Gestion documentaire (GED)

Liste des logiciels pour Gestion documentaire (GED)

Les logiciels de Gestion documentaire (GED), qu'est ce que c'est ?

Aujourd'hui, les entreprises que ce soient des TPE, PME, ETI ou encore GE, ont pu au cours de leurs années d'existence cumuler un nombre important de documents.

Au fur et à mesure de l'accumulation des fichiers, le stockage s'agrandit et la recherche des documents se complexifie.>

Pour faciliter la recherche de ces documents, les éditeurs ont développé des solutions GED.>

GED, de l'acronyme Gestion Electronique des Documents, regroupe des moyens informatisés et électroniques pour gérer et diffuser les différents types de documents qui peuvent circuler de manière interne (entre collaborateurs) ou externe (entre l'entreprise, les partenaires et les clients)

La GED a pour but de gérer les documents qui sont créés, modifiés, envoyés, vérifiés, validés et stockés, de la manière la plus optimisé pour gagner un maximum de temps dans la recherche des documents. Plus clairement, ces solutions sont étudiées pour que vous ne perdiez plus de temps et donc de l’argent à rechercher vos documents. Grâce à l'optimisation des processus d'archivage, la GED vous permet de vérifier, stocker et de rechercher de manière plus rapide et plus simple.

Un logiciel de GED vous permettra de regrouper tous les formats de documents (word, mail, pdf, images et bien d’autres…) et de les hiérarchiser de manière structurée. En utilisant un logiciel GED vous pourrez optimiser vos différents processus des documents et vous aider dans :

• L'acquisition de documents, la création,
• La centralisation du stockage de vos documents provenant de différentes sources de stockages sur une seule et même solutions, et ainsi faciliter la recherche de ces documents.
• La recherche de documents grâce à l'indexation pour traiter et exploiter plus facilement les dossiers.
• Gérer tous les documents accumulés au quotidien dans une armoire électronique et en les archivant correctement.
• L'optimisation des processus internes dit "workflows". Prenons l'exemple de la validation des factures. Grâce à la GED, vos factures seront prêtes à être envoyés électroniquement et le chef de service pourra valider la facture, grâce à une signature électronique ou un timbre numérique

Comment fonctionne un logiciel GED ?

L'utilisation d'une gestion électronique de documents fonctionne de manière assez simple et intuitive car elle a pour but de vous faire gagner du temps. En fonction de votre document, le processus de numération est partiellement ou totalement automatisé.

En effet, si vos documents sont des documents papiers tels que les courriers, les fichiers imprimés, les factures, vous aurez un processus en deux étapes. La première étape sera de numériser les documents papiers puis de les envoyer dans le logiciel de GED. La deuxième étape consiste à envoyer tous les documents numérisés dans la GED.

Si vos documents sont déjà en format électroniques, comme des documents words, pdf, ou bien des mails, le processus sera totalement automatisé et vous n'aurez qu'à faire un simple "glisser-déposer" dans l'armoire électronique.

L'archivage est souvent utilisé avec une indexation et des mots clés pour faciliter la recherche des documents.

Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

Un logiciel de GED vous permettra de gagner en temps et en ressources grâce à l'optimisation du processus de gestion des documents. Mais en plus de gagner du temps, l'informatisation de la gestion des documents vous permettra d'assurer une meilleure traçabilité de vos documents tout en vous facilitant le partage des documents entre les collaborateurs.

Les avantages

• Amélioration de la productivité: les collaborateurs peuvent perdre jusqu'à 30 minutes dans leur journée pour rechercher des documents. La GED vous permettra de réduire le temps de recherche.
• Optimisation de la communication interne: La GED permet à tous vos collaborateurs d'avoir des accès personnalisés aux informations et documents. Chaque collaborateur aura donc accès aux bons documents, ce qui facilitera la collaboration entre les salariés.
• Sécurisation des informations: Evitez la perte ou la détérioration des documents grâce à l'automatisation des documents où tout sera disponible en ligne. Aucun document ne sera perdu mais les documents sont protégés des cyberattaques.
• Impact environnemental: Aujourd'hui les entreprises sont épiées dans leur transition écologique. En utilisant une GED, c'est une démarche vers le 0 papier et le 0 déchet, quand on sait qu'à l'heure actuelle, plus de 2000 feuilles de papiers sont utilisées par UN salarié. La GED vous accompagnera dans votre stratégie verte et respectueuse de l'environnement.
• Amélioration du service client: la recherche des documents sur les différents serveurs de stockage fait perdre du temps aux collaborateurs et peut détériorer le rapport avec les clients, qui peuvent ressentir un manque de réactivité. Avec la GED, il est possible aux clients d'avoir un accès limité mais direct à leur dossier et ainsi récupéré certains documents après votre autorisation. La GED permet de vous aider à améliorer la réactivité de l'entreprise et d'améliorer la relation avec les clients.

Les inconvénients

Installer une GED peut également représenter des inconvénients, lors de sa mise en place ou bien de son utilisation qui peut être vu comme un changement majeur pour certains salariés, non habitué et provoquant des pertes de repères. On peut retrouver des inconvénients comme :

• La mise en place de règles de classement des fichiers est indispensable
• Un changement dans l'organisation et méthode de travail doit être effectué pour tirer avantage d'un maximum de la GED, il faudra inclure des formations sur l'outil.
• Un investissement qui peut se révéler coûteux en fonction de la taille de votre entreprise, de vos besoins mais également dans la maintenance pour éviter au maximum les risques de panne

Comment choisir son logiciel GED ?

Avant de choisir un logiciel, il est important de savoir qu'il existe différents types de GED qui sont destinés à différents usages. On retrouve ainsi :

• La GED administrative: Faisant partie d'une GED avec des fonctionnalités complètes, la GED administrative correspond à numériser puis classer les documents administratifs divers (factures, devis, bons de commandes, …).

Cette gestion électronique des documents est en consultation libre via le réseau interne de l'entreprise qui permet aux collaborateurs d'avoir un accès rapide aux documents dont il a besoin sans se déplacer.

• La GED bureautique: cette GED regroupe des plates-formes de bureautique classique qui améliore la communication interne et le travail collaboratif. Vous pourrez ainsi échanger les documents, les lire dans leur format d'origine (Word, Excel, Power Point, …) voire les modifier depuis n'importe quel poste de travail et les distribuer aux autres collaborateurs.
• La GED documentaire: Cette GED issue de la recherche documentaire consiste à indexer un grand nombre de documents comme de la documentation scientifique, des revues de presse ou bien des livres et où la méthode d'indexation y est structurée avec une recherche en langage naturel. 

Elle est directement issue de la recherche documentaire particulièrement utilisée dans des applications de type bibliothèque, documentation scientifique et éventuellement revue de presse.

Toute sélection d'un logiciel, et la Gestion Electronique des Document en fait partie, commence par une évaluation des besoins. En effet, les besoins d'une GED en entreprise varient en fonction de si vous êtes un auto-entrepreneur ou si vous êtes une entreprise du CAC 40.

Pour cela, il faut regarder les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser sur le logiciel GED, en rapport avec vos besoins actuels et futurs et vos objectifs.

Ensuite, il faudra que vous rédigiez vos cahiers des charges de manière claire et précise pour faciliter le transfert de vos besoins en fonctionnalités.

Un autre point important (et surement le plus important) dans le choix de la GED est la sécurisation de vos données, qui consiste à limiter les erreurs au maximum pour ne pas créer trop de dégât et ne plus utiliser la GED

Il faut également faire en sorte de choisir un logiciel qui conviendra aux utilisateurs car c'est eux qui passeront du temps dessus. Si la GED ne leur plaît pas, ils ne l'utiliseront pas, ce sera donc un investissement non rentable pour l'entreprise.

Pour que les employés travaillent sur l'outil, il faut que l'outil soit flexible et facile à prendre en main. Une formation sera vivement recommandée mais si le logiciel n'est pas intuitif ou ergonomique, le logiciel ne sera pas optimisé.

Il faut également que la GED soit compatible avec votre système d'information actuel pour qu'il soit utilisable dès son paramétrage.

Lorsqu'on choisit une GED, vous serez amené à vous poser la question, SaaS ou On-Premise ? Hébergée sur vos propres serveurs ou dans un data-center sécurisé ?

Opter pour un logiciel On-Premise, soit une installation sur vos propres serveurs, vous reviendra à un investissement immédiat plus élevé, et, où vous devrez vous charger de la maintenance et de les mises à jour, mais vous serez propriétaire de votre logiciel.

En optant pour le SaaS, soit un hébergement sécurisé dans un data-center, vous optez le plus souvent pour un service de location, et où les mises à jour et bug sont au frais de l'éditeur.

Pour finir, le choix du montant, un critère très important pour une entreprise. Combien votre entreprise est-elle prête à mettre dans un logiciel de Gestion Electronique de Documents ?

Faire le choix d'utiliser une GED doit être vu comme un investissement. Globalement, les solutions ont des prix dans la même fourchette, si elles présentent les mêmes fonctionnalités.

Ce qui va varier dans les prix, ce sera la qualité, la robustesse et la puissance du logiciel. Cela dépendra ainsi de ce que vous souhaitez utiliser pour votre entreprise.

Mais il faut noter que chaque projet ne ressemble pas à un autre !