Un ERP standard pour une industrie à l'affaire. Mauvaise idée ?

Pour les PME et ETI industrielles, la gestion à l'affaire engendre des règles contractuelles et des exigences clients très spécifiques. Pour que leurs clients restent satisfaits (et en activité), ces entreprises ont besoin d'un ERP qui assure un contrôle parfait des opérations. Cependant, tous les systèmes ERP ne sont pas conçus pour répondre aux critères de la gestion d'entreprise. Par conséquent, pour qu'une entreprise puisse évaluer ou mettre à niveau son système et s'assurer qu'il fournit les fonctionnalités essentielles en mode projet, elle doit comprendre la logique qui sous-tend le fonctionnement d'une telle application ainsi que les fonctions qu'elle offre.

En mode projet, aucun écart n'est autorisé. Un système ERP de gestion des ressources aura du mal à vous aider à répondre à toutes les exigences d'un contrat qui spécifie des produits livrables précis (plutôt que de simples résultats généraux).
En effet, la gestion à l’affaire nécessite une approche différente de la traditionnelle gestion à la commande, et mieux vaut s'équiper d'un ERP adapté.

Les particularités de la gestion à l’affaire

La gestion à l'affaire se concentre sur le projet dans son ensemble, tandis que la gestion à la commande décompose les tâches en étapes spécifiques. La gestion à l'affaire est structurée en fonction du projet - la séquence des tâches planifiées, les délais et les étapes de facturation ainsi que le suivi de la planification - et implique l'établissement de rapports selon les spécifications du client. Les éléments sont interdépendants, chaque niveau dépendant de celui qui le précède.

La gestion à l'affaire depuis votre l’ERP doit elle-même suivre cette logique spécifique. En outre, il doit être en mesure de gérer la structure organisationnelle et toutes les questions de comptabilité et de responsabilité qui en découlent. Les éléments sont liés aux bons de travail et aux bons de commande dans l'organigramme, ce qui permet ensuite d'établir un calendrier de rapport sur l'état d'avancement du projet (un graphique PERT ou GANTT par exemple) et l'ERP doit également être en mesure de traiter les coûts et les étapes effectuées dans la commande.

Diminuer la logique MRP de votre ERP

En mode MRP (Materials Resources Planning ou Materials Requirements Planning), un système ERP est utilisé pour mesurer les besoins en matériaux et calculer la quantité nécessaire pour produire un certain nombre de marchandises. Une approche dans laquelle les pièces sont allouées en fonction des besoins, plutôt que d'être assignées à un ordre spécifique, est exactement le contraire de ce qui est requis pour une gestion à l'affaire efficace.

Par exemple, les contrats de projet signés avec les gouvernements et les grandes entreprises prévoyaient souvent la mise à jour des besoins en matériaux selon une fréquence déterminée (par exemple, tous les mois). Cependant, ces dispositions contractuelles n'étaient pas conformes à la logique MRP utilisée par la plupart des entreprises à l'époque.

Dans la gestion à l'affaire, une pièce est achetée ou fabriquée dans le cadre d'un contrat et destinée à être utilisée uniquement dans ce contrat. La même pièce ne peut pas être réutilisée pour une autre commande, car cela violerait les principes de quantité économique et les règles de disponibilité de base associés aux systèmes de gestion par commandes.

Les ERP classiques et la gestion à l’affaire sont peu compatibles

Dans un système ERP standard qui n'est pas développé pour la gestion à l'affaire, le suivi et la gestion des données se concentrent généralement sur les bons de travail individuels ou les commandes des clients - ou, dans le cas de la production en flux, sur les horaires de la ligne. Le système ne suit donc pas un fil conducteur unique.

Les matériaux et les commandes sont principalement reliés par des listes de pièces dans la planification et l'ordonnancement ; les activités, les horaires et les coûts n'ont aucun lien entre eux. Par conséquent, l'alternative à l'orientation d'un système ERP standard vers la gestion d'entreprise prend beaucoup de temps.

Pour ce faire, chaque contrat doit être traité comme une usine distincte dans le système ERP, séparément de tous les autres contrats (plusieurs "cas" ou "environnements" MRP). Il existe également des règles et des procédures pour l'emprunt et le remplacement d'équipements d'un contrat à l'autre, mais elles sont fastidieuses et nécessitent une documentation importante. "Emprunter/remplacer" n'élimine pas la nécessité de restreindre la logique MRP.

L'utilisation d'un système ERP généraliste vous oblige souvent à trouver des solutions de contournement, voire à effectuer des activités de reporting en dehors du système, afin de répondre aux exigences des clients en matière de gestion par cas. Mais l'utilisation de feuilles de calcul et de systèmes de suivi déconnectés est incompatible avec la gestion en temps réel, ce qui entraîne des erreurs et de la confusion.

Ce qui rend un système ERP à l'affaire unique

Pour que l'ERP soit en mesure d'optimiser la gestion de la fabrication en mode projet, il doit pouvoir distinguer les différentes parties des contrats et respecter les contraintes contractuelles pour savoir qui est responsable de quoi.

L'ERP doit également comprendre les dépendances au sein du projet, lorsqu'une phase ou un élément du projet occupe une position spécifique. Il doit être en mesure d'identifier et de rattacher les activités de soutien liées à chaque élément (bons de commande, bons de travail) si elles existent dans la base de données de votre système, ainsi que les coûts associés à ces éléments.

La capacité de l'ERP à analyser les données et à prendre des décisions en temps réel jouera un rôle clé: Les logiciels de gestion les plus sophistiqués offrent un accès en temps réel à toutes les données relatives à l'état d'avancement, au calendrier, au budget et aux coûts de chaque projet.

Un ERP de gestion à l'affaire dispose de fonctionnalités supplémentaires qui lui permettent de relier les commandes, les rapports d'avancement et les calculs d'accumulation des coûts, le tout pour chaque projet. Les fonctionnalités énumérées ici fournissent une couche de contrôle spécifique au modèle, qui suit la structure du projet et facilite la visibilité et la création de rapports.

Le logiciel de gestion d'affaire vous aide à définir des projets selon la structure contractuelle de répartition du travail de votre entreprise et à saisir toutes les informations nécessaires entre les éléments de ces projets. Il vous aide également à respecter les exigences du client en matière de calendrier et de coûts.

Une solution ERP efficace et rentable pour les entreprises de toutes tailles

La véritable force d'un système ERP réside dans sa capacité à s'adapter à toutes les situations. Par exemple, une industrie peut aussi bien sous-traiter et fabriquer au cas par cas que produire des articles en masse - et l'ERP doit suivre chaque type de transaction.

C'est pourquoi l'ERP gestion d'affaire, qui est capable de prendre en charge la gestion des ressources en fonction des tâches et des commandes, peut être considéré comme l'épine dorsale de toute opération industrielle.

L'entreprise dispose alors d'un outil qui peut être utilisé pour planifier l'allocation de ses ressources ainsi que pour coordonner ses activités.