ANT'box c'est quoi ?

ANT'box est un logiciel de gestion collaboratif (GED), permettant de gérer les documents et les connaissances au sein de l'entreprise de manière dématérialisée.

Licence : Achat / Location
Hébergement : Local / Cloud
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Fonctionnalités de ANT'box

Alimentation

Vous pouvez alimenter ANT'box en documents de toutes natures (texte, image, plan, audio, vidéo…) à travers un simple système de glisser-déposer, un explorateur de fichier, un système d'envoi d'emails ou encore automatiquement… L'analyse du texte et l'indexation de celui-ci se fait également automatiquement et des fichiers PDF/JPEG sont générés automatiquement au sein de cet outil de gestion documentaire.

Recherche

Différentes options de recherche sont mises à disposition pour offrir un confort dans la recherche documentaire. La GED Ant'Box permet ainsi de filtrer et rechercher par langue et par métadonnées, mais aussi de prévisualiser les documents et de naviguer aisément.

Publication

Les documents sont générés dans le format original pour optimiser la gestion électronique des documents: PDF pour le texte, JPEG pour les images et HTML/XML pour les mémos.

Utilisateurs et droits

Un niveau d'habilitation peut être octroyé aux différents utilisateurs afin qu'ils aient accès uniquement aux documents les concernant. Une distinction est également faite entre les lecteurs et les contributeurs.

Partage et collaboration

Un espace personnel est attribué aux utilisateurs tandis que chacun d'entre eux a la possibilité de pouvoir modifier les mémos. Un système d'abonnement ainsi qu'un système de notifications par courriel permettent également d'être tenu au courant des nouveautés. L'objectif est donc ici d'optimiser le partage de connaissances, à la manière d'un réel logiciel KM.

ANT'web

ANT'web est un module optionnel permettant d'avoir accès, via un navigateur web, à une application dédiée à la consultation de contenu.

ANT'connector

ANT'connector est également un module optionne, qui permet d'inclure des sources externes via deux moyens : le mémo externe qui rend accessible l'information par redirection vers la source, ou le mémo interne qui intégre le fichier au logiciel de GED directement.

ANT'ocr

Dernière fonctionnalité optionnelle : ANT'ocr. Ce module permet de reconnaître les caractères d'un format PDF, photo, plan et ainsi de générer un fichier texte qui y sera lié. Ce fichier permettra de rechercher également ces documents via leur contenu contextuel.

Description complète de ANT'box

L'objectif principal de notre plateforme logicielle ANT’box est de simplifier l'accès à l'information utile au quotidien (pouvoir retrouver facilement un document sans savoir où il se trouve), pour tous les acteurs des entreprises ou des organisations, tout en facilitant son partage, le contrôle d’accès et la collaboration associée, le cas échéant assortie d’un circuit assisté de validation (Worflow de gestion de courriers, de validation, etc.).

On ne perd plus de temps à chercher un document, on le trouve dès qu’on en a besoin !

Ses particularités :
• l'extrême simplicité d'usage, par exemple au niveau de la réduction des efforts à l'entrée (le classement et la qualification manuelle sont facultatifs) : simple dépose du fichier, envoi par courriel avec pièces jointes, intégration automatique depuis un scanner ou depuis des serveurs de fichiers partagés, etc.
• les fonctions « collaboratives », assurant la fluidité du partage et du suivi de l’évolution des informations et des connaissances (traçabilité décisionnelle)
• et la pertinence de recherche : une question en langage courant fournit les documents pertinents, organisés par niveau de pertinence explicitée, ce qui évite d'avoir à consulter inutilement certains documents. De plus, les réponses obtenues peuvent être rédigées dans la langue de la question mais aussi dans d'autres langues que celle de la question (français, anglais, allemand, espagnol, arabe et chinois, à ce stade) ; caractéristique qualifiée d'interlingue ou crosslingue. L’analyse de tous les textes versés est évidemment automatique, même pour des documents scannés, puisque nous déclenchons automatique un OCR (reconnaissance de caractères) pour extraire le texte reconnu dans ces documents « images ». Cette recherche par « question » peut évidemment être couplée avec un filtrage sur les métadonnées associées (classement par facettes) aux documents.

NB : le moteur d'analyse et de recherche sous-jacent, à forte connotation sémantique, est développé en partenariat avec le CEA, depuis de très nombreuses années. Il permet de retrouver très simplement et très efficacement les documents et les informations souhaitées, même si elles ne sont pas classées.

Les usages vont de la simple constitution de référentiels d'informations partagées aux actions d'intelligence économique (différents types de veille), à la capitalisation d'expertise ou au suivi de projets ou d’affaires (référentiel dynamique de projet et traçabilité décisionnelle), très souvent assortis d'une forte dimension collaborative, voire de liens avec des outils de collecte sur le Web ou de numérisation.

Les domaines concernés actuellement : l'aéronautique (Airbus Helicopters), le nucléaire (CEA, IRSN), la sûreté industrielle (Inéris), la cosmétique (Cosmed), la gestion de documents législatifs au niveau gouvernemental (Mauritanie, Maroc, Cameroun, ..), le tourisme (Tour Eiffel, ..), l’Education (Mission laïque française, ..), la santé (AP-HP, ..), etc.

Dans certains contextes, nous mettons à disposition un portail de consultation d’un ensemble de sources d’informations (intégré à un intranet, par exemple), permettant aux utilisateurs de trouver facilement (et en mobilité le cas échéant) ce dont ils ont besoin sans avoir à se préoccuper de la « localisation » des informations en question (indexation automatique des différentes sources : serveurs de fichiers ou autres outils de GED, par exemple).

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Alternatives à ANT'box

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Autour de ANT'box

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