Ged Expert

Gestion Électronique de Documents

• Numériser, produire, classer,
• Partager, rechercher, consulter,
• Diffuser et publier tous vos documents,
• Accéder à vos dossiers où que vous soyez.

 

Classement norme et organisation

• Fiche Dossier : Construit autour d’une base de données unique multi-cabinets et multi-collaborateurs, GED Expert centralise et classe l’ensemble des documents et fichiers clients de tout type, par fiche dossier, incluant la gestion des correspondants.
• Plans et rubriques de classements types : Un classement performant, normé, personnalisable, sécurisé et structurant. Chaque fiche dossier hérite directement et en permanence du plan de classement type de son genre.
• Documents et traçabilité : Tous les types de documents peuvent êtres stockés dans GED Expert : bureautique, captures d’éditions, images, raccourcis, liens internet, e-mails… Ces derniers bénéficient de rubriques d’archivage automatique pour la traçabilité, avec un aperçu spécifique.

Consultation, manipulation, communication

• Consultation rapide partagée : Innovantes, les fonctionnalités « multi-vues » apportent un confort inégalé dans la vision instantanée d’un dossier et de ses documents.
• Manipulation des documents - Communication : GED Expert simplifie la manipulation et le traitement des documents classés, tout en assurant l’automatisation de leurs transmissions (e-mail).

Acquisition de documents

• Acquisition par numérisation : Classement direct dans la rubrique en cours du dossier, Mode multi-pages, même avec des scanners n’ayant pas cette fonction, Force la qualité (pré-paramétrée) pour optimiser la taille des fichiers produits, Supporte tous les types de scanners et photocopieurs compatibles TWAIN, Intègre nativement la numérisation depuis un client TSE.
• Toutes acqusitions "full" Windows et Microsoft Office : « Glisser/déplacer » ou « copier/coller » sur sélection multiple de documents depuis l’explorateur, « Envoyer vers… » des menus contextuels, Classement automatisé des fichiers Word® et Excel® par le plugin Office, Classement automatisé des e-mails (entrants, sortants) d’Outlook®.
• Intégration native avec les gammes de logiciels ACD.
• Interfacé avec tous les logiciels du cabinet.
• Assistants d'importation de fichiers : un assistant permet d’intégrer aisément une arborescence disque et ses documents associés, multi-dossiers et multi-exercices.

Production documentaire

GED Expert automatise la production et le classement des documents bureautiques Word® ou Excel®. À partir de modèles, enrichissables à volonté, GED Expert fusionne les éléments du dossier en cours.

Listes multicritères - Publipostage

• Listes multicritères : Les listes multicritères de GED Expert permettent en quelques clics de générer une sélection de dossiers à des fins d’analyse ou de communication.
• L'assistant de publipostage : Générer automatiquement, par fusion à partir d’un modèle, des publipostages, e-mailings ou envois de SMS, Associer des pièces jointes aux e-mailings, Classer dans GED Expert les documents ainsi adressés.

Centre de communication et de collecte

Le centre de communication collecte et route tous les flux, à travers des modules spécialisés :

• Plugin Outlook pour la collecte et le routage des e-mails et de leurs pièces jointes.
• Panières Scan et Documents pour la collecte et la numérisation des documents.
• Panières Automatiques pour l’intégration de documents déposés dans un répertoire.
• Panière i-Dépôt pour la collecte et la numérisation des documents via Internet (voir § Service Web et mobile - ACD i-Dépôt)

 

Services clients

• Services web et mobile : Un partage en temps réel via internet des dossiers GED du cabinet, avec un accès « full WEB » ou application mobile sécurisés pour vos clients et collaborateurs. Pour déposer, acquérir, consulter et extraire tous les documents et pièces mis à leur disposition.

Services aux collaborateurs

• Extraction portable : Extraction des documents de un ou plusieurs dossiers clients, organisés de façon arborescente, accessibles par l’explorateur Windows sur votre portable ou une simple clef USB.
• Accès distant : GED Expert fonctionne en Client / Serveur. Sa base de données peut ainsi être accessible par un poste distant.
• Services web : Le collaborateur dispose d’un accès multi-dossiers sur Internet aux services ACD i-Dépôt et ACD i-Ged.
• Synchronisation "nomade" : GED Expert, installé en mode « nomade » sur votre portable, permet de vous déplacer chez vos clients en emportant leurs dossiers. Toutes les fonctionnalités de GED Expert sont disponibles, y compris l’acquisition par numérisation. De retour au cabinet, les dossiers et leurs documents associés sont synchronisés avec le serveur.

Sécurité et confidentialité

Toute la fiabilité, la sécurité et la performance d’une base de données MariaDB.

Archivage des documents

• Archivez une partie de vos documents dans une base secondaire, pour libérer de l’espace dans la base principale et optimiser l’affichage de la GED.
• Les documents archivés restent accessibles pour consultation depuis la base principale.
• Désarchivez des documents afin de pouvoir de nouveau les modifier.