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Gestion des absences en entreprise : comment faire ?

Proposé par Lysiane Mahout
En poste chez Logiciel RH - kiwiHR
30/03/2022

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Image de l'article Gestion des absences en entreprise : comment faire ?
Congés maladie, RTT, vacances, .... Comment bien gérer les demandes d'absences dans une entreprise ? Découvrez nos conseils et solutions.

Le planning des congés peuvent devenir un véritable casse-tête pour les équipes RH : congés maladie, RTT, vacances, télétravail... Ainsi, les services RH doivent faire face aux différentes demandes d'absences des employés tout au long de l'année. Alors comment s'organiser pour bien gérer les demandes d'absences et quels sont les avantages d'utiliser un logiciel RH ?

Absences en entreprise : que faut-il prendre en compte ?

 

Les jour de congés annuels

Il existe un certain nombre de types de congés dont disposent légalement le salarié chaque année comme les congés payés ou les RTT.

Les absences imprévisibles

Les Ressources Humaines doivent également tenir compte des absences imprévisibles comme les congés maladie, les congés pour évènements familiaux, les congés enfant malade, ...

Les absences liées à l'organisation du travail

Avec la pandémie, les nouveaux modes de travail comme le télétravail et le travail hybride se sont développés permettant à l'employé de travailler à distance.

 

Comment faciliter la gestion des absences ?

Face aux nombreuses demandes qui peuvent passer par différents canaux de communication : slack, mail, ... Les informations peuvent parfois se perdre ou générer des erreurs. Les fichiers excel et les tableaux d'affichage peuvent devenir de véritables casse-têtes pour gérer les congés et de de façon plus général la RH.

La mise en place d'un logiciel de gestion RH semble être une réponse intéressante pour cadrer toutes les demandes d' absences des salariés dans une entreprise. Ainsi, les employés peuvent gérer eux-mêmes les demandes de congés et les RH directement approuvées les demandes en un clic dans l'outil de gestion des congés et des absences. Il offre également un aperçu clair des absences de l'ensemble des collaborateurs. 

 

Avantages d'une gestion des absences avec un logiciel RH

 

Transparence et fiabilité des informations

Grâce au self-service RH, les employés accèdent directement à leur solde dans le logiciel. Ils n'ont plus besoin de le demander aux RH et peuvent donc planifier plus simplement leur nombre de jours et donc leur prise de congés et ainsi gagner du temps et mieux se concentrer sur leur activité principale.

Les informations (date, motif,...) sont directement rentrées par les salariés, il y a donc une grande fiabilité des informations et une réduction des erreurs. Le logiciel calcule également automatiquement les soldes et prend également en compte les jours fériés.

De plus, toutes les équipes peuvent voir en temps réel quels sont les collaborateurs absents ou présents dans l'entreprise ce qui permet une meilleure anticipation et organisation du travail pour les équipes.

Gain de temps pour tous

Les demandes sont centralisées, fini donc les demandes qui doivent transiter par plusieurs canaux de communication avant d'être approuvées. Avec un logiciel RH, tout se fait au même endroit en un clic. Les tâches administratives sont donc simplifiées pour les équipes RH, ce qui leur permet de se concentrer sur d'autres tâches plus stratégiques comme l'onboarding et la mise en place de la QVT dans l'entreprise.

 

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Lysiane Mahout
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Lysiane Mahout
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