eDIP

par DIP SYSTEMES

Collaboration et communication (GED, messagerie ...)

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Auteur : Lebonlogiciel - Mis à jour le 10/06/2020

Intégrez et gérez très facilement tous vos documents d’entreprise avec eDIP

Gestion documentaire (GED)

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Description

eDIP est une solution de gestion documentaire (GED) développée par DIP Systèmes. *
Cette solution répond à plusieurs objectifs pour une entreprise :
- Améliorer la productivité de l’organisation,
- Garantir la sécurité et l’intégrité de l’information,
- Faciliter la collaboration entre les intervenants,
- Réduire les coûts de gestion notamment liés aux documents papiers et à l’impression,
- Aider à l’obtention des certifications ISO 9001 & ISO 14000.

Pour réaliser les objectifs, la solution permet grâce à ses fonctionnalités de :
- Gérer l'acquisition et import de masse
- Format de fichiers
- Gestion de la sécurité et des habilitations
- Recherche et consultation
- Gestion du cycle de vie des documents
- Collaboration

Fonctionnalités

Acquisition et import de masse

Facilitez la collecte et l’indexation :

- Numérisation en lot / pilotage d’un scanner,
- Association de document(s) par glisser/déposer,
- Automatisme d’alimentation : module import, eDip Mail, eDip Indexmétadata.

Dématérialisation
Format de fichiers

Le moteur de recherche eDip supporte en standard différents formats de fichiers :

Des fichiers bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Open Office, textes, PDF texte ou OCRisés)
Des images (tiff, jpg, png, bmp, gif, raw),
Des fichiers audios et vidéos (mpeg, avi),
Des plans (autocad), des fichiers compressés (zip, rar), XML.
La puissance du moteur eDip vous offre la possibilité de gérer vos différentes typologies de documents grâce à des formulaires de saisie adaptés au besoins de descriptions.
Cette méthode peut également offrir des souplesses complémentaires dans le cadre d’un découpage de l’information en base(s)/sous base(s).

Partage de fichiers
Gestion de la sécurité et des habilitations

La gestion des utilisateurs s’effectue via l’outil d’administration eDip. Pour simplifier cette gestion, il est possible de synchroniser l’annuaire eDip avec un annuaire de la norme LDAP ou Active Directory.

Dans le cadre de la mise en oeuvre d’une politique de sécurité et d’un cloisonnement de l’accès à l’information, les utilisateurs sont rattachés à un ou plusieurs profils et peuvent également être organisés au sein de groupes d’utilisateurs.

Les profils permettent de gérer de façon très fine différents niveaux de droits :

- Sur les aspects fonctionnels (saisie, recherche, consultation, panier, listes d’autorités, …) suivant le type de document,
- Sur l’accès ou non à certaines interfaces de recherche, saisie, consultation,
- Sur des restrictions d’accès aux données de la base,
- Sur des restrictions d’accès aux documents (versionning, cryptographie).

Gestion de l'utilisateur, du rôle et de l'accès
Recherche et consultation

Définissez vos formulaires de recherche par rapport à votre métier et à la typologie des documents gérés. Différentes interfaces peuvent être proposées et adaptées en fonction des besoins :

- Recherche plein-texte,
- Recherche multicritères (opérateurs booléens, opérateurs de troncatures),
- Recherche par mots clés (mode Google),
- Consultation sous la forme d’une liste, d’un tableau, d’un plan de classement.

En complément et afin de donner des commodités aux utilisateurs on retrouvera également des options naturelles permettant d’organiser les données lors de la consultation : regroupements par valeur, tris, et filtrages.

Partage de fichiers
Prise de notes
Gestion du cycle de vie des documents

Optimisez et rationalisez les flux de travail où les documents, les informations ou les tâches sont transmises d’un participant à l’autre selon des règles et des procédures définies.

Des Workflow paramétrables respectant vos cycles de validation :

Gestion des acteurs, des rôles, des prérogatives et doigts d'accès,
Relances automatiques et alertes en cas de retard,
Historique et traçabilité totale des intervenants et des changements menés sur le fonds.

Gestion documentaire (GED)
Collaboration

Grâce à différentes fonctions collaboratives, mettez vos utilisateurs au centre de l’information :

- Espaces personnels alimentés en fonction de leurs centres d’intérêts,
- Espaces collaboratifs facilitant les échanges autour de documents de travail ou de projets,
- Gestionnaires des paniers pour le partage de sélections de documents,
- Fonctions de commentaires, d’annotations sur les notices et documents.

Partage de fichiers
Indicateurs et statistiques

Dans le cadre du suivi des activités, la solution propose différentes options de génération de statistiques pouvant être directement mise en forme graphiquement au sein de l’interface ou interprété à partir d’un fichier MS Excel.

Grâce à des indicateurs en temps réels :
- Bénéficiez de tableaux de bord avancés sur vos activités et celles de vos équipes,
- Assurez la pertinence de votre fonds,
- Justifiez l’activité de vos services grâce aux statistiques d’utilisation.

Analyses statistiques
Accès en mobilité et en mode déconnecté

Accédez à vos données en mobilité sur des supports de type tablette ou smartphone,
Assurez la pertinence de votre fonds,
Consultez vos documents en mode déconnecté, grâce au module eDip Autonome. A partir de la génération d’une image de la solution déposée sur un support amovible : clef USB, CD-ROM, DVD, Blu-Ray.

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