Comment une fédération professionnelle a évité le recrutement d'un mi-temps en réduisant son temps de gestions administratives grâce à Blue Note Systems ?

Une organisation à bout, des outils éclatés

Lorsque Claire, DAF d'une association à mission B2B, s’est retrouvée submergée par les tâches administratives, elle a compris qu’il lui fallait une solution.
Chaque jour, elle jonglait avec des adhésions à gérer sur un tableur, des e-mails à trier manuellement et des événements administrés sur plusieurs plateformes.
Pertes de temps considérables et risques d’erreurs accrus.
La charge de travail était devenue si lourde qu’elle envisageait d’embaucher un poste à mi-temps pour l’épauler.

Une solution métier conçue pour ce type de structure

C’est en discutant avec un collègue qu’elle découvre Blue Note Systems, un CRM pensé pour les associations B2B. Une solution complète avec :

• Une base de données unique pour stocker et organiser toutes les informations,
• Un système de gestion des événements intégrant inscriptions et rappels automatiques,
• Une plateforme de suivi des demandes pour améliorer la réactivité envers les membres.

Mise en place : coconstruction et amélioration continue

Loin d’être un simple déploiement de logiciel, l’implémentation de Blue Note Systems s’est faite en plusieurs étapes, avec un accompagnement sur mesure.
L’équipe de Claire a pu :

• tester l’outil,
• l’adapter à ses besoins spécifiques
• bénéficier d’un suivi régulier.

Au fil des semaines, des ajustements ont été faits pour assurer une intégration fluide et intuitive.

Ce que ça change concrètement

  ✔ Temps de gestion administrative réduit de moitié : les tâches répétitives sont automatisées.
  ✔ Gestion des adhésions simplifiée : plus besoin de jongler entre plusieurs fichiers.
  ✔ Organisation d’événements optimisée : inscriptions et rappels gérés en quelques clics.
  ✔ Réactivité améliorée : les membres reçoivent des réponses plus rapidement.
  ✔ Outil évolutif : possibilité d’adapter et d’ajouter des fonctionnalités selon les besoins.

Conclusion : une transformation réussie

Grâce à Blue Note Systems, Claire et son équipe ont pu recentrer leur énergie sur leur mission principale, sans être accaparées par des tâches chronophages. L’association a non seulement amélioré sa gestion, mais elle a aussi évité l’embauche d’un poste administratif supplémentaire.
Une solution qui a changé leur quotidien et qui pourrait profiter à bien d’autres structures B2B -> https://www.bluenote-systems.com/