Suivi d' activité à l' avancement VS à la facturation

Proposé par Charlotte THORIN
En poste chez FURIOUS SQUAD
20/09/2021
Image de l'article Suivi d' activité à l' avancement VS à la facturation
Comment suivre vos projets à l'avancement plutôt qu'à la facturation pour garder une vision temps réel et une croissance rentable ?

Que ce soit du côté des agences de communication, des ESN, des annonceurs, des start-ups ou des cabinets de conseil, une constante revient : la majorité des sociétés de moins de 20 salariés suit sa production et l' avancée des projets à la facturation, quand pratiquement aucune de plus de 100 salariés ne le fait. 

Ces derniers suivent leur production à l 'avancement.

Pourquoi ?

On vous dévoile ce secret de gestion que partagent les entreprises les plus structurées.

 

Suivi d' activité à la facturation

En quoi ça consiste ? Cela signifie que dans vos gestions de projets (ou project management) et plus précisément pour quand vous suivez votre production, vous vous basez sur le nombre de factures envoyées aux client chaque année.

Vous définissez votre chiffre d'affaires en fin d'année, votre comptable reprenant en urgence le décompte des dernières factures envoyées (vous voyez le coup de pression de décembre ?!) afin de faire le lien avec le CA.

Listes PCA et FACE sont le quotidien de la compta, et étonnamment, décembre est aussi le meilleur mois de la boite... 

Le problème ? Votre vision comptable est forcément très éloignée de la réalité. En effet, si par exemple, vous êtes en retard sur la facturation de certains clients, vous pourriez imaginer que l'entreprise va mal... a contrario, si vous êtes en avance sur la facturation, il est facile de croire - à tort - que tout est au top...!

Sans compter que vous prenez le risque non négligeable de laisser passer plusieurs semaines voire mois de décalage entre la réalité et ce que ce mode de suivi vous laisse penser...

Autre point négatif : si vous avez plus avancé sur le projet que ce que le client a payé, ce dernier peut prendre vous et vos équipes projets en otage pour obtenir plus de temps que ce qu'il a acheté !

En général, la mise en œuvre d'un suivi à l'avancement se fait après un drame sur la gestion d' un projet...

 

Suivi d' activité à l'avancement

Ou quand on suit le niveau réel d'avancement du projet et non le niveau de facturation.

En plus clair : si vous êtes à 50% de l' avancée du projet --> vous êtes à la moitié du projet.

C'est beaucoup plus clair puisque la somme de l'avancement des projets vous indique en temps réel le vrai niveau de production. Et donc le chiffre d'affaires de votre entreprise est EN TEMPS RÉEL ! Adieu la fastidieuse revue de PCA et FACE…

Par conséquent, en temps réel, vous voyez tout : les retards et les avancements de facturation, les risques sur les projets, sur les clients, les risques de sous-staffing ou de sur-staffing, les coûts de production etc.

Terminées les surprises, votre gestion et management de projet devient simple, limpide et les perspectives dans le temps évidentes.

Vous vous demandez comment mettre en place ce mode de fonctionnement et notamment dans votre système d' information ? Rien d'impossible ni de mystique ! Il suffit d'avoir une bonne méthodologie pour reconnaitre l'avancement en temps réel de vos projets et cela quelque soit vos modes de production. Et cela explique par ailleurs que l'on retrouve cette approche dans les entreprises les plus structurées, donc d'une certaine taille.

Mais c'est tout à fait accessible aux plus petites structures : une agence qui se mettrait à travailler à l'avancement pourrait réussir sereinement sa croissance !

Souvent, et c'est notre retour d'expériences qui parle, les sociétés attendent et comprennent le problème du suivi à la facturation une fois les 30 à 50 salariés atteints. Au stade où il n'est plus possible de ressentir intuitivement les choses/les rythmes.

Et malheureusement, il est plus difficile de faire changer les habitudes de 40 personnes que de 10 !

 

Comment passer du suivi à la facturation au suivi à l'avancement ?

Notre ERP fait partie des logiciels de suivi de production et des logiciels de gestion de projets qui aide des centaines d'entreprises à déployer sereinement et aisément leur gestion à la production, notamment par le biais de tableaux de bords, d'indicateurs visuels et ludiques.

Il n'est jamais trop tard pour choisir les bons process et outils notamment les logiciels de gestion, et cela vous aidera à structurer pour le mieux votre business et vous amener à la réussite de vos projets.

Tout bon CEO et plus largement tout bon chef de projet, opte pour la reconnaissance de l' activité à l' avancement et plus précisément d'un logiciel de suivi d' activité, c'est un fait. Sérénité et croissance rentable sont à la clé, n'hésitez plus !

Concernant l'auteur :
Charlotte THORIN
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Charlotte THORIN
En poste chez FURIOUS SQUAD
FURIOUS SQUAD

Furious Squad est éditeur et intégrateur de la solution FURIOUS, un ERP complet, intuitif pour la gestion et le pilotage des sociétés de services qui travaillent en mode projet.

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