Suivez ces 4 phases pour faire de votre projet ERP un succès.

Qu’est-ce qu’un projet ERP ?

L'objectif principal de la mise en œuvre d'un ERP est de gérer tous les systèmes d'information et opérationnels d'une entreprise. Des difficultés peuvent survenir lorsqu'une entreprise tente de marier ses besoins commerciaux avec les fonctionnalités d'un système ERP.

Il s'agira de choisir les modules spécifiques qui correspondent aux processus d'affaires existants de votre entreprise, par exemple : gestion comptable, gestion financière avec devis et facturation des pièces ; gestion des ressources humaines, gestion des relations commerciales (CRM).

Quelles sont les étapes nécessaires pour installer un ERP dans une entreprise ?

La phase d’avant-projet

Avant d'entamer votre processus de mise en œuvre ou de renouvellement, demandez-vous pourquoi vous souhaitez mettre en œuvre ou renouveler votre logiciel ERP. Quels problèmes sa mise en œuvre permettra-t-elle de résoudre ?

Pour définir vos objectifs en détail, analysez chaque département de l'entreprise : identifiez leurs processus ; déterminez comment les informations circulent entre les départements et si une collaboration est nécessaire ; évaluez les outils déjà utilisés par l'entreprise.

Cette phase d'audit permet d'identifier vos besoins et la meilleure façon d'y répondre, c'est-à-dire ce que vous attendez précisément de la mise en œuvre d'un logiciel ERP pour qu'il réponde efficacement à ces besoins.

Quels objectifs l'entreprise espère-t-elle atteindre en mettant en place un système ERP ?

Ce projet doit être intégré à votre stratégie d'entreprise, car il est lié aux besoins humains, aux considérations techniques telles que les coûts du matériel et des logiciels, et aux questions financières telles que le retour sur investissement.

Le projet ERP d'une entreprise est un investissement à long terme, et un investissement coûteux. L'audit permet de s'assurer que le système fonctionne correctement et de garantir le respect des politiques de l'entreprise.

Prévoir la gestion des risques

Afin de gérer votre projet ERP, il est essentiel de mettre en place une gestion des risques. Pourquoi ?

L'objectif d'une évaluation des risques est d'identifier toutes les menaces potentielles qui pourraient avoir un impact négatif sur le cycle de vie du projet ou menacer son succès.

L'identification de ces risques vous permet de mieux les éviter ou de minimiser leur impact négatif en préparant un plan d'action s'ils se produisent.

Analyser la probabilité qu'un risque se produise, évaluer ses conséquences potentielles sur le projet, planifier la manière de le traiter en cas d'occurrence et identifier qui mettra en œuvre cette action.

Choisissez votre équipe

Une fois la décision prise de mettre en œuvre un projet ERP, il faut constituer une équipe de projet. Les acteurs clés de cette collaboration sont les deux ou trois collaborateurs dirigés par un chef de projet.

Voici quelques conseils : Veillez à ce que l'équipe soit diversifiée, avec au moins un membre du service informatique et au moins deux ou trois représentants d'autres services. De cette façon, vous garantirez la conformité aux besoins de l'entreprise tout en conservant une expertise technique sur le projet.

L'équipe de projet s'assure que la mise en œuvre de l'ERP respecte les procédures établies.

Rédigez un cahier des charges

Les spécifications techniques et fonctionnelles servent à définir la portée d'un projet. Elles sont utilisées tout au long de la vie du projet comme référence pour toutes les parties concernées. Le cahier des charges de l'ERP doit être détaillé et précis. Il ne se contente pas d'exprimer les besoins, mais précise également toutes les informations clés sur l'entreprise et ses enjeux.

Les spécifications décrivent l'analyse qui a été effectuée en amont afin de montrer comment les services existants interagissent, et quels problèmes peuvent survenir.

Il vous permet d'énumérer et de discuter les avantages attendus de chaque fonctionnalité.

Ce document aidera votre prestataire de services à travailler plus efficacement et à éviter les problèmes de communication lors de la mise en œuvre de l'outil.

Le choix du logiciel ERP

Vous savez ce que vous recherchez, et les fonctionnalités dont vous avez besoin - Choisir entre un logiciel ERP open source ou SaaS peut être décidé en étudiant le marché.

N'oubliez pas que vous ne choisissez pas seulement un outil, mais aussi l'équipe d'experts avec laquelle vous allez travailler.

Le déploiement

Installer la solution ERP choisie

Enfin, l'étape 5 est celle de l'installation et de la production. Si vous décidez d'utiliser un logiciel ERP open source ou propriétaire, il peut être nécessaire d'installer un serveur dédié (en plus du poste de développement) afin d'héberger toutes les données.

SaaS est l'acronyme de Software-as-a-Service (logiciel en tant que service), un modèle dans lequel les applications logicielles sont hébergées sur des serveurs web et fournies aux utilisateurs via l'internet.

Une fois le déploiement terminé, l'outil fait partie de votre système d'information en s'intégrant à d'autres applications.

Tester l’outil

Il est nécessaire d'envisager l'acceptation globale de l'outil afin de vérifier qu'il répond à tous les besoins initiaux du projet. Grâce aux commentaires des utilisateurs, les éléments peuvent être ajustés et les problèmes résolus si nécessaire.

L'intégration d'un ERP peut être délicate. Ne sous-estimez jamais l'importance des tests - c'est ainsi que vous vous assurez que votre nouvelle solution fonctionnera pour votre entreprise.

L’après-projet

La réussite d'un projet dépend également du soutien continu que vous accordez à votre projet et aux personnes qui y participent.

Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel, les utilisateurs doivent être formés. Cette étape est généralement plus longue si vous formez des personnes qui ne connaissent pas l'application ou qui ont peu d'expérience dans l'utilisation des ordinateurs.

La mise en œuvre de votre système ERP entraînera la nécessité de nouveaux processus et une réorganisation autour du partage de l'information.

Travaillez avec votre fournisseur et vos équipes d'assistance pour effectuer les derniers ajustements dans les semaines ou les mois qui suivent le déploiement. Laissez ensuite l'outil évoluer en fonction des nouveaux besoins et de la croissance de votre entreprise.

Les principales raisons de la réussite d'une mise en œuvre ERP... et les pièges à éviter.

Si vous voulez que votre projet ERP soit un succès, évitez de commettre ces erreurs :

• prendre une décision hâtive : c'est le meilleur moyen de se retrouver avec quelque chose que vous pourriez regretter plus tard.
• oublier de tenir toutes les parties prenantes informées et impliquées dans le projet ;
• tenez compte de la phase d'adaptation, lorsque les utilisateurs se familiarisent avec un nouvel outil : recueillez leurs réactions et identifiez les obstacles au succès.

Et enfin, derniers conseils :

• impliquer dès le début d'un projet des membres de l'équipe volontaires et enthousiastes, qui comprennent la réalité opérationnelle.
• avant d'entamer un projet, assurez-vous que la direction est d'accord, si elle n'est pas la source d'inspiration du projet.
• posez toutes vos questions à votre éditeur ou intégrateur.

Pour aller plus loin: Éditeur ou prestataire, qui choisir pour installer mon ERP ?