Au-delà d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED), DocuWare se positionne comme un réel outil de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et de Workflow.
Description
DocuWare est un logiciel de GED qui permet d’archiver les documents et de les gérer de manière digitale. Les bénéfices sont donc évidents : gain de temps, accessibilité plus simple, accessibilité aux différentes versions du document… Bref un réel outil de dématérialisation !
Cependant, la proposition de valeur de DocuWare, c’est d’aller plus loin en allant jusqu’à dématérialiser les processus présents au sein de l’entreprise et en faisant du lien entre tout le système informatique (logiciels de comptabilité, de gestion commerciale…).
DocuWare c’est donc une solution d’ECM (Enterprise Content Management), ou autrement dit un outil permettant d’automatiser les process et la gestion des différents flux de documents, tout en assurant une accessibilité rapide aux différents documents, peu importe les conditions d’accès (géographiques ou temporelles). Ces archives sont ainsi structurées et organisées de telle manière à ce que la recherche soit facilitée.
Ce logiciel proposé par DocuWare c’est un outil pouvant être hébergé dans le cloud ou sur serveur dédié. Pour la version SaaS, toute la palette de fonctionnalité est disponible, tandis que la version On-Premise est modulaire.
Fonctionnalités
Client Web
DocuWare permet aux clients des entreprises utilisatrices d’avoir accès à une plateforme client où ils pourront retrouver tous les documents qui leurs sont nécessaires. Les clients n’ont pas besoin d’être familiers avec le logiciel, puisque l’interface est intuitive et facile d’accès.
Au-delà de l’accessibilité aux documents, l’avantage de ce Client Web c’est aussi le système de modification et de validation qui peut rentrer dans les scénarios de workflows mis en place. Concrètement, un contrat peut être signé, des factures peuvent être triées, des devis peuvent être validés…
Capture de documents
Une fonctionnalité de capture est bien sûr présente au sein de DocuWare. Il est ainsi possible d’ajouter des documents de différentes formes et de différentes sources :
• Des documents papiers qui peuvent être numérisés et indexes via un système qui permet de détecter le texte ou même les codes-barres présents sur le document.
• Des fichiers numériques (Office, CAO, via navigateur web…) peuvent également être ajoutés. A noter qu’ils peuvent être automatiquement triés et indexés.
• Les fichiers imprimés peuvent être automatiquement dirigés vers DocuWare.
• Les emails peuvent aussi être automatiquement ajoutés à l’archive de DocuWare, qu’ils soient entrants ou sortants.
Archivage sécurisé
L’archivage des documents est sécurisé au sein de la GED DocuWare. En effet, le droit à l’accès de certains documents ou catégories de documents, peuvent être restreint à certains utilisateurs. Les données font quant à elles l’objet d’un système de stockage conforme à la réglementation et sécurisé.
Recherche
La recherche des documents au sein de DocuWare est facile et rapide. Ceci est notamment dû à la possibilité de définir des boîtes de dialogue et des listes de résultats prédéfinis. Mais c’est aussi et surtout dû à la recherche plein texte qui est possible ; en d’autres termes, il est possible de rechercher les documents à travers des recherches textuelles, peu importe le type de document recherché.
Il est également possible de réaliser des recherches en partant d’autres applications.
Plateforme collaborative
DocuWare c’est aussi un logiciel collaboratif qui favorise largement la communication entre les membres de l’entreprises. De manière plus concrète, tous les membres de l’entreprise peuvent avoir accès aux documents qu’ils souhaitent (sauf s’ils ne sont pas autorisés à y avoir accès) et peuvent même avoir accès aux versions qu’ils souhaitent.
Ils ont aussi la possibilité de modifier les documents en eux-mêmes ou de modifier leur classement.
Création et gestion des workflows
Cet outil d’ECM agit également sur les processus, afin qu’ils puissent être gérés et contrôlés. De manière plus concrète, il est possible de créer des workflows permettant aux différents acteurs de valider ou de prendre des décisions concernant le traitement des documents, ceci de manière successive et dans un ordre bien défini.
En d’autres termes, il est par exemple possible de faire valider un devis aux différentes strates hiérarchiques afin d’améliorer la rapidité du processus.
Mobilité
DocuWare c’est aussi une solution permettant aux entreprises faisant l’objet de problématiques liées à la mobilité, de bénéficier d’une solution facilement accessible. Trois applications sont ainsi à disposition :
• DocuWare Mobile pour avoir accès aux documents archivés depuis n’importe quel terminal mobile
• DocuWare PaperScan qui permet de scanner des documents directement depuis un smartphone
• DocuWare Hub qui permet quant à elle d’envoyer des documents vers l’armoire numérique de l’entreprise
Intégration et configuration
Enfin, nous pouvons finir par mettre l’accent sur le caractère intégrable et configurable de DocuWare. En effet, il est possible d’intégrer de nombreuses applications à ce logiciel, tout comme il est possible de le configurer et le paramétrer en fonction des besoins.
Il est aussi important de préciser qu’il s’agit d’un outil évolutif, c’est-à-dire qu’il peut évoluer au même rythme que l’entreprise s’agrandit.
RESPONSABLE INFORMATIQUE
Fabrication de machines et équipements n.c.a.
Les plus
Je suis relativement satisfait de ce logiciel de GED, il a une bonne ergonomie et est assez pratique
Les moins
Je trouve que l'outil pourrait être plus simple. la gestion documentaire est parfois laborieuse
RESPONSABLE INFORMATIQUE
Activités de location et location-bail
Les plus
Tout se passe très bien avec notre logiciel, très bon logiciel, bonne sécurisation des données.
Les moins
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FAQ
Comment mettre à jour DocuWare correctement ?
DocuWare peut être installé dans tellement de variantes et d'environnements, par conséquent, il n'y a pas d'instructions de procédure pour la mise à niveau. Cependant, nous avons compilé certaines informations essentielles avant d'effectuer une mise à niveau dans un système DocuWare.
Les mises à niveau de DocuWare ne font pas partie de la prise en charge standard. Par conséquent, si vous souhaitez que nous (Service d'assistance DocuWare) effectuions une mise à niveau pour vous, nous effectuerons cette tâche en tant que professionnel.
Comment créer une liste de sélection multi-colonnes par exemple?
https://www.docuware.com/support_faq/index.php?action=artikel&cat=191&id=2871&artlang=en
