Comment une enseigne spécialisée a divisé par 7 son temps consacré à la gestion administrative des préboardings grâce à Staff & Go ?

Lorsque l'activité d’une entreprise est soumise à la saisonnalité, les galères RH ne sont jamais loin.

C'était le cas dans une enseigne de sport située en zone touristique, où les effectifs triplent chaque hiver.
De 15 à plus de 50 salariés en quelques semaines.
Et chaque année, c’est le même scénario pour Marion, la RH : pression, paperasse et énorme manque de temps.

Avant chaque saison, elle passait 1h30 par embauche à gérer l’administratif.
Multiplié par 25 contrats à préparer, on obtenait des semaines entières bloquées sur des tâches sans valeur ajoutée.
Collecte de justificatifs, création des contrats, relances, déclarations…
Résultat : 2/3 de son temps était aspiré par l’administratif.
Et plus la saison approchait, plus le stress montait.

Un jour, Marion décide de prendre la main et de chercher elle-même une solution pour optimiser et digitaliser ses processus RH.
Et après quelques jours de recherche, elle trouve Staff & Go.

Le préonboarding : là où tout se joue

Curieuse, Marion programme une démonstration de la solution.
Elle comprend vite que ce n’est pas juste une plateforme RH.
Elle découvre un assistant intelligent qui automatise tout le process, dès le préonboarding.

Le candidat peut saisir lui-même ses infos depuis son smartphone.
Les documents sont générés, signés, envoyés automatiquement dans la GED et le coffre-fort numérique.
La déclaration URSSAF est faite.
Et tous les éléments de paie sont déjà dans le logiciel, sans ressaisie.

À ses yeux, 2 choses font la différence :

• La collaboration : le salarié devient acteur du process.
• L’interface avec le logiciel de paie : 90 % des données RH sont déjà prêtes.

Convaincue, Marion contacte l'équipe de Staff & Go pour lancer l'intégration.
La mise en place dure moins d'une semaine.
Puis une demi-journée de calage avec l’équipe support, et c’est lancé.

Elle ajoute ensuite les modules Congés & Absences, Communication interne et Gestion des temps
Tout est centralisé.
Les managers suivent, valident, planifient.
Et Marion retrouve son rôle de RH.

Moins d’administratif, plus de valeur

Trois mois après la mise en place, Marion a fait les comptes.

Le temps consacré à chaque embauche a été divisé par 7.
Là où elle passait 1h30 par contrat, elle ne consacre plus que 10 minutes.

Ce gain de temps, elle le doit à deux leviers essentiels :
→ L’implication directe du salarié : c’est lui qui remplit ses informations personnelles, téléverse ses documents, prend connaissance de ses droits.
Il est devenu acteur de son intégration.
→ L’interconnexion avec le logiciel de paie : tous les éléments du contrat (durée, classification, rémunération, convention, variables de paie…) sont automatiquement transmis.
Fini les doubles saisies.

Résultat : plus de fluidité, moins d’erreurs, et une charge mentale allégée.
Les managers sont impliqués dès l’arrivée des nouveaux collaborateurs grâce aux workflows.
Les saisonniers savent ce qu’ils doivent faire et où trouver l’info.

Et surtout : Marion n’est plus noyée dans la paperasse.
Elle peut se concentrer sur l’essentiel : recruter, accueillir, accompagner.

Désormais, la première chose qu’elle fait en arrivant au bureau, c’est d’ouvrir Staff & Go, car elle ne peut plus s’en passer !