Suivi d' activité à l' avancement VS à la facturation

Dans de nombreux secteurs tels que les agences de communication, les ESN, les annonceurs, les start-ups et les cabinets de conseil, une tendance persiste : la plupart des entreprises de moins de 20 salariés suivent leur production et l'avancée des projets en se basant sur la facturation.
Cependant, il est étonnant de constater que presque aucune entreprise de plus de 100 salariés n'adopte cette approche. Les entreprises de plus grande taille préfèrent suivre leur production en fonction de l'avancement réel des projets.

Mais pourquoi ?

La réponse à cette question réside dans le secret de gestion partagé par les entreprises les mieux structurées.

Suivi d'activité à la facturation

Le suivi d'activité basé sur la facturation en quoi ça consiste ?
Cela signifie que dans vos gestions de projets (ou project management) et plus précisément pour quand vous suivez votre production : vous vous basez sur le nombre de factures envoyées aux clients chaque année.

Sauf que vous définissez votre chiffre d'affaires en fin d'année. Votre comptable est donc obligé de reprendre en urgence le décompte des dernières factures envoyées (vous voyez le fameux coup de pression de décembre ?) afin de faire le lien avec le CA.

Listes PCA (Plan de comptes analytique) et FACE (Factures à contrôler et à enregistrer) sont le quotidien de la compta, et étonnamment, décembre est aussi le meilleur mois de la boite... 

Cette approche présente des inconvénients :

• Votre vision comptable est forcément éloignée de la réalité. Par exemple, si vous êtes en retard dans la facturation de certains clients, vous pourriez penser à tort que l'entreprise traverse des difficultés. En revanche, si vous êtes en avance dans la facturation, vous pourriez faussement croire que tout va pour le mieux.
• Le suivi d'activité basé sur la facturation comporte le risque significatif de laisser plusieurs semaines voire plusieurs mois de décalage entre la réalité et les informations fournies par ce mode de suivi.
• Si vous avez réalisé plus de travail sur un projet que ce que le client a payé, ce dernier peut vous prendre en otage en réclamant plus de temps que ce qu'il a initialement acheté.

En général, les entreprises adoptent le suivi à l'avancement après avoir vécu un drame dans la gestion d'un projet.

Suivi d'activité à l'avancement

Le suivi d'activité à l'avancement, en revanche, consiste à suivre le niveau réel d'avancement du projet plutôt que le niveau de facturation.
Autrement dit, si vous êtes à 50% d'avancement dans un projet, cela signifie que vous êtes à mi-chemin.
Cette approche offre une vision beaucoup plus claire, car la somme des avancements des projets indique en temps réel le véritable niveau de production. Ainsi, le chiffre d'affaires de votre entreprise est actualisé en temps réel, et vous n'avez plus besoin de passer du temps à revoir les listes PCA et FACE.

Par conséquent, vous pouvez anticiper en temps réel les retards et les avancements de facturation, les risques liés aux projets et aux clients, les risques de sous-effectif ou de sur-effectif, ainsi que les coûts de production, etc.

Les surprises sont éliminées et la gestion et le management de projet deviennent simples, clairs et les perspectives à long terme évidentes.

Vous vous demandez comment mettre en place ce mode de fonctionnement et notamment dans votre système d' information ?

Rien d'impossible ni de mystique ! Il suffit d'avoir une bonne méthodologie pour reconnaitre l'avancement en temps réel de vos projets et cela quelque soit vos modes de production. Et cela explique par ailleurs que l'on retrouve cette approche dans les entreprises les plus structurées, donc d'une certaine taille.

Mais c'est tout à fait accessible aux plus petites structures : une agence qui se mettrait à travailler à l'avancement pourrait réussir sereinement sa croissance !

Souvent, et c'est notre retour d'expériences qui parle, les sociétés attendent et comprennent le problème du suivi à la facturation une fois les 30 à 50 salariés atteints. Au stade où il n'est plus possible de ressentir intuitivement les choses/les rythmes.

Et malheureusement, il est plus difficile de faire changer les habitudes de 40 personnes que de 10 !

Comment passer du suivi à la facturation au suivi à l'avancement ?

Notre ERP fait partie des logiciels de suivi de production et des logiciels de gestion de projets qui aide des centaines d'entreprises à déployer sereinement et aisément leur gestion à la production, notamment par le biais de tableaux de bords, d'indicateurs visuels et ludiques.

Il n'est jamais trop tard pour choisir les bons process et outils notamment les logiciels de gestion, et cela vous aidera à structurer pour le mieux votre business et vous amener à la réussite de vos projets.

Tout bon CEO et plus largement tout bon chef de projet, opte pour la reconnaissance de l' activité à l' avancement et plus précisément d'un logiciel de suivi d' activité, c'est un fait. Sérénité et croissance rentable sont à la clé, n'hésitez plus !