Maîtrisez le temps de vos salariés avec le pointage des heures de travail

Comment fonctionne la comptabilisation du temps des employés ?

La loi impose aux entreprises de tenir un registre des heures travaillées par leurs employés.

Comme vous pouvez l'imaginer, c'est important pour diverses raisons : cela assure un meilleur suivi des heures travaillées, ce qui facilite certaines opérations comme l'optimisation des horaires.

Mais surtout, c'est une obligation légale à respecter !

Que prévoit exactement la loi à ce sujet ? Quels sont les systèmes et outils à mettre en place pour pointer efficacement les employés ? Faut-il utiliser un logiciel, une pointeuse, ou les deux ?

Nous répondons à ces questions !

Quand faut-il badger au travail ? Les obligations légales

Les obligations légales de l'employeur:

Le suivi des temps est une obligation légale pour tous les employeurs en droit français. Il vous permet d'enregistrer les heures de travail de vos salariés, conformément à leur contrat initial, ainsi que leurs absences, retards et congés.

Grâce à ce suivi, vous pourrez justifier les périodes de travail de vos salariés dans le cadre d'un contrôle de l'URSSAF ou de l'inspection du travail. Ce contrôle intervient généralement pour vérifier si vous respectez les durées maximales de travail et si vous payez correctement les heures supplémentaires.

☝️ Attention : si vous ne suivez pas le temps de travail de vos salariés, vous vous exposez à des amendes d'un montant de 750 euros pour une personne physique ou de 3 750 euros pour une personne morale.

Les obligation légales de l'employé:

En tant qu'employeur, vous avez le droit de contrôler les heures de travail de vos employés. Pour ce faire, vous pouvez choisir un système de pointage adapté aux besoins de votre entreprise.

Le salarié doit se conformer à tout système mis en place par l'employeur (par exemple, s'inscrire à la pointeuse en arrivant au travail le matin). S'il oublie ou refuse, il s'expose à des sanctions, voire à un licenciement.

Par ailleurs, si le salarié pointe avant l'heure prévue dans son contrat, cette action n'aura aucune conséquence sur son temps de travail. En revanche, s'il pointe après, cela entraînera une perte de temps de travail effectif pour lui.

A noter que les salariés ne peuvent s'opposer au pointage que si le système choisi s'avère disproportionné par rapport au simple besoin de contrôle du temps de travail. A titre d'illustration, les pointeuses biométriques - qui utilisent des données personnelles - ne sont réservées qu'à des usages et contextes très spécifiques (zones dangereuses, activités nucléaires).

Les avantages de la badgeuse au travail:

Pour les employeurs :

Le pointage vous donne une image claire de la façon dont vos employés passent leur temps au travail.

Vous pouvez optimiser votre emploi du temps en fonction de ces informations, ce qui vous aidera à mieux gérer le temps de vos employés. Il peut également servir de preuve qu'un employé a effectué des heures supplémentaires en cas de conflit.

Pour les employés :

Le pointage des heures d'arrivée et de départ garantit que tous les employés sont traités équitablement en ce qui concerne les heures de travail.

Chaque fois qu'un employé travaille au-delà de la période normale, il saura exactement combien il a travaillé, ce qui peut montrer s'il a été rémunéré correctement pour son dur labeur !

Comment gérer en fonction des obligations légales, le pointage des heures de travail ?

Il n'existe aucune obligation légale concernant la méthode choisie pour pointer les employés. Toutefois, lorsque le système utilisé permet de connaître l'identité et l'heure d'arrivée des salariés, certaines règles doivent être respectées :

la tenue d'un registre informatique, c'est-à-dire l'enregistrement de toutes les informations relatives aux horaires de travail (date, heure) et aux salaires versés ;

la consultation des organes de représentation du personnel (syndicats), qui peuvent donner des conseils sur les taux de rémunération et les conditions de travail ;

s'il n'y a pas de représentation syndicale dans votre entreprise ou sur votre lieu de travail, cette consultation doit être effectuée auprès d'un représentant élu, tel que les représentants des travailleurs ou les membres élus de chaque unité de production ou département de l'entreprise.

Contrôler le temps de vos employés est plus facile que vous ne le pensez.

Contrôler le temps de vos employés est plus facile que vous ne le pensez.

La meilleure façon d'avoir une vue d'ensemble de la présence des employés est d'utiliser un logiciel de gestion du temps.

Ces outils sont faciles à déployer, plus flexibles qu'une pointeuse, et mieux adaptés à certaines professions (travail de bureau par exemple). Ils peuvent également être utilisés dans des situations de mobilité, comme les représentants commerciaux sur le terrain, qui doivent enregistrer leurs heures travaillées en déplacement.

Toutes ces données alimentent automatiquement les systèmes de traitement des RH, ce qui vous permet d'avoir des informations précises à portée de main.