Documalis

par SCANPOINT SOFTWARE

Collaboration et communication (GED, messagerie ...)

4,50/5
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Hébergement
Local
Cloud
Auteur : Lebonlogiciel - Mis à jour le 01/05/2019

Documalis fournit des solutions transversales capables de couvrir les besoins des différents services : secrétariat et service courrier, service des archives, comptabilité générale et fournisseurs, paye et ressources humaines, service des achats et des expéditions, direction générale, service qualité et procédures… Ces mises en œuvre visent à améliorer la productivité globale des services, à sécuriser les archives et à simplifier les recherches, à diminuer les coûts de stockage et de photocopies inutiles pour les PME/PMI.

Description

La GED dispose de plusieurs modes de recherches complémentaires, permettant à chaque service de travailler dans un mode de stockage et de recherche adapté à son organisation : recherche plein texte, par dossiers, par index multicritères, par arborescence… Un même document peut être recherché selon plusieurs modes de recherches, en fonction des droits de l’utilisateur de la GED.
Enrichissement des documents

La GED autorise la signature électronique des documents, l’ajout de tampons et d’annotations PDF depuis l’interface utilisateur en mode Web. La GED restitue également le suivi complet du document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflows et son stockage dans la gestion documentaire.

Fonctionnalités

Signature électronique

La signature électronique
La signature électronique est légale et applicable simplement pour toutes les éditions, les documents numériques, ou scannés grâce à la norme NFZ42-013. Documalis intègre nativement la signature électronique à tous les niveaux : déclaration des utilisateurs, workflow, gestion documentaire, publication.
Les certificats de signature

Documalis dispose d’un module de signature serveur permettant à une entreprise de signer des documents de manière automatique au nom de l’entreprise (factures, commandes, rapports, audits…). Cette signature est souvent exploitée conjointement avec un routage des documents vers un coffre-fort électronique.
La signature « légale » de niveau 3 à clé physique

Ajout annotations et tampons PDF
La GED autorise la signature électronique des documents, l’ajout de tampons et d’annotations PDF depuis l’interface utilisateur en mode Web. La GED restitue également le suivi complet du document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflow et son stockage dans la gestion documentaire.

Signature électronique
Gestion Documentaire

Types de recherches
La GED dispose de plusieurs modes de recherches complémentaires, permettant à chaque service de travailler dans un mode de stockage et de recherche adapté à son organisation : recherche plein texte, par dossiers, par index multicritères, par arborescence… Un même document peut être recherché selon plusieurs modes de recherches, en fonction des droits de l’utilisateur de la GED.

Enrichissement des documents
Enrichissement simple des documents en GED
La GED autorise la signature électronique des documents, l’ajout de tampons et d’annotations PDF depuis l’interface utilisateur en mode Web. La GED restitue également le suivi complet du document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflows et son stockage dans la gestion documentaire.

Déclenchement de Workflow
Circuit
La gestion documentaire est nativement interfacée avec le module de workflow : il est très facile de déclencher un workflow à partir d’un document ou d’une liste de sélection de la GED. Les documents sont transférés au Workflow grâce au format d’échange normalisé ZDOC qui permet de conserver tous les commentaires, la traçabilité et la copie PDF annotée d’origine.

Mode Web
Le module de gestion documentaire de Documalis dispose d’une interface full Web pour la recherche et la consultation des documents par les utilisateurs. Un simple navigateur IE ou Firefox suffit, sans nécessiter l’installation de Plugin, d’ActiveX ou autre moteur Java très contraignant pour les utilisateurs et administrateurs sécurité. Les documents sont présentés sous plusieurs formes à l’écran : liste de résultats en tableaux, vues en vignettes de plusieurs tailles, affichage direct du document PDF dans le navigateur Web...

Gestion documentaire (GED)
Workflows

Workflows en glissé déposé
Le module de gestion des processus métiers de Documalis permet la représentation de circuits de décision utilisateurs sous forme d’écrans entièrement personnalisables. Un atelier de conception graphique des Workflows facilite la création ou la personnalisation des Workflows prédéfinis pour s’adapter précisément aux contraintes organisationnelles de chaque entreprise.

Interface utilisateur
Workflows faciles à prendre en main
Les ateliers de conception Documalis bénéficient des dernières technologies permettant la création des écrans Web utilisateurs en mode WYSIWYG. Ces écrans bénéficient d’une présentation soignée qui conduit à une prise en main très facile des Workflows par les utilisateurs débutants.

Automatisation des processus
Circuit
Documalis permet l’automatisation complète des traitements applicatifs, documentaires, métiers et bases de données. Avec ses 175 instructions, Documalis sait traiter tout type de données (base de données, fichiers, XML, applications métiers) et de documents (images, PDF, bureautiques, spools, éditions), y compris en très haute volumétrie.

Traçabilité optimale
Des systèmes de traces et de contrôles des documents traités sont nativement intégrés à Documalis, de manière à garantir la qualité globale des traitements et des documents générés. La traçabilité documentaire est assurée tout au long de la chaîne de traitement grâce au format normalisé ZDOC, depuis la capture du spool ou du scanner, jusqu’à son insertion dans la GED, en incluant les traitements d’OCR, de RAD-LAD, de vidéocodage, de circuit décisionnel, de transformation au format universel PDF, etc.

Un moteur puissant
Documalis intègre un moteur de traitement des processus qui dispose d’une interface de gestion en mode Web, d’un moteur multithread, multicore et multiprocesseur capable de supporter de très fortes montées en charge grâce à une technologie de parallélisation massive des traitements, très adaptée au monde documentaire.

Performance éprouvée
Le moteur de Workflow a été éprouvé sur des projets de plusieurs millions de documents comprenant des logiques OCR – RAD – LAD et sur des projets de dématérialisation ou de reprises de fonds dans les domaines bancaires, grande distribution, télécoms et administrations.

Générateur de workflow
Bannettes documentaires

Virtuelle la bannette ?
Les bannettes Documalis contiennent vos courriers, vos documents à traiter, à contrôler, à valider, à signer, au format PDF. Elles sont visibles sur votre bureau Windows et remplacent les bannettes physiques et parapheurs de distribution du courrier ou de signature traditionnelle. Elles sont même accessibles depuis la GED en mode Web à distance au besoin.

Délégation des droits
Documalis intègre une notion de délégation temporaire des bannettes à un autre utilisateur en cas de surcharge temporaire, de congé, d’absence… Cette délégation programmée ou forcée par un administrateur n’usurpe cependant pas les identités des utilisateurs qui effectuent les opérations dans les bannettes.

Supervision globale
Basket-Documalis
Il existe une option fournissant des solutions avancées de gestion de parc, dans le cas de déploiement massif nécessitant une supervision globale des points de numérisation. Un tableau de bord en technologie Web permet de vérifier d’un seul coup d’œil le bon fonctionnement de l’ensemble du parc machines déployé et accessible par le réseau local, étendu ou Internet : disponibilité de la machine, usage CPU, RAM et Disque, température du processeur, du boîtier et des disques, vitesse de rotation des ventilateurs, nombre d’utilisateurs connectés…

Modélisations, réponses aux courriers et fusions-compositions
La bannette Documalis permet de traiter les documents sur le poste utilisateur :
Un assistant de modélisation pour la reconnaissance automatique des documents semi-structurés comme les factures, les bons de commande, de livraison, les bulletins de paie...
Un éditeur de texte intégré permettant la rédaction directe d’une réponse à partir de modèles prédéfinis intégrant logos et fonds de page, personnalisables par service.
Un module de fusion et de composition de documents PDF autorisant le découpage de documents multipages, la concaténation de plusieurs documents ou des changements de pages internes.

Un déploiement simple :
La Bannette Documalis est un logiciel client « portable », ce qui signifie qu’il n’a pas besoin d’être installé sur le poste utilisateur via une procédure de Setup. Il suffit de copier les fichiers associés au logiciel, ou même de l’exécuter à partir d’une clé USB ou d’un disque réseau en partage pour bénéficier de l’ergonomie supérieure de la Bannette Documalis. Aucun prérequis n’est demandé sur le poste utilisateur hormis Adobe Reader et un système Windows XP ou ultérieur. Bien entendu, toutes les fonctionnalités de la bannette sont également disponibles en mode Web pour les environnements utilisateurs sous Windows, Mac ou Linux.

Borne de numérisation

Le concept
Les bornes de numérisation Documalis autorisent la capture simplifiée des bordereaux, formulaires et documents, en agence, point de vente, magasin, entrepôt, via un scanner professionnel et un écran tactile entièrement personnalisé. Ces bornes sont modulaires et s’adaptent à chaque client.

Bornes intelligentes
Le serveur applicatif intégré dans les bornes de numérisation, très performant, est capable d’exécuter localement des tâches documentaires de contrôle, de conversion ou de saisie par les utilisateurs. L’écran tactile présente des informations sous forme de graphiques simples à maîtriser par des utilisateurs novices ou non formés spécifiquement au produit.

Déploiement simplifié
Le mode de pré-installation des bornes en usine simplifie à l’extrême le déploiement du matériel. Le déballage peut se faire par les utilisateurs finaux, et l’installation ne requiert que deux câbles : le secteur électrique et la prise réseau. L’acquisition de l’adresse IP ainsi que la configuration logicielle des bornes peuvent être entièrement automatisées à distance, sans intervention sur site.

Supervision globale
Tableau de bord pour la gestion de parc
Il existe une option fournissant des solutions avancées de gestion de parc, dans le cas de déploiement massif nécessitant une supervision globale des points de numérisation. Un tableau de bord en technologie Web permet de vérifier d’un seul coup d’œil le bon fonctionnement de l’ensemble du parc machine déployé et accessible par le réseau local, étendu ou Internet : disponibilité de la machine, usage CPU, RAM et Disque, température du processeur, du boîtier et des disques, vitesse de rotation des ventilateurs, nombre d’utilisateurs connectés...

Traçabilité complète
Les logiciels Documalis étant exploités de bout en bout de la chaîne documentaire, la traçabilité des documents est garantie depuis le point de capture initial. Le format normalisé ZDOC est utilisé par Documalis pour les transferts de documents et dispose de nombreux atouts puisqu’il intègre dans un container crypté le document, ses index au format XML, ainsi que toutes les informations de traçabilité utiles au cycle de vie du document.

DIRECTEUR COMPTABLE
Industries alimentaires
4/5
Les plus

Les moins

Le 18/05/2017
RESPONSABLE INFORMATIQUE
Fabrication de produits informatiques, électroniques et optiques
5/5
Les plus

Très bon logiciel

Les moins

Le 16/03/2017

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