Document Manager

par AVANTEAM

Collaboration et communication (GED, messagerie ...)

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Auteur : Lebonlogiciel - Mis à jour le 01/05/2019

Un logiciel GED (Gestion Electronique des Documents) est une application qui permet de centraliser et de partager de façon simple et sécurisée l'ensemble de vos documents et contenus. Avec Document Manager - logiciel GED d'Avanteam, vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement vos différents gisements d'information.

Description

Document Manager, logiciel GED d'Avanteam
Avec Document Manager, gérez et partagez d’une façon simple et intuitive, l'ensemble des documents et contenus de votre entreprise, quelle qu’en soit la source et le format.

Paramétrable et ouvert, Document Manager s’adapte facilement à votre organisation et intègre vos propres règles de classement, de gestion et d'archivage.

Ce qui distingue l'offre GED d'Avanteam, c'est qu'au-delà des fonctionnalités puissantes et efficaces de gestion électronique de documents et contenus (ECM), vous disposerez des fonctionnalités innovantes de modélisation et d'automatisation de processus (BPM).

Grâce à un portail collaboratif, offrant des fonctions avancées de gestion de contenu, de workflow et de reporting, Document Manager met à la disposition de vos collaborateurs la bonne information au bon moment. Votre entreprise devient ainsi plus réactive et offre un meilleur service à ses clients.

En associant des fonctionnalités de traitement de formulaires et de flux de travail à sa plate-forme de gestion de documents et de contenus, Avanteam met à la disposition des acteurs de l'entreprise, un large choix d'applications potentielles. Formulaires et contenus font ainsi partie intégrante d'un même workflow métier de manière à assurer sécurité, cohérence et fiabilité de l'information tout au long de son processus de traitement.

Outre le logiciel GED - Document Manager, Avanteam Process Suite comprend aussi Quality Manager qui permet de maîtriser le système de management QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) pour un traitement efficace des documents qualité mais aussi de la boucle d'amélioration continue : audits, non-conformités, réclamations, revues, plans d'action, indicateurs.

Les experts Avanteam sont à votre écoute et vous proposent des prestations de conseil, d'accompagnement et de formations adaptées à votre besoin et à votre budget.

Grâce à Avanteam Online, cette offre est disponible aussi dans le Cloud en mode SaaS (Software as a Service). Ce qui rend la plateforme immédiatement opérationnelle et vous permet d'optimiser vos processus sans délai et sans investissement préalable.

Fonctionnalités

Archivage

Grâce à l'essor de la dématérialisation, il serait pertinent que votre solution GED propose également des fonctionnalités d'archivage simple ou à valeur probante :

Archivage électronique des documents courants : documents qualité, dossiers clients, notes de frais, etc.
Archivage à valeur probante pour la conservation légale des factures, contrats, bulletins de salaires, e-mails, etc.
Intégration des services de tiers de confiance.
Conformité FDA 21 CFR 11 grâce à la double signature et l’audit-trail.

Archivage
Diffusion

Les documents ont souvent vocation à être communiqués, sous forme électronique ou papier, à des tiers ou au sein de votre entreprise. Une solution GED vous aide à préparer et à contrôler ces diffusions et d'en garder une traçabilité complète à des fins d'audit ou de justificatifs :

Listes de diffusion personnalisables
Push d’information par profil d’abonnement et centres d’intérêt
Affichage de documents sous forme de listes ou de vignettes
Fonction d’annotations, marquage, surlignage, avec zoom et rotation
Visionneuse universelle capable d'afficher tout type de fichiers : PDF, Images, Microsoft Office, PCL, Autocad, etc.

Traitement

Traitement
Les solutions de gestion électroniques de documents modernes, proposent également des fonctionnalités innovantes pour gérer le cycle de vie des documents. On peut par exemple citer le cycle de validation d'un document qualité ou le circuit de traitement d'une demande d'achat ou facture fournisseur :

Système workflow capable de modéliser et d'informatiser tout circuit de traitement
Portail contextuel et personnalisable : liste de tâches, indicateurs, favoris, dossiers urgents ou prioritaires, etc.
Intégration et synchronisation des annuaires LDAP et Active Directory
Alertes et relances avec système d’escalade en cas d’absence ou de congé
Intégration des applications, SGBD et ERP grâce aux connecteurs et services web fournis en standard
Atelier de design graphique des workflows, formulaires et règles de gestion accessible aux non-informaticiens.

Gestion documentaire (GED)
Dématérialisation
Classement

Il est important que le logiciel GED vous aide à classer et retrouver facilement vos documents. Aussi bien sur la base de leur contenus qu'à travers des fiches d'indexation intégrant des métadonnées de classement et de recherche personnalisables :

Classement et indexation des documents par attributs et métadonnées paramétrables
Constitution et classement dynamique des dossiers
Portail d’accès contextuel et personnalisable
Recherche en texte intégral ou par mots-clés, recherche multicritère avec filtre dynamique
Navigation visuelle grâce à la cartographie des documents et dossiers par processus, sites, organigramme, etc.

Acquisition

La première fonctionnalité d'une GED est de capturer tous types de documents papiers ou électroniques : courriers entrants, bons de commande, factures fournisseurs, procédures qualité, emails, fax, normes ou référentiels, base de connaissances :

Numérisation en masse ou feuille à feuille des documents papier
Indexation automatique par lecture de code à barre, OCR plein texte ou par zone des documents
Lecture automatique des principales informations avec technologie d'auto-apprentissage
Import des flux électroniques (fax, email, base de données, flux EDI, XML, CSV)
Interface MS Office et Open Office pour l’enregistrement direct des documents dans la GED
Support des principaux scanners du marché

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