À qui faire confiance pour sa dématérialisation en 2025 ?

Dans un monde qui se digitalise de plus en plus, la dématérialisation devient peu à peu une étape obligatoire pour les entreprises. Mais qui dit dématérialisation dit chamboulements et questionnements... Pas facile de laisser la main à un prestataire pour dématérialiser ses documents sensibles, ni de s'adapter à une toute nouvelle façon de faire. Choisir un partenaire de confiance devient alors essentiel pour s'assurer qu'il saura accompagner votre entreprise dans ce projet, tout en vous rassurant sur la sécurité de vos données.

Ensemble, découvrons quels sont les critères sur lesquels une entreprise devrait se baser pour choisir le bon partenaire pour l'accompagner dans sa dématérialisation.

La dématérialisation : pour qui ? Pour quoi ?

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, sont concernées par la dématérialisation. Cependant, certains secteurs, comme les entreprises réglementées (santé, banque, assurance), les entreprises de services ou encore les entreprises industrielles, y sont plus sensibles, notamment par l'aspect règlementaire qu'impose leur secteur d'activité, mais aussi pour des raisons d'enjeux stratégiques.

Au-delà des contraintes légales et sectorielles, l’adoption de la dématérialisation est avant tout une opportunité pour :

• Gagner en efficacité : En automatisant les processus administratifs et en simplifiant l'accès aux informations.

• Réduire les coûts : Diminution des frais liés à l’impression, l’archivage et la logistique papier.

• Répondre aux attentes des collaborateurs : Une gestion plus fluide et adaptée à des modes de travail modernes (mobilité, télétravail).

• Renforcer la conformité et la sécurité : Une gestion numérique conforme aux règlements et plus sûre face aux risques de pertes ou d’attaques.

Choisir le partenaire pour une dématérialisation sereine : avoir des critères stricts

L'un des enjeux majeurs pour une entreprise est de s'assurer que son projet de dématérialisation soit confié à un partenaire capable de répondre à ses besoins tout en garantissant la sécurité et la pérennité de ses données. Mais comment s’assurer de faire le bon choix ? Voici les principaux critères à prendre en compte :

1. La sécurité des données : Assurez-vous que le prestataire dispose de certifications (ISO 27001, RGPD) et met en place des systèmes de protection avancés, comme le chiffrement des données, la gestion stricte des accès ou encore des sauvegardes sur des supports sécurisés et déconnectés.

2. La compréhension des besoins : Votre partenaire doit prendre le temps d'analyser vos processus existants et de co-construire une solution personnalisée adaptée à vos enjeux métiers.

3. La fiabilité et la pérennité des solutions : Privilégiez un prestataire ayant une expérience solide et un historique probant dans le domaine, capable d’évoluer avec les technologies et de maintenir ses solutions à jour.

4. L'accompagnement et le support : Un bon partenaire ne se contente pas de fournir un outil. Il propose un accompagnement sur mesure, depuis l’étape de diagnostic jusqu’à l’apprentissage des utilisateurs, et assure un suivi réactif en cas de besoin.

5. L’intégration des nouvelles technologies : Assurez-vous que votre prestataire utilise des outils modernes et innovants, tels que l’IA, pour optimiser vos processus et garantir des gains mesurables.

6. La transparence : Un partenaire de confiance doit pouvoir présenter clairement ses limites, ses tarifs et ses méthodes de travail, tout en restant flexible pour s'adapter à vos besoins évolutifs.

Pour aller plus loin, nous avons demandé à des éditeurs de logiciels de dématérialisation quels sont les critères qui prouvent qu'une entreprise prend toutes les mesures nécessaires pour protéger les données de leurs clients lors de ce processus :

ADOC SOLUTIONS

60 % des PME-TPE qui ont subi une attaque cyber déposent le bilan six mois après.

Concurrence, risques informatiques… la dématérialisation apparaît comme la solution indispensable pour réduire ses coûts, augmenter sa productivité et protéger ses données.

Automatiser le traitement des documents est devenu une nécessité économique et d’avenir. Classer, traiter, valider des documents, extraire des données : factures, contrats, dossiers RH, paie, signature électronique…

Les outils de GED sont devenus incontournables : gains de productivité, protection de vos données, automatisation, tableaux de bord de votre activité, retrouver l’information...

ADOC Solutions est expert depuis 1996 de la digitalisation & des solutions GED.

Nos atouts :
- nos équipes qui garantissent la qualité de nos prestations et l'IA comme outil,
- notre proximité sur chaque projet client,
- des stratégies de PRA grâce aux sauvegardes sur supports physiques déconnectés seule garantie fiable face aux sinistres et cyberattaques.

ARAMISGROUP

Quand j'ai créé AramisGroup en 2001, c'était d'abord pour proposer de la formation bureautique/informatique afin d’apporter aux salariés les compétences nécessaires pour maîtriser l’outil informatique. Mais très vite, je me suis rendu compte que les PME étaient souvent laissées à l'écart en matière d’accompagnement sur leurs systèmes d’information. C’est pourquoi, en 2004, j’ai fondé le département Informatique.

Depuis, nous aidons des entreprises de taille moyenne, entre 50 et 400 postes, à gérer leur informatique, leur téléphonie, leur sécurité et leur gestion documentaire. Nos clients apprécient particulièrement la réactivité de notre support et le fait qu'ils aient un interlocuteur unique, ce qui simplifie grandement leur gestion quotidienne.

Pour AramisGroup, l’accompagnement ne se limite pas à l’aspect technique. Il faut être capable d’écouter et comprendre les besoins des entreprises afin de proposer des solutions qui leur apportent un véritable gain en productivité. Nous mettons notre expertise à disposition de votre système d'information pour assurer la performance de votre entreprise.

DIGITALSACE

Digitalsace accompagne les entreprises à taille humaine dans la dématérialisation de leurs process administratifs et métiers. Nos solutions sont des assistants faciles à prendre en main. Nos client automatisent et fiabilisent leurs process Achats, Ventes, RH, Qualité, R&D, etc.  accèdent et permettent à leurs partenaires d’accéder à leurs informations partout, très rapidement et exploitent en quelques clics leurs informations.

En tant qu’intégrateur, nous visons deux objectifs majeurs : orienter nos clients en comprenant leurs enjeux et échangeant de manière transparente sur les capacités et limites des solutions existantes; simplifier l’adoption et l’usage par une mise en place personnalisée et un suivi tout au long du contrat.

Nous sommes très attentifs à la sécurité des données exploitée et déployons des mesures tant internes (gestion sécurisée des codes d’accès par exemple) que chez nos clients (chiffrement des données, gestion stricte et intelligente des droits d’accès, sauvegarde complémentaire en dehors de la solution).

La dématérialisation est un véritable levier d’efficience pour les organisations _ privées, publiques ou associatives qui nécessite un accompagnement technique mais aussi humain au niveau des utilisateurs et des enjeux légaux liés.

NUMERIA (ISE INVEST)

Numeria est né d'une prestation de services : historiquement, dans les années 90, nous faisions alors l'archivage de fichiers sur supports argentique. Nous avons ensuite capitalisé sur notre savoir-faire pour nous évoluer vers une prestation plus technologique et numérique, et développer nos solutions logicielles.

Nous nous sommes adaptés aux dernières évolutions technologiques et proposons désormais des services basés sur des solutions SaaS, hébergées sur des data center hautement qualifiés et sécurisés.

Nous proposons 3 solutions :
- Un socle d'archivage électronique : indexation, remise à disposition, conservation, conformité légale
- Un service de dématérialisation poussée : coffre-fort numérique, plutôt destiné aux salariés des entreprises, pour des données RH
- Une plateforme de signature électronique et d’échange sécurisé de documents

Nous répondons ainsi au besoin de conformité légale de nos clients, mais aussi à leurs besoins clairs et concrets en termes de sécurité dématérialisée.

Nous intégrons toujours de nouvelles technologies, dont les outils d’IA pour proposer à nos clients les meilleures solutions à leurs besoins.

L’innovation et le service sont les poumons de notre action !