digital Workplace est une GED Collaborative innovante, basée sur le meilleur de l’Open Source : Alfresco, Drupal, Bonitasoft, OnlyOffice… Grâce à son concept disruptif, GoFAST est la meilleure alternative On Premise et souveraine à SharePoint/Office365/Teams. Principales fonctionnalités : vraie GED, Suite Office Collaborative, Workflows et Tâches, recherche puissante, Web-conférence, Chat, délégation de l'administration métier...
Description
GoFAST est un véritable Digital Workplace, unique par son concept et capable de répondre aux problématiques de :
• Remplacement du serveur de fichiers (fin des doublons, erreurs de versions, perte de documents…),
• Travail transversal et collaboratif au bureau et en mobilité (moins d’emails, zéro pèce-jointe)
• Gain de productivité grâce à la coédition et le moteur de recherche efficace,
• Dématérialisation et optimisation des processus métiers (puissant moteur de Workflows),
• Remplacement de plateformes propriétaires couteuses ou SaaS (surtout non souverain),
• Gestion conforme au RGPD (par les responsables métiers et non l’IT),
• Cycle de vie des documents et sécurité des données (gestion des versions, accès sécurisé, hébergement chez le client, pistes d’audit…),
Vous pouvez consulter les principales références sur : https://www.ceo-vision.com/fr/references-clients
Les cas d'usages métiers sont extrêmement nombreux, dont : gestion des courriers/factures, contrats et marchés publics, processus qualité/stratégiques/certification, base de connaissances, référentiel juridique, budgets, partage avec les élus, dossiers salariés, travail à distances/site annexes/télétravail, etc.
La solution GoFAST est disponible aussi bien en Cloud SaaS souverain et On Premise.
L'offre d'abonnement permet de bénéficier à la fois des avantages d'un SaaS avec un haut niveau de services : veille technologique et sécurité, supervision applicative, maintenances, toutes les mises-à-jour, support utilisateurs, tout comme des avantages d'un hébergement On premise (meilleure maîtrise de ses données et niveau de sécurité optimal).
GoFAST donne aux Entreprises et Organisations Publiques, la possibilité de recouvrer leur Souveraineté Numérique, la solution GoFAST est 'Cloud Act Free' offrant un très haut niveau de confidentialité des données.
Fonctionnalités
GED (basée Alfresco)
GESTION DES DROITS D'ACCÈS SIMPLIFIÉS
La gestion simplifiée des espaces collaboratifs permet de finement définir les droits utilisateurs sur des ensembles de contenus.
MULTI-EMPLACEMENT : ZÉRO DOUBLON
Indispensable pour une gestion efficace des documents : fini les copier-coller, les pièces jointes de mail, les erreurs de versions...
GÉRER TOUT TYPE DE CONTENUS
PDF, Office, images, audio, vidéo, archives, emails et pièces jointes, etc.
GoFAST rend le serveur de fichiers obsolète.
VERSIONING AUTOMATIQUE DES FICHIERS
Chaque mise à jour de fichier est versionnée, horodatée, numérotée et accessible à tout moment en un simple clic.
ACCÈS MULTICANALE & INTÉGRATION SI
GoFAST dispose de standards technologiques pour un accès multicanal et une haute capacité de couplage.
PRÉVISUALISATION PDF DES DOCUMENTS
GoFAST pré-visualise de nombreux formats, dont les fichiers Office affiché en PDF. Plus besoin d'ouvrir pour consulter.
ÉDITION EN LIGNE AVEC VERROU
Éditer en ligne un document Office ou autres formats vos propres applications, sans avoir à télécharger les fichiers sur PC.
ACCÈS EN MOBILITÉ ET OFFLINE
Toujours avoir accès aux documents de travail : interface PC ou allégée pour Tablettes et Smartphones, accédez hors réseau type Drop-box.
Workflows et gestion des Tâches Kanban
GoFAST intègre Bonitasoft, éditeur leader en Workflows pour dématérialiser tout type de processus métier : Factures, RH, Qualité, Courriers, Parapheur, etc…
WORKFLOW STANDARD SIMPLE D'UTILISATION
Le formulaire du workflow standard permet de sélectionner les tâches et personnes à assigner.
MODÉLISER LES WORKFLOWS AVEC BONITA STUDIO
Les flux de tâches sont modélisés dans Bonita Studio, CEO-Vision les intègre à votre GoFAST.
ACCÈS RAPIDE AUX TÂCHES ET DOCUMENTS LIÉS
En un clic visualisez et traitez vos tâche ou lancez un nouveau processus.
WORKFLOW SPÉCIFIQUE DE PARAPHEUR ÉLECTRONIQUE
CEO-Vision peut mettre en place un parapheur électronique selon les besoins de votre organisation.
NOTIFICATIONS : ZÉRO OUBLIS ET RESPECT DES DÉLAIS
A chaque tâche assignée ou étape du processus, GoFAST notifie par email et envoi des rappels.
CONFIDENTIALITÉ DES ÉCHANGES
Seuls les collaborateurs assignés ont accès aux commentaires laissés dans les cadre du processus.
TABLEAU DE BORD DES WORKFLOWS
Le tableau des workflows liste tous les processus en cours avec leurs tâches et les processus archivés.
PROCESSUS SUR PANIER DOCUMENTAIRE
Un même processus peut être lancé sur plusieurs documents rassemblés dans le panier documentaire.
Coédition Office et Travail Collaboratif
Coédition simultanée de fichiers Office, commentaires centralisés, forums, wiki, envoi de fichiers via URL.... GoFAST est l'outil idéal au travail collaboratif, en remplacement ou en complément d'Office365.
COÉDITION : SUITE OFFICE COLLABORATIVE
Coédition simultanée de fichiers Office directement dans le navigateur web, compatible MS-Office.
COMMENTAIRES ET ANNOTATIONS
Zéro mail, ni pièce-jointe pour des échanges sécurisés et centralisés directement sous le document.
PUBLICATION DES VERSIONS FINALES
Création d'une Publication (avec conversion PDF) pour partager la version finale du document de travail.
ESPACES COLLABORATIFS INTERNES ET EXTRANETS
Reflet de l'organigramme et projets collaboratifs, gestion simple et autonomie des équipes métier.
NOTIFICATIONS SYNTHÈSE D'ACTIVITÉ
Liste des documents modifiés, ajoutés et les commentaires, le tout en un seul email et zéro pièce-jointe.
FORUMS DE DISCUSSIONS
Idéal pour le partage des connaissances, simple d’utilisation et tout le contenu est indexé par le puissant moteur de recherche.
PAGES INTRANET ET WIKI COLLABORATIF
Pages Intranet et classement en "livres" pour créer des WIKI structurés, associés à des espace collaboratifs.
MESSAGES INTERNES ET PARTAGE DE FICHIERS
Messages internes type "Inmail LinkedIn" et partage de fichiers via URL sécurisée avec l'extérieur.
Recherche et Classement
L’explorateur Web de fichiers "GoFAST File Browser" offre une ergonomie optimisée et un maximum de fonctionnalités & Moteur de recherche efficace même avec des dizaines de milliers de fichiers.
EXPLORATEUR WEB : GOFAST FILE BROWSER
Explorateur de fichiers accessible dans le navigateur Web, avec un maximum de fonctionnalités (dont le glisser-déposer).
INDEXATION PLEIN-TEXTE AUTOMATIQUE
Le contenu des documents et leurs caractéristiques sont indexés pour retrouver une information ou un fichier en un temps record.
RESTITUTION RAPIDE DES RÉSULTATS
Le traitement de la recherche et la restitution des résultats sont rapides, même avec des milliers de documents.
FILTRAGE DU RÉSULTAT DE RECHERCHE
Afin de préciser la rechercher, GoFAST dispose de nombreux filtres : auteur, espace collaboratif, étiquette, catégorie, format de fichier, état, etc.
FRAGMENTS ET APERÇU DES CONTENUS
Gain de temps : paragraphes avec les mots-clefs recherchés et aperçus disponibles dans le résultat de recherche.
CATÉGORIES ET ÉTIQUETTES : SIMPLE ET PRATIQUE
Possibilité de qualifier les documents avec des métadonnées standards pour leur donner du poids et filtrer le résultat de recherche.
ACCÈS RAPIDES AUX CONTENUS
GoFAST offre de nombreux raccourcis vers ses contenus : les 10 derniers contenus vus, vos Favoris ou ceux d'un Espace, etc.
CONTENUS LIÉS ET PUBLICATIONS
Les liens entre contenus divers, traductions, fichier de travail et sa publication permettent de passer en un clic de l'un à l'autre.
Web-conférence et Chat
Communication 2.0 pour libérer les boîtes email, favoriser le travail collaboratif et simplifier la mobilité.
WEB-CONFÉRENCE ET RÉUNIONS
Simple d'utilisation et performante, avec envoi d'une invitation agenda aux participants utilisateurs et invités non-utilisateurs.
CHAT SUR PC ET SMARTPHONE
Messagerie Instantanée de type WhatsApp privé et sécurisé, accessible sur PC et via des applications Smartphone.
ANNUAIRE UTILISATEURS ET DES ESPACES
Connaître son Organisation et ses collègues favorise le sentiment d'appartenance à une équipe et la motivation personnelle.
FIL D’ACTIVITÉ CENTRÉ SUR LES DOCUMENTS
La vue ‘’Fil d'Activité’’ permet de suivre en "Live" le travail de ses collègues (mises-à-jour, commentaires...) toujours selon ses droits d'accès.
PROFIL UTILISATEUR : CONNAÎTRE SES COLLÈGUES
Les profils permettent de facilement retrouver les coordonnées des collègues et de les rechercher selon leurs compétences.
POINTS DE CONTRIBUTION UTILISATEURS
Il est important d’inciter les utilisateurs à contribuer sur la plateforme pour promouvoir le travail collaboratif.
SYNTHÈSES D'ACTIVITÉS - NOTIFICATIONS
Liste des documents modifiés, ajoutés et les commentaires, le tout en un seul email avec des liens d'accès sécurisé et zéro pièce-jointe.
ORGANISER ET GÉRER SES ABONNEMENTS
Chacun peut paramétrer ses abonnements aux Espaces, aux contenus ou utilisateurs et ainsi gérer son rythme de travail.
Administration Métier et Sécurité
Administration Système séparée de la Gestion Documentaire Métier. GoFAST libère la DSI de la gestion des droits, facilite le respect du RGPD, redonne leur autonomie aux responsables métier.
GESTION DES DROITS SIMPLE ET SÉCURISÉE
La structure des Espaces est en entonnoir permettant une gestion des accès simple par les responsables métier et séparée de l'administration système.
DÉLÉGATION DE L’ADMINISTRATION MÉTIER
Permet une autonomie des équipes : L’administrateur d'un espace a la possibilité de déléguer ses droits à tout moment et ainsi éviter de surcharger le service informatique
GESTION DES VERSIONS DES DOCUMENTS
Avec GoFAST vous pouvez supprimer les versions mineures des fichiers pour conserver uniquement les versions majeures et celle en cours de vos documents de travail
SUPPRESSION ET RESTAURATION
GoFAST conserve pendant 3 mois les documents supprimés dans une corbeille. Il est alors possible de le rechercher et le restaurer en un clic dans tous les emplacements
DE NOMBREUSES PISTES D'AUDIT
GoFAST enregistre les diverses connexions et interventions des utilisateurs qui sont tous identifiés par leur ID, pour vous offrir des pistes d’audit et statistiques d'activités
L’INTERFACE WEB À VOTRE CHARTE
GoFAST a beau être une solution standard, vous avez la possibilité de personnaliser l’interface Web à votre charte graphique et favoriser l’acceptation des utilisateurs
DÉLÉGATION D'AUTHENTIFICATION À L'AD
GoFAST dispose de son annuaire LDAP qui peut être couplé à votre annuaire interne pour déléguer l'authentification et sécuriser la gestion des mots-de-passe.
CONFIGURATION DUA ET ARCHIVAGE
Configuration des Durées d'Utilités Administratives appliquées à des catégories de documents et alertes envoyées à l'archiviste avec demande de versement ou destruction.
