Document Capture

Fonctionnalités de Document Capture

Présentation et description de Document Capture

Le cœur du système repose sur une technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) avancée qui analyse le contenu des documents reçus, qu’ils proviennent d’un e-mail, d’un scanner ou d’un import direct. Les informations clés — comme le numéro de facture, le fournisseur, les montants, les dates ou encore les lignes d’articles — sont automatiquement extraites et associées aux champs correspondants dans Business Central.

Une fois les données capturées, Document Capture automatise plusieurs étapes du processus comptable. Le logiciel identifie le fournisseur à partir des informations extraites et applique les règles prédéfinies (plans de comptes, dimensions analytiques, codes TVA, etc.). Il permet également le rapprochement automatique à trois voies entre la facture, la commande et la réception, garantissant la cohérence des montants et des quantités avant validation.

Les factures peuvent ensuite être soumises à un flux d’approbation configurable. Les utilisateurs reçoivent une notification dans Business Central ou par e-mail, et peuvent approuver, rejeter ou commenter la facture directement depuis leur poste de travail ou une application mobile. Cette fonctionnalité accélère le processus de validation tout en conservant une trace complète des actions et décisions prises.

Sur le plan documentaire, chaque fichier source (PDF, image, XML, etc.) est archivé électroniquement dans Business Central. Les utilisateurs peuvent accéder à tout moment à la version originale d’une facture ou d’un autre document via un simple clic, sans recourir à un stockage externe. Le moteur de recherche intégré facilite la consultation par mot-clé ou critère, rendant la gestion documentaire plus fluide et transparente.

Document Capture n’est pas limité aux factures : il peut également traiter d’autres types de documents comme les bons de commande, contrats, notes de crédit ou relevés, en s’appuyant sur les mêmes principes de capture et de validation automatisée.

L’installation et la configuration du module s’intègrent directement dans Business Central, sans nécessiter de systèmes tiers. Continia propose des mises à jour régulières et un support technique afin d’assurer la compatibilité avec les évolutions de la plateforme Microsoft.

En résumé, Continia Document Capture permet aux entreprises d’éliminer la saisie manuelle des données, de réduire les erreurs de traitement, et de centraliser l’ensemble de leurs documents dans un environnement unique et sécurisé. Il s’adresse particulièrement aux services comptables et financiers qui souhaitent gagner du temps, fiabiliser leurs processus et disposer d’une traçabilité complète de leurs échanges documentaires.