Faire un bulletin de salaire sur Excel

Comment réaliser une fiche de paie sur Excel tout en respectant les obligations légales ?

Bien que les mentions obligatoires requises aient été réduites de moitié depuis 2018, plusieurs éléments obligatoires doivent toujours être présents sur un bulletin de paie.

En outre, il est toujours nécessaire d'identifier l'employeur par sa raison sociale et son adresse postale ; si possible, utilisez son numéro SIRET et son code NAF ainsi que la convention collective applicable.

Sur la fiche de paie Excel, il est également nécessaire d'indiquer l'identité des employés par leur nom et leur fonction.

Veillez à inclure les numéros de référence des fiches de paie qui correspondent aux heures travaillées sur une période définie, ainsi que la date de paiement.

La fiche de paie Excel doit comprendre le montant net et le salaire brut. Il doit également faire apparaître les éventuels avantages en nature, primes ou frais professionnels. Les mêmes principes s'appliquent aux frais de transport et aux tickets restaurant. Enfin, vous devez tenir compte du taux de prélèvement à la source (qui est obligatoire depuis 2019).

Pour le mois en question, indiquez combien de jours de congés payés sont dus en additionnant le nombre de jours qui ont été pris et en soustrayant de ce nombre (le solde restant).

Les cotisations de sécurité sociale doivent être énumérées et inclure le montant des exonérations de ces paiements ainsi que les montants éventuellement payés par les employeurs à ce titre.

Enfin, plusieurs mentions diverses restent nécessaires : indiquer la présence d'une section dédiée au service public sur le portail et "conserver les fiches de paie sans limite."

Comment faire une fiche de paie sur Excel sans que les calculs soient un problème ?

Plutôt que de faire ces calculs à la main, vous pouvez utiliser le logiciel Excel pour rassembler un ensemble d'informations et faire les calculs nécessaires pour vous.

Toutefois, ne vous précipitez pas dans le processus de relecture. N'oubliez pas que si vous faites une erreur, il vous incombera de la corriger.

Excel se présente comme un tableau composé d'un ensemble de règles et d'étiquettes. Directement dans votre modèle, vous allez indiquer le salaire brut de votre employé, c'est-à-dire son salaire de base incluant les différentes indemnités (par exemple : indemnité de transport) et certains suppléments tels que les primes.

Au lieu de faire le calcul à la main, vous utiliserez l'automatisation du logiciel pour effectuer automatiquement cette tâche. Vous définissez les taux applicables et lorsque vous saisissez votre première série d'informations dans une cellule adjacente, elle sera utilisée pour la formule de cette ligne.

Quels sont les inconvénients d’utiliser une fiche de paie sur Excel ?

Bien qu'Excel présente de nombreux avantages, il a aussi quelques inconvénients.

Tout d'abord, vous disposez d'une interface limitée et pas forcément ergonomique pour saisir les bulletins de paie. Cela s'explique simplement par le fait que le logiciel a été conçu pour un usage général plutôt que pour des applications de paie en particulier - par rapport aux logiciels spécifiques à la paie, c'est douloureusement évident.

Un logiciel de paie dédié doit être facile à lire, afin que vous ne perdiez pas de temps à le relire ou que vous ne commettiez pas d'erreurs au cours du processus.

Des erreurs de formule peuvent apparaître dans Excel sans que vous vous en rendiez compte, et des bulletins de paie erronés en résulteront si les modifications de la législation ne sont pas répercutées.

Cela ne risque pas de se produire avec les logiciels de paie, qui sont automatiquement mis à jour et intègrent les nouveaux taux dès qu'ils entrent en vigueur.

Veillez à sécuriser les informations confidentielles des employés. Excel n'offre pas le même niveau de sécurité qu'un logiciel de paie dédié.

Notre conclusion

Excel peut être une solution idéale au départ, mais vous vous rendrez vite compte qu'il manque de fluidité et que l'établissement d'une fiche de salaire est fastidieux.

Il est donc préférable d'envisager le choix d'un logiciel de paie, n'hésitez à consulter nos avis sur les différents outils de gestion des paies, en bas de l'article. En un clin d'œil, vous pourrez voir quelles sont les options disponibles et choisir celle qui offre un bon rapport qualité-prix.

Ainsi, la création de votre fiche de paie sera simplifiée par l'utilisation d'un système de collecte de données à la fois fiable et conforme aux normes légales.

Vous pourrez prendre en compte les contributions, et si vous devez saisir des données supplémentaires, cela ne posera aucun problème.

La sécurité est essentielle afin de préserver le cadre des différents documents. Celle-ci est importante pour les entreprises et doit être préservée en faisant confiance à un éditeur reconnu.

Le contrôle des fiches de paie et des contrats aidera les entreprises ainsi que les employés. Les employés pourront voir instantanément quel est leur taux d'imposition, ce qui peut être difficile à déterminer autrement.