Une entreprise de transport a enfin trouvé un logiciel de gestion qui s'adapte à son fonctionnement spécifique et pas l'inverse.

Henry dirige son entreprise de transport depuis plus de 18 ans.
Désormais, il est à la tête d’un groupe de cinq sociétés. Les processus sont établis, les services bien structurés, et les responsabilités, droits et devoirs de chaque membre de l’équipe sont clairs.
Pourtant, certaines tâches spécifiques de gestion de l’exploitation sont de véritables goulets d’étranglement pour l’activité.
Un exemple : le processus de gestion des commandes auprès des fournisseurs ou des transporteurs sous-traitants. Les règles sont établies ; le pouvoir de validation dépend des personnes, des montants, des types de prestations et des fournisseurs.
Et dans un métier où le temps est l’enjeu numéro 1, il n’est pas question de passer des heures à valider une commande chez un fournisseur, mais il ne faut pas non plus payer aveuglément…

Henry voit bien que, d’un côté, plus la société grossit, plus les processus sont clairement définis et doivent être respectés.
Et de l’autre côté, plus la société grossit, plus l’application de ces processus dans le système d’information et de gestion actuel devient difficile et contraignante pour les collaborateurs.
Bref, c’est l’impasse. La croissance pourrait devenir un poison pour la rentabilité du groupe d’Henry.
Comment concilier réactivité et contrôle ?

Une exigence : un logiciel qui s’adapte à l’entreprise et pas l’inverse.

À l’occasion du recrutement d’un responsable administratif et financier pour son groupe, Henry rencontre Adrien.
Dès sa prise de poste, Adrien fait rapidement le même constat qu’Henry.
L’organisation, les processus, l’équipe : tout est bien pensé et plein de bon sens, éprouvé par des années d’expérience dans ce métier.
Il n’y a rien à changer, sauf un élément central qui cloche : le système d’information, basé sur le logiciel de gestion qu’Henry exploite depuis ses débuts.

La colonne vertébrale de l’ensemble de l’exploitation quotidienne était un logiciel de gestion commerciale généraliste.
Tout autour, une multitude de fichiers Excel partagés sur le serveur de l’entreprise pour gérer les spécificités du métier.

Adrien explique à Henry qu’ils sont dans ce qu’il appelle "l’enfer d’Excel".
Ils cherchent alors un ERP métier pour digitaliser l’ensemble des processus de l’entreprise.
Problème : soit on leur propose des solutions standard dédiées aux PME du transport, soit des ERP conçus pour de plus grands groupes nécessitant de lourds développements spécifiques.
Finalement, leur choix se résume à deux options :

1. Adapter leur fonctionnement au logiciel standard retenu, en s’éloignant de leurs propres processus.

2. Se lancer dans un investissement et un projet de développement qui ne semblent pas adaptés à l’échelle de leur PME.

La décision : aucune de ces deux solutions.
Henry dit alors à Adrien : "On ne change rien tant que tu ne trouves pas une solution qui s’adapte à nos processus et pas l’inverse."

La flexibilité et la finesse de paramétrage comme alternative au développement spécifique.

Adrien reprend ses recherches d’un nouvel ERP, mais avec un nouveau mot-clé en tête : "paramétrage".
Il ne veut pas de développements spécifiques.
Il cherche une solution suffisamment souple pour qu’avec un paramétrage très fin, il obtienne un système d’information "sur-mesure".

C’est ainsi qu’il découvre la logique du logiciel 8Sens.
Dès la présentation de la solution, Adrien soumet un défi : intégrer les règles du processus de validation des commandes auprès des transporteurs sous-traitants.
Et là, grâce à la flexibilité et à la finesse du paramétrage de 8Sens, Adrien voit son workflow intégré dès la démo :

• Première validation par l’acheteur concerné.

• Seconde validation par la direction si un seuil défini par fournisseur est atteint.

• Workflow complètement automatisé.

• Gain de réactivité et respect du processus assuré.

La conception de 8sens a permis d’ajouter facilement des champs de données (montant du seuil par fournisseur), de définir les responsables des validations (groupes hiérarchisés des collaborateurs) et d’automatiser les rappels de validation en attente par de simples scripts d’alerte.

Le budget, la facilité d’intégration et la maintenance d’une solution standard.

Moins de 30 000 €. C’est l’investissement qu’a fait Henry dans 8sens. Loin des plusieurs centaines de milliers d’euros demandés pour les solutions nécessitant un développement sur mesure.
90 jours. C’est le temps qu’il a fallu à Adrien et au consultant 8Sens pour rendre opérationnel le nouvel ERP, que ce soit les fonctionnalités standards de gestion et comptabilité et le processus de validation particulier à l’entreprise. Loin des "minimum 12 mois" annoncés pour les solutions sur mesure.
"Vous pouvez le faire vous-même." C’est la phrase du support de 8Sens lorsqu’il s’agit de faire une mise à jour.
Loin du "il va falloir vérifier la compatibilité des développements avec cette nouvelle version" souvent entendu ailleurs.

Conclusion

Résultat : une transition rapide et un budget maîtrisé qu’Adrien et Henry recommandent à toutes les sociétés matures qui cherchent une solution ERP qui s’adapte à leur métier et pas l’inverse.