Fiabiliser vos données de paie, une nécessité absolue.

Quelles sont les conséquences des erreurs commises sur vos bulletins de paie ?

 Si vos bulletins comportent des taux de cotisations erronés :

Les taux de cotisations, fixés par le gouvernement, vos organismes ou vos conventions collectives, évoluent chaque année – voire plusieurs fois par an – et nécessitent une veille légale constante.

Plusieurs possibilités existent pour régulariser une cotisation erronée :

• Une correction de vos erreurs à postériori

Si vous vous êtes aperçu de votre erreur, vous pouvez régulariser vos cotisations et, ou, vos bases de cotisations, en appliquant des correctifs dans vos bulletins des mois suivants, et en créant des blocs de régularisation dans vos DSN. Ces traitements sont longs et complexes, mais permettent de rétablir la situation.

Dans cette situation, aucune majoration ni pénalité ne sera demandé, mais vous aurez perdu du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.

• Une correction des erreurs suite à un contrôle URSSAF

Si vous faites l’objet d’un contrôle URSSAF, et que vos cotisations s’avèrent erronées, vous devez régulariser la situation. Si les erreurs sont délibérées, vous devez vous acquitter de majorations supplémentaires en sus des montants à régulariser auprès de l’organisme.

Si vos bulletins comportent des erreurs de salaire :

Lorsque vos bulletins comportent des erreurs impactant le salaire de vos employés, ces derniers ont trois ans pour contester les sommes versées.

Imaginez seulement si sur vos 100 bulletins, 10 comportent des erreurs pour 50€ d’heures supplémentaires non payées, et ce tous les mois. Vous aurez potentiellement … 18.000€ à verser quand le manquement sera constaté !

Dans le sens inverse, si les sommes versées sont trop importantes, l'employeur qui a versé par erreur une somme non due au salarié a le droit de lui demander de la lui rembourser. La retenue sur salaire ne peut pas être supérieure à 10 % du salaire net.

Pourquoi tant d’erreurs ?

Ne pas avoir le temps de se renseigner, oublier de modifier un taux, ne pas trouver ou ne pas avoir accès à l’information, voire même obtenir des informations contradictoires et ne pas savoir laquelle appliquer sont monnaie courante pour un gestionnaire de paie.

La paie nécessite une veille légale constante, des compétences particulières, et est un réel métier d’expertise.

Pourquoi éviter ces erreurs récurrentes ?

• Parce qu’elles ont un coût visible : si vos cotisations ne sont pas déclarées correctement, plusieurs aspects financiers peuvent vous impacter, et ce, même si les déclarations ne nécessitent pas de régularisation à postériori :

• Si les erreurs portent sur des cotisations non versées : si vous avez déclaré moins de cotisations que nécessaire, vous vous exposez à des sanctions pécuniaires sous forme de majoration et de pénalités. Ces majorations sont appliquées directement par les organismes de recouvrement sur les sommes qui leur sont dues.
• Si les erreurs portent sur des cotisations versées à tort : vous avez davantage cotisé, ces cotisations versées à tort impactent négativement votre trésorerie. Et, même si ces sommes peuvent être récupérées ultérieurement, faut-il encore que l’erreur soit constatée.
• Parce qu’elles ont des coûts cachés : la gestion de vos cotisations nécessite du temps, et les recherches et régularisations d’erreurs encore davantage. Vos heures passées à trouver les erreurs ; et le temps passé à les régulariser sont autant de tâches à faible valeur ajoutée que vous effectuez sur vos horaires habituels, voire en heures supplémentaires !
• Parce qu’elles sont chronophages : comme évoqué dans le paragraphe ci-dessus, la gestion des erreurs récurrentes liées à la paie nécessite du temps. Et parfois beaucoup.
• Parce qu’elles créent de la méfiance envers votre gestion des paies : les salariés, en trouvant des erreurs, ou en constatant vos régularisations sur les bulletins de paie, peuvent montrer un désaveu de confiance envers votre gestion des paies. Cela engendrera deux problèmes : la perte de crédibilité vis-à-vis de vos salariés, et une perte de temps en gestion des litiges.
• Parce qu’elles sont évitables : mais comment ?

Comment éviter les erreurs liées à la paie ?

• Opter pour un logiciel autonome : des solutions Paie et RH permettent une gestion des cotisations en parfaite indépendance sur les taux de cotisations appliqués. En effet, certains logiciels permettent aujourd’hui une récupération instantanée et sans action requise de la part de l’utilisateur de l’ensemble des cotisations liées à la législation, à vos caisses et aux conventions collectives. Ces logiciels sont constamment mis à jour, en accès en ligne, et en parfaite conformité avec la législation en vigueur, et ce, quel que soit votre domaine d’activité.
• Confier votre gestion de la paie à un expert dans le domaine : en externalisant votre gestion de la paie, vous pouvez déléguer l’ensemble de ces aspects à une société spécialisée dans la réalisation des paies et des déclaratifs liés. Ces prestataires vous permettent de vous libérer de l’ensemble des coûts liés à la veille légale, à la saisie de votre paie et à la réalisation de vos déclaratifs.
• S’allier avec un partenaire de confiance : si vous préférez garder les paies en interne, mais que le paramétrage de celle-ci soit confié à un centre de compétence spécialisé, vous pouvez opter pour un logiciel qui vous assure une maintenance en adéquation avec la législation. En l’occurrence, il s’agit d’acquérir un logiciel, dont vous restez propriétaire, avec votre paie en interne, mais dont vous laissez le paramétrage à votre centre de compétences. Ces centres possèdent une expertise métier qui permet un suivi de qualité, et une paie fiable sur le long terme.
• Réaliser un audit de vos paies : en demandant une analyse complète et maîtrisée de vos données de paie à une entité spécialisée, vous obtiendrez un bilan fiable et argumenté. En fonction de ce bilan, des plans d’action devront être établit pour corriger les éventuelles erreurs, et ce en traitement préventif et curatif. Les constatations permettront adaptation de vos déclarations avant un inévitable contrôle.